Die Rücknahme unverkaufter Spezialbierflaschen durch Lieferanten kommt regelmäßig vor, besonders bei Saisonbieren oder limitierten Ausgaben. Das klingt praktisch, aber hat Auswirkungen auf deine Buchhaltung, Bestandsverwaltung und MwSt.-Verwaltung. In diesem Artikel lernst du, wie du dies korrekt verarbeitest, ohne Probleme mit deinen Zahlen zu bekommen.
Was ist die Rücknahme von Bierflaschen?
Viele Spezialbierlieferanten nehmen unverkaufte Flaschen zurück, besonders bei:
- Saisonbieren (Weihnachts-, Sommer-, Herbstbiere)
- Limitierten Ausgaben, die nicht laufen
- Bieren, die sich dem Verfallsdatum nähern
- Neuen Marken, die du testest, aber nicht verkaufst
Dies verhindert, dass du mit toter Ware sitzenbleibst. Aber administrativ musst du dies korrekt verarbeiten.
Auswirkungen auf deine Zahlen
Die Rücknahme hat Auswirkungen auf verschiedene Teile deiner Verwaltung:
💡 Beispiel:
Du hast 24 Flaschen Weihnachtsbier für €2,50 pro Flasche gekauft = €60,00 inkl. 21% MwSt.
- Verkauft: 16 Flaschen à €6,00 = €96,00
- Rücknahme: 8 Flaschen à €2,50 = €20,00 Gutschrift
Netto-Einkauf: €40,00 für 16 Flaschen = €2,50 pro Flasche
Buchhaltung korrekt verarbeiten
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Rücknahme zu verarbeiten:
Methode 1: Gutschrift vom Lieferanten
- Lieferant sendet Gutschrift für zurückgenommene Flaschen
- Buche diese als negativen Einkauf
- MwSt. wird automatisch korrigiert
- Bestandswert sinkt um Gutschriftbetrag
Methode 2: Abzug auf nächste Rechnung
- Lieferant zieht Betrag von deiner nächsten Bestellung ab
- Buche die Netto-Rechnung (nach Abzug)
- Registriere separat, was du zurückgebracht hast
⚠️ Achtung:
Achte darauf, dass deine MwSt. stimmt. Bei Rücknahme bekommst du auch die MwSt. zurück. Überprüfe dies auf der Gutschrift oder Rechnung.
Bestandsverwaltung anpassen
Du musst deinen Bestand für die zurückgenommenen Flaschen korrigieren:
- Entferne zurückgenommene Flaschen aus deiner Bestandszählung
- Passe den gesamten Bestandswert an
- Aktualisiere dein System oder Excel
- Stelle sicher, dass dein physischer Bestand mit der Verwaltung übereinstimmt
In einem System wie KitchenNmbrs kannst du dies als Bestandskorrektur mit dem Grund "Lieferanten-Rücknahme" registrieren.
Auswirkungen auf deine Selbstkostenberechnung
Die Rücknahme kann deine Selbstkosten pro Flasche beeinflussen:
💡 Beispielberechnung:
Ohne Rücknahme:
- Einkauf: 24 Flaschen × €2,50 = €60,00
- Verkauft: 16 Flaschen
- Selbstkosten pro verkaufter Flasche: €60,00 ÷ 16 = €3,75
Mit Rücknahme:
- Netto-Einkauf: €60,00 - €20,00 = €40,00
- Verkauft: 16 Flaschen
- Selbstkosten pro verkaufter Flasche: €40,00 ÷ 16 = €2,50
Deine Selbstkosten entsprechen deinem Einkaufspreis!
Vereinbarungen mit Lieferant festhalten
Treffe klare Absprachen über die Rücknahme:
- Welche Produkte: Nur Saisonbiere oder alle Spezialbiere?
- Frist: Innerhalb welcher Zeit nach Lieferung kannst du zurückbringen?
- Zustand: Müssen Flaschen unbeschädigt sein?
- Preis: Bekommst du den vollständigen Einkaufspreis zurück oder einen Prozentsatz?
- Verwaltung: Gutschrift oder Abzug auf Rechnung?
