Personalmahlzeiten sind eine versteckte Kostenposition, die viele Gastronomiebetreiber falsch berechnen. Du gibst deinem Team kostenloses Essen, aber das hat Auswirkungen auf deine Lebensmittelkosten und Rentabilität. In diesem Artikel lernst du, wie du Personalmahlzeiten korrekt in deine Kostenkalkulation einbeziehst.
Warum Personalmahlzeiten für deine Zahlen wichtig sind
Jede Mahlzeit, die du dem Personal gibst, kostet Zutaten. Diese Kosten verschwinden aus deinem Bestand, bringen aber keinen Umsatz ein. Wenn du das nicht korrekt verarbeitest, scheinen deine Lebensmittelkosten höher zu sein als sie wirklich sind.
💡 Beispiel:
Dein Restaurant macht €10.000 Umsatz pro Woche. Du kaufst Zutaten für €3.200 ein. Davon gehen €200 an Personalmahlzeiten.
- Lebensmittelkosten ohne Korrektur: €3.200 / €10.000 = 32%
- Lebensmittelkosten mit Korrektur: €3.000 / €10.000 = 30%
Unterschied: 2 Prozentpunkte!
Drei Möglichkeiten, Personalmahlzeiten zu verarbeiten
Es gibt verschiedene Methoden, um Personalmahlzeiten korrekt in deine Berechnungen einzubeziehen:
Methode 1: Abzug von den Gesamtlebensmittelkosten
Ziehe die Kosten für Personalmahlzeiten von deinem Gesamtzutateneinkauf ab, bevor du die Lebensmittelkosten berechnest.
Formel:
Lebensmittelkosten % = ((Gesamteinkauf - Personalmahlzeiten) / Umsatz ohne MwSt.) × 100
Methode 2: Als separate Kostenposition behandeln
Erfasse Personalmahlzeiten als separate Kostenposition unter Personalkosten, nicht unter Lebensmittelkosten.
Methode 3: Fiktiven Umsatz hinzufügen
Addiere den Wert der Personalmahlzeiten zu deinem Umsatz, als würdest du sie zum Selbstkostenpreis verkauft haben.
⚠️ Achtung:
Methode 1 ist für kleine Restaurants am praktischsten. Große Ketten verwenden oft Methode 2 für ihre Buchhaltung.
Wie berechnest du den Wert von Personalmahlzeiten?
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Wert zu bestimmen:
- Selbstkostenpreis: Berechne die tatsächlichen Zutatenkosten für das, was das Personal isst
- Pauschal: Verwende einen festen Betrag pro Mahlzeit (zum Beispiel €4-6 pro Personalmahlzeit)
💡 Beispiel Pauschal:
Du hast 8 Mitarbeiter, die jeweils 5 Tage pro Woche essen. Du rechnest €5 pro Mahlzeit.
- Pro Woche: 8 × 5 × €5 = €200
- Pro Monat: €200 × 4,33 = €866
- Pro Jahr: €200 × 52 = €10.400
Das ziehst du von deinen Gesamtlebensmittelkosten ab.
Praktische Umsetzung in deiner Buchhaltung
So verfolgst du Personalmahlzeiten ohne viel zusätzliche Arbeit:
- Notiere täglich, wie viele Mitarbeiter gegessen haben
- Verwende einen festen Betrag pro Mahlzeit (einfacher, als jedes Mal zu berechnen)
- Ziehe dies monatlich von deinen Gesamtzutatenkosten ab
- Bewahre die Aufzeichnung für deinen Buchhalter auf (kann für Steuern relevant sein)
💡 Beispielberechnung:
Restaurant mit €40.000 Monatsumzatz:
- Gesamtzutateneinkauf: €12.800
- Personalmahlzeiten: €800
- Netto-Lebensmittelkosten: €12.000
Lebensmittelkosten: €12.000 / (€40.000 / 1,09) = 32,7% statt 34,9%
Was ist, wenn du verschiedene Mahlzeittypen hast?
