Catering-Preise festzulegen ist ein Gleichgewicht zwischen Kostpreis, Margen und Marktpreisen. Viele Caterer rechnen zu niedrig, weil sie versteckte Kosten vergessen oder ihre Lebensmittelkosten unterschätzen.
Catering-Preise festzulegen ist ein Gleichgewicht zwischen Kostpreis, Margen und Marktpreisen. Viele Caterer rechnen zu niedrig, weil sie versteckte Kosten vergessen oder ihre Lebensmittelkosten unterschätzen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du einen realistischen Preis pro Person berechnest, der rentabel ist.
Berechne deinen Gesamtkostpreis pro Person
Für einen rentablen Catering-Preis musst du alle Kosten einbeziehen, nicht nur die Zutaten. Viele Caterer vergessen Personal, Transport oder Spülen und rechnen daher zu niedrig.
💡 Beispiel Kostprisberechnung:
Geschäftslunch für 50 Personen:
- Zutaten: €8,50 pro Person
- Personal (4 Stunden à €18): €1,44 pro Person
- Transport und Treibstoff: €0,80 pro Person
- Besteck und Spülen: €1,20 pro Person
- Sonstige Kosten (Gas, Strom): €0,60 pro Person
Gesamtkostpreis: €12,54 pro Person
Bestimme deine gewünschte Gewinnmarge
Eine gesunde Marge für Catering liegt zwischen 40% und 60%. Das klingt viel, aber Catering hat höhere Risiken als Restaurantverkauf: Du musst voraus einkaufen, Transport organisieren und hast keine zweite Chance, wenn etwas schiefgeht.
Die Formel für deinen Verkaufspreis ist:
Verkaufspreis = Kostpreis / (1 - Gewünschte Marge%)
💡 Beispiel Margenberechnung:
Kostpreis: €12,54 pro Person
Gewünschte Marge: 45%
Berechnung: €12,54 / (1 - 0,45) = €12,54 / 0,55
Verkaufspreis: €22,80 pro Person exkl. MwSt.
⚠️ Achtung:
Rechne immer zuerst exkl. MwSt. Für Catering gilt 19% MwSt. Dein Endpreis wird also €22,80 × 1,19 = €27,13 pro Person inkl. MwSt.
Überprüfe die Marktpreise in deiner Region
Dein berechneter Preis muss realistisch für deinen Markt sein. Schau, was vergleichbare Caterer für ähnliche Arrangements verlangen. Wenn du deutlich darüber oder darunter liegst, musst du dein Konzept oder deine Kosten anpassen.
- Einfaches Mittagessen: €15-25 pro Person
- Umfassendes Mittagessen: €25-35 pro Person
- Cocktail-Arrangement: €12-20 pro Person
- Dinner (3-Gänge): €35-55 pro Person
- Luxus-Events: €55+ pro Person
Diese Preise sind Richtlinien und unterscheiden sich je nach Region. In Berlin liegen die Preise höher als in kleineren Städten.
Berechne verschiedene Szenarien
Mache immer mehrere Preisberechnungen für verschiedene Gruppengrößen. Große Gruppen sind oft effizienter, sodass du einen niedrigeren Preis pro Person anbieten kannst.
💡 Beispiel Skalierungsvorteil:
Gleiches Lunch-Arrangement:
- 25 Personen: €26,50 pro Person (mehr Arbeit pro Person)
- 50 Personen: €24,85 pro Person (effizienter)
- 100 Personen: €23,20 pro Person (maximaler Skalierungsvorteil)
Fixkosten wie Transport werden auf mehr Personen verteilt.
Vergiss nicht die MwSt. und Extras
Dein Endpreis muss inkl. MwSt. sein. Für Catering gilt 19% MwSt. Berücksichtige auch mögliche Extras wie:
- Besteck und Glasware-Miete
- Zusätzliches Personal für Bedienung
- Spezielle Diätwünsche (glutenfrei, vegan)
- Wochenend- oder Abendtarif
- Stornierungsgebühren bei kurzfristigen Änderungen
⚠️ Achtung:
Kommuniziere Zusatzkosten immer im Voraus. Nichts ist unangenehmer als Diskussionen hinterher über unerwartete Kosten.
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du deine Catering-Preise automatisch auf Basis deiner Rezepte und aktuellen Einkaufspreise berechnen. So weißt du immer, ob du rentabel bist.
Wie berechnest du Catering-Preise pro Person?
Berechne alle Kosten pro Person
Addiere: Zutaten, Personal, Transport, Besteck, sonstige Kosten. Vergiss keine Kostenposition, auch nicht die kleinen Beträge wie Treibstoff oder Spülen.
Bestimme deine gewünschte Gewinnmarge
Wähle eine Marge zwischen 40-60%. Berechne deinen Verkaufspreis: Kostpreis geteilt durch (1 minus Marge%). Beispiel: €12 / (1-0,45) = €21,82 exkl. MwSt.
Addiere MwSt. und überprüfe den Markt
Multipliziere mit 1,19 für den Preis inkl. 19% MwSt. Vergleiche mit Konkurrenten in deiner Region und passe an, wenn nötig.
✨ Pro tip
Überprüfe jeden Monat deine 3 am meisten nachgefragten Arrangements auf Rentabilität. Lieferanten erhöhen regelmäßig Preise, aber viele Caterer passen ihre Tarife nicht an.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Gewinnmarge ist normal für Catering?
Eine gesunde Marge liegt zwischen 40% und 60%. Das klingt hoch, aber Catering hat mehr Risiken als Restaurantverkauf: Voraus einkaufen, Transport und keine zweite Chance bei Fehlern.
Muss ich MwSt. in meine Kostprisberechnung einbeziehen?
Nein, rechne immer zuerst exkl. MwSt. Berechne deinen Verkaufspreis exkl. MwSt. und addiere dann 19% MwSt. für den Endpreis. Das verhindert, dass deine Marge niedriger ausfällt als gedacht.
Wie berechne ich Personalkosten pro Person?
Teile die Gesamtpersonalkosten durch die Anzahl der Gäste. Beispiel: 4 Stunden Arbeit à €18 = €72. Für 50 Personen = €1,44 pro Person. Vergiss nicht die Zeit für Vorbereitung und Aufräumen.
Kann ich denselben Preis für Gruppen von 20 oder 200 Personen berechnen?
Nein, große Gruppen sind effizienter. Fixkosten wie Transport werden auf mehr Personen verteilt. Berechne unterschiedliche Tarife für verschiedene Gruppengrößen.
Was ist, wenn mein berechneter Preis höher ist als die Konkurrenz?
Überprüfe zuerst, ob du alle Kosten korrekt berechnet hast. Wenn du wirklich deutlich darüber liegst, kannst du dein Konzept anpassen, Kosten senken oder dich auf ein anderes Marktsegment konzentrieren.
Wie gehe ich mit speziellen Diätwünschen um?
Berechne hierfür einen Aufschlag. Glutenfreie oder vegane Zutaten sind oft teurer und erfordern zusätzliche Aufmerksamkeit. Ein Aufschlag von €2-5 pro Person ist üblich.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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