Más del 40% de las cervezas artesanas en hostelería nunca llegan a venderse y acaban ocupando espacio en la cámara. La devolución al proveedor parece la solución perfecta, pero tiene un impacto real en tu contabilidad y en la gestión del IVA. Procesarla mal te generará descuadres que tu gestor va a notar.
¿Qué es la devolución de botellines al proveedor?
Muchos proveedores de cerveza artesana aceptan la devolución de botellines sin vender, especialmente en estos casos:
- Cervezas de temporada (Navidad, verano, otoño)
- Ediciones limitadas que no han funcionado
- Botellines próximos a la fecha de caducidad
- Marcas nuevas que has probado y no han rotado
Eso sí, evitar el stock muerto está bien, pero administrativamente tienes que hacerlo con cabeza.
Impacto en tus números
La devolución afecta a varios aspectos de tu administración:
💡 Ejemplo:
Has comprado 24 botellines de cerveza de Navidad a 2,50 € por botellín = 60,00 € IVA incluido al 21%
- Vendidos: 16 botellines a 6,00 € = 96,00 €
- Devolución: 8 botellines a 2,50 € = 20,00 € de abono
Compra neta: 40,00 € por 16 botellines = 2,50 € por botellín
Cómo registrar la devolución en contabilidad
Hay dos formas de procesar una devolución:
Método 1: Nota de abono del proveedor
- El proveedor emite una nota de abono por los botellines devueltos
- Regístrala como compra negativa
- El IVA se corrige automáticamente
- El valor del inventario baja con el importe del abono
Método 2: Descuento en el siguiente pedido
- El proveedor descuenta el importe de tu próximo pedido
- Registra la factura neta ya descontada
- Anota por separado qué has devuelto y en qué cantidad
⚠️ Ojo:
Comprueba que el IVA está bien. Con la devolución también recuperas el IVA. Verifica que aparece correctamente en la nota de abono o en la factura.
Ajustar el registro de inventario
Tienes que corregir el inventario con los botellines devueltos:
- Elimina los botellines devueltos de tu recuento de stock
- Ajusta el valor total del inventario
- Actualiza tu sistema o tu Excel
- Asegúrate de que el stock físico cuadra con la administración
En mi experiencia, esto es uno de los puntos ciegos más frecuentes en la gestión de cocina: los botellines ya no están físicamente, pero siguen apareciendo en el sistema. Según KitchenNmbrs, una herramienta de control de costes te permite registrar esta corrección de inventario con el motivo "devolución al proveedor" para que todo quede trazado.
Impacto en el cálculo del coste de alimentos
La devolución puede cambiar tu coste por botellín. Mira este ejemplo:
💡 Ejemplo de cálculo:
Sin devolución:
- Compra: 24 botellines × 2,50 € = 60,00 €
- Vendidos: 16 botellines
- Coste por botellín vendido: 60,00 € ÷ 16 = 3,75 €
Con devolución:
- Compra neta: 60,00 € - 20,00 € = 40,00 €
- Vendidos: 16 botellines
- Coste por botellín vendido: 40,00 € ÷ 16 = 2,50 €
¡El coste queda igual que el precio de compra original!
Acuerdos con el proveedor: ponlo por escrito
A ver, aquí no hay lugar para los acuerdos de palabra. Define claramente:
- Qué productos: ¿Solo cervezas de temporada o también otras referencias?
- Plazo: ¿Cuánto tiempo después de la entrega puedes devolver?
- Estado: ¿Tienen que estar los botellines sin daños?
- Precio: ¿Te devuelven el precio de compra completo o un porcentaje?
- Administración: ¿Nota de abono o descuento en factura?
Ventajas de tener acuerdos de devolución
Bueno, la verdad es que unos buenos acuerdos de devolución con el proveedor tienen ventajas claras para tu negocio:
- Menos riesgo: Puedes probar cervezas nuevas sin asumir grandes pérdidas
- Mejor flujo de caja: Sin dinero inmovilizado en stock muerto
- Más espacio: Una cámara llena de referencias que no rotan te cuesta dinero real
- Flexibilidad: Puedes reaccionar antes a los cambios de temporada y de tendencia
⚠️ Ojo:
No todos los proveedores ofrecen devolución. Pregúntalo antes de hacer el pedido y exige que quede reflejado por escrito en las condiciones de entrega.
Alternativas si no hay devolución posible
Si el proveedor no acepta devoluciones, tienes otras opciones:
- Consignación: Pagas solo lo que vendes
- Sale-or-return: El proveedor sigue siendo propietario hasta la venta
- Pedidos más pequeños: Prueba con menos unidades
- Promociones: Intenta liquidar el stock con descuento antes de que caduque
Fíjate bien en qué referencias rotan y cuáles no, y usa esa información para tomar mejores decisiones de compra la próxima vez.
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Preguntas frecuentes
¿Me devuelven siempre el precio de compra completo al hacer una devolución?
¿Puedo devolver botellines que están cerca de la fecha de caducidad?
¿Cuánto tiempo tengo para devolver los botellines?
¿Tengo que pagar IVA por los botellines devueltos?
¿Puedo devolver botellines dañados?
¿Qué hago si el proveedor se niega a aceptar la devolución?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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