Einige Restaurants geben dem Personal verschiedene Mahlzeiten:
- Einfache Mahlzeit: €3-4 (Pasta, einfacher Salat)
- Standard-Mahlzeit: €5-7 (was Gäste auch bekommen, aber einfacher)
- Vollständige Menü-Mahlzeit: €8-12 (Personal isst von der Speisekarte)
Verwende Durchschnittswerte, um es einfach zu halten. Wenn dein Team meist einfache Mahlzeiten mit gelegentlich etwas von der Speisekarte bekommt, rechne mit €5-6 pro Mahlzeit.
Auswirkung auf deine KPIs
Die korrekte Verarbeitung von Personalmahlzeiten beeinflusst mehrere Zahlen:
- Lebensmittelkostenquote: Wird niedriger (realistischer)
- Bruttomarge: Wird höher
- Personalkosten: Können höher werden (wenn du es dort erfasst)
- Vergleich mit vorherigen Perioden: Wird fairer
Eine App wie KitchenNmbrs kann dir helfen, Personalmahlzeiten automatisch von deinen Lebensmittelkosten abzuziehen, damit du ein realistisches Bild deiner tatsächlichen Margen erhältst.
Wie verarbeitest du Personalmahlzeiten? (Schritt für Schritt)
Bestimme deine Methode und deinen Pauschalbeträge
Entscheide dich für den Abzug von Lebensmittelkosten (am einfachsten) und lege einen festen Betrag pro Mahlzeit fest. Rechne €4-6 für einfache Mahlzeiten, €8-12 wenn Personal von der Speisekarte isst.
Erfasse täglich die Anzahl der Personalmahlzeiten
Halte fest, wie viele Mitarbeiter jeden Tag eine Mahlzeit bekommen. Verwende eine einfache Liste oder App, um dies ohne viel Aufwand zu dokumentieren.
Berechne monatlich die Korrektur deiner Lebensmittelkosten
Addiere alle Personalmahlzeiten des Monats, multipliziere mit deinem Pauschalbeträge, und ziehe dies von deinen Gesamtzutatenkosten ab, bevor du die Lebensmittelkosten berechnest.
✨ Pro tip
Berechne Personalmahlzeiten immer von Tag eins ein. Viele Unternehmer vergessen das und denken, ihre Lebensmittelkosten sind zu hoch, während das Problem in der Berechnung liegt.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich Personalmahlzeiten in meiner MwSt.-Erklärung berücksichtigen?
Personalmahlzeiten sind eine Arbeitsbedingung und fallen unter Personalkosten. Für MwSt.-Zwecke musst du normalerweise keine separate MwSt. darauf zahlen, aber überprüfe dies mit deinem Buchhalter.
Was ist, wenn mein Personal verschiedene Mahlzeiten bekommt?
Verwende einen Durchschnitt. Wenn einige Pasta bekommen (€4) und andere eine vollständige Mahlzeit (€8), rechne mit €6 pro Person. Das hält deine Buchhaltung einfach.
Wie oft muss ich Personalmahlzeiten erfassen?
Tägliche Erfassung ist ideal, aber wöchentlich geht auch. Wichtiger ist, dass du konsistent bist und nicht vergisst, es in deine monatliche Lebensmittelkostenberechnung einzubeziehen.
Muss ich auch Getränke für das Personal berücksichtigen?
Ja, Kaffee, Tee und andere Getränke für das Personal kosten auch Geld. Rechne hier je nach Angebot etwa €1-2 pro Person pro Tag zusätzlich ein.
Was ist, wenn ich vergesse, Personalmahlzeiten abzuziehen?
Dann scheinen deine Lebensmittelkosten höher zu sein als sie sind. Bei €200 pro Woche an Personalmahlzeiten auf €10.000 Umsatz macht dies 2 Prozentpunkte in deiner Lebensmittelkostenberechnung aus.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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