Vorteile von Rücknahme-Vereinbarungen
Gute Rücknahme-Vereinbarungen helfen deinem Betrieb:
- Weniger Risiko: Du kannst neue Biere testen, ohne große Verluste zu machen
- Besserer Cashflow: Kein Geld in toter Ware gebunden
- Mehr Platz: Ein Kühlschrank voll mit Bieren, die nicht verkaufen, kostet dich Geld
- Flexibilität: Du kannst schneller auf Jahreszeiten und Trends reagieren
⚠️ Achtung:
Nicht alle Lieferanten bieten Rücknahme an. Frage dies vorher und lass es schriftlich in deinen Lieferbedingungen festhalten.
Alternativen zur Rücknahme
Wenn Rücknahme nicht möglich ist, gibt es andere Optionen:
- Kommission: Du zahlst nur, wenn du verkaufst
- Sale-or-return: Lieferant bleibt Eigentümer bis zum Verkauf
- Kleinere Bestellungen: Teste mit weniger Flaschen
- Rabattaktionen: Versuche trotzdem zu verkaufen mit Rabatt
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du nachverfolgen, welche Biere laufen und welche nicht, damit du beim nächsten Mal bessere Einkaufsentscheidungen triffst.
Wie verarbeitest du die Rücknahme korrekt? (Schritt für Schritt)
Zähle die zurückgenommenen Flaschen
Erstelle eine Liste, wie viele Flaschen du pro Marke zurückbringst und überprüfe den Zustand. Notiere den ursprünglichen Einkaufspreis pro Flasche. Stelle sicher, dass du eine Unterschrift des Fahrers als Rücknahmebeweis erhältst.
Warte auf Gutschrift oder Rechnungskorrektur
Der Lieferant sendet eine Gutschrift oder zieht den Betrag von deiner nächsten Rechnung ab. Überprüfe, ob der Betrag stimmt und ob die MwSt. korrekt verarbeitet wurde. Im Zweifelsfall ruf deinen Lieferanten direkt an.
Verarbeite in deiner Verwaltung
Buche die Gutschrift als negativen Einkauf oder registriere die korrigierte Rechnung. Passe deine Bestandsverwaltung an, indem du die zurückgenommenen Flaschen entfernst. Aktualisiere deine Selbstkostenberechnung, wenn du diese pro Produkt verfolgst.
✨ Pro tip
Führe eine Liste, welche Spezialbiere in deinem Betrieb laufen und welche nicht. So kannst du beim nächsten Einkauf bessere Entscheidungen treffen und musst weniger zurückbringen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Bekomme ich bei Rücknahme immer den vollständigen Einkaufspreis zurück?
Nicht immer. Einige Lieferanten geben 100% zurück, andere 80-90%. Dies hängt von deinen Vereinbarungen und davon ab, wie lange du die Flaschen hattest. Frage dies vorher.
Kann ich Flaschen zurückbringen, die bereits kurz vor dem Verfallsdatum stehen?
Normalerweise ja, aber überprüfe deine Lieferbedingungen. Viele Lieferanten akzeptieren Flaschen bis 1-2 Monate vor dem Verfallsdatum. Danach wird es schwieriger.
Wie lange kann ich warten, bevor ich Flaschen zurückbringe?
Dies unterscheidet sich je nach Lieferant. Einige akzeptieren Rücknahmen bis zu 3 Monate nach Lieferung, andere bis zu 6 Monate. Saisonbiere haben oft kürzere Fristen.
Muss ich MwSt. auf zurückgenommene Flaschen zahlen?
Nein, bei Rücknahme bekommst du auch die MwSt. zurück. Dies wird über die Gutschrift oder Rechnungskorrektur verarbeitet. Überprüfe immer, ob dies korrekt angegeben ist.
Kann ich auch beschädigte Flaschen zurückbringen?
Normalerweise nicht, es sei denn, die Beschädigung ist während des Transports entstanden. Flaschen müssen normalerweise im Originalzustand sein. Lagere sie daher sorgfältig in deinem Kühlschrank.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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