Eine Betriebsfeier oder Abschlussevent organisieren? Dann möchtest du vorher wissen, was die Getränkekosten werden. Viele Unternehmer schätzen dies, aber werden enttäuscht. Mit der richtigen Berechnung vermeidest du Überraschungen und behältst die Kontrolle über dein Budget.
Berechne deinen Getränkebedarf pro Person
Die Basis ist einfach: Wie viel trinkt eine Person durchschnittlich während deines Events? Das hängt von der Dauer, dem Zeitpunkt und deinen Gästen ab.
- Umtrunk (2 Stunden): 3-4 Getränke pro Person
- Dinner mit Getränken (3 Stunden): 4-6 Getränke pro Person
- Fest (ganzer Abend): 6-8 Getränke pro Person
- Lunch mit Getränken: 1-2 Getränke pro Person
💡 Beispiel:
Betriebsfeier für 25 Personen, 4 Stunden lang:
- 25 Personen × 5 Getränke = 125 Getränke insgesamt
- Aufteilung: 60% Bier, 25% Wein, 15% Softdrinks
- Bier: 75 Stück, Wein: 31 Gläser, Softdrinks: 19 Gläser
Wähle deine Getränkemischung
Nicht jeder trinkt das Gleiche. Mache eine realistische Einschätzung deiner Gruppe:
- Bier: normalerweise 50-70% der Gesamtmenge
- Wein: 20-35% der Gesamtmenge
- Softdrinks/Wasser: 10-20% der Gesamtmenge
- Spirituosen: 5-15% (besonders bei Abendveranstaltungen)
⚠️ Achtung:
Kenne deine Gruppe. Ein Team mit vielen jungen Männern trinkt anders als ein gemischtes Team aller Altersgruppen. Passe deine Mischung entsprechend an.
Berechne deine Einkaufskosten
Jetzt, wo du weißt, wie viel du brauchst, rechnest du die Kosten aus. Beachte: Alkoholische Getränke haben 19% MwSt., Softdrinks 7%.
💡 Beispielberechnung:
Für 25 Personen, 4 Stunden:
- 75 Bier à €1,20 = €90,00
- 4 Flaschen Wein à €8,50 = €34,00
- 19 Softdrinks à €0,80 = €15,20
Gesamteinkauf: €139,20 (€5,57 pro Person)
Rechne 15-20% extra ein
Plane immer etwas mehr als deine Berechnung. Menschen trinken manchmal mehr als erwartet, und du möchtest nicht ohne Getränke dastehen.
- Sicherer Puffer: 15-20% extra einkaufen
- Im Zweifelsfall: mehr Bier und Wasser, weniger Wein
- Restbestände: Bier und Softdrinks kannst du immer verwenden
Vergesse die Nebenkosten nicht
Getränke allein sind nicht alles. Rechne auch diese Kosten ein:
- Gläser mieten: €0,25-0,50 pro Glas
- Eis: 1 Beutel pro 10-15 Personen (€3-5)
- Garnitur: Zitrone, Limette für Getränke (€10-15)
- Öffner/Korkenzieher: falls du diese nicht hast
💡 Gesamtkostenberechnung:
25 Personen, einschließlich Extras:
- Getränke (mit 15% Puffer): €160,00
- Glasmiete: €30,00
- Eis und Garnitur: €18,00
Gesamt: €208,00 (€8,32 pro Person)
Behalte den Überblick mit digitalen Tools
Für einmalige Events kannst du dies mit Stift und Papier machen. Aber wenn du häufiger Events organisierst, hilft dir ein System wie KitchenNmbrs. Du kannst deine Getränkekarte mit aktuellen Einkaufspreisen eingeben und schnell berechnen, was jedes Event kostet.
So vermeidest du, dass du zu wenig berechnest und Geld bei deinem eigenen Fest verlierst.
Wie berechnest du Getränkekosten für ein Event? (Schritt für Schritt)
Bestimme Anzahl der Getränke pro Person
Rechne basierend auf Dauer und Art des Events: Umtrunk 3-4 Getränke, Dinner 4-6 Getränke, Fest 6-8 Getränke pro Person. Multipliziere mit Anzahl der Gäste für die Gesamtmenge.
Verteile auf Getränketypen
Erstelle eine realistische Mischung: normalerweise 50-70% Bier, 20-35% Wein, 10-20% Softdrinks. Passe an deine Gruppe an (junge Männer trinken mehr Bier, gemischte Gruppen mehr Wein).
Berechne Gesamtkosten einschließlich Extras
Rechne Einkaufspreis pro Getränketyp aus, addiere auf und füge 15-20% Puffer hinzu. Vergesse nicht Gläser, Eis und Garnitur. Teile durch Anzahl der Personen für Kostpreis pro Kopf.
✨ Pro tip
Überprüfe immer, ob dein Lieferant Rabatte bei größeren Mengen gibt. Oft bekommst du ab 10 Kästen Bier oder 12 Flaschen Wein einen besseren Preis, was deinen Kostpreis pro Person senken kann.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Getränke brauche ich für 20 Personen über 3 Stunden?
Rechne mit 4-5 Getränken pro Person = 80-100 Getränke insgesamt. Verteile dies auf 60% Bier (50-60 Stück), 25% Wein (20-25 Gläser = 3-4 Flaschen), 15% Softdrinks (12-15 Stück).
Muss ich MwSt. in meine Kostenkalkulation einbeziehen?
Ja, für deine eigenen Kosten rechnest du mit Einkaufspreis inklusive MwSt. Alkoholische Getränke haben 19% MwSt., Softdrinks 7%. Das ist, was du tatsächlich an deinen Lieferanten zahlst.
Was ist, wenn ich zu viele Getränke eingekauft habe?
Bier, Softdrinks und ungeöffneter Wein können gelagert werden für das nächste Mal. Plane daher lieber 15% zu viel als zu wenig - leere Gläser sind schlimmer als Restbestände.
Wie berechne ich Cocktails oder Mixgetränke?
Addiere alle Zutaten: Basis-Alkohol, Mixer, Garnitur, Eis. Ein einfacher Gin-Tonic kostet zum Beispiel €1,50 Gin + €0,40 Tonic + €0,10 Garnitur = €2,00 Kostpreis pro Glas.
Kann ich diese Berechnung auch für Kundenevents verwenden?
Ja, aber addiere dann deine Gewinnmarge. Üblich sind 200-300% Aufschlag auf Getränke bei Events. Kostpreis €2,00 wird dann €6,00-8,00 Verkaufspreis pro Getränk.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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