igual que un buen cocinero pesa cada ingrediente antes de preparar un plato, tienes que calcular hasta el último céntimo de tu sistema de gestión de delivery. Estos sistemas externos profesionalizan tu operación, pero sin una distribución inteligente de costes te comerán el margen sin que te des cuenta. Aquí te cuento cómo integrar esos gastos en tus precios de reparto de forma limpia y rentable.
¿Qué son los costes de un sistema externo de gestión de delivery?
Un sistema externo de gestión de delivery se encarga de todo el proceso de reparto: software de planificación de rutas, repartidores, seguimiento en tiempo real y atención al cliente. Estos sistemas suelen cobrar en base a:
- Cuota fija mensual: entre 200 y 800 € al mes por software y servicio base
- Coste por entrega: entre 2,50 y 4,50 € por pedido para el servicio de mensajería
- Porcentaje sobre el valor del pedido: comisión del 8 al 15% en algunas plataformas
- Costes de alta e integración: entre 500 y 2.000 € como pago único
💡 Ejemplo:
Restaurante con 400 pedidos de delivery al mes:
- Software: 350 € al mes
- Costes de reparto: 3,20 € por pedido = 1.280 €
- Total: 1.630 € al mes
Coste por entrega: 1.630 € ÷ 400 = 4,08 €
Calcula tu coste total de gestión de delivery
Suma todos los gastos. Divídelos entre el número de pedidos. Así obtienes el coste real por entrega.
Fórmula: Costes totales mensuales ÷ Número de pedidos = Coste por entrega
⚠️ Ojo:
Trabaja siempre con tu media de pedidos, nunca con el mes pico. Si calculas sobre el mes más cargado, tus precios serán demasiado altos en temporada baja — un error que le cuesta al restaurante medio entre 200 y 400 € al mes.
Traslada los costes al precio del menú
Tienes tres opciones para repercutir los costes del sistema de gestión de delivery:
- Gastos de envío separados: entre 2,50 y 4,50 € adicionales sobre el valor del pedido
- Precio de menú más alto: un recargo del 10 al 15% sobre todos los platos de delivery
- Combinación: un pequeño gasto de envío más un ligero aumento de precio
💡 Ejemplo de cálculo:
Pasta carbonara a 16,50 € en sala; gestión de delivery: 4,08 €:
- Opción 1: 16,50 € + 4,00 € de envío = 20,50 €
- Opción 2: 19,50 € (recargo del 18%) + 0 € de envío
- Opción 3: 18,00 € (recargo del 9%) + 2,50 € de envío = 20,50 €
Las tres opciones cubren tus costes, pero el cliente las percibe de forma muy distinta.
Ten en cuenta a la competencia
Mira lo que cobran los locales de tu zona por el reparto. Si todo el mundo aplica 2,95 € de envío, tú no puedes pedir 5,50 €. En ese caso es mejor subir ligeramente el precio del plato y mantener un gasto de envío competitivo.
Controla tu margen en delivery
Según KitchenNmbrs, muchos restaurantes no saben exactamente cuánto ganan por cada pedido de delivery una vez descontados todos los costes. Fíjate en estos conceptos:
- Coste de alimentos (materias primas)
- Costes de embalaje
- Costes de gestión de delivery
- Comisiones de plataforma (si aplica)
💡 Cálculo completo:
Pedido de pasta carbonara: 19,50 € (IVA incluido al 10%):
- Precio de venta sin IVA: 17,73 €
- Materias primas: 5,10 €
- Embalaje: 0,85 €
- Gestión de delivery: 4,08 €
- Costes totales: 10,03 €
Margen neto: 17,73 € - 10,03 € = 7,70 € (43%)
Una calculadora de coste de alimentos como KitchenNmbrs hace este cálculo de forma automática para todos tus platos de delivery, para que sepas en todo momento si sigues siendo rentable.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Debo aplicar IVA sobre los gastos de envío?
¿Puedo deducir los costes del sistema de delivery en el IVA?
¿Qué hago si algunos meses tengo muchos más pedidos?
¿Son más baratos los sistemas externos que tener repartidores propios?
¿Con qué frecuencia debo revisar mis costes de delivery?
¿Cómo gestiono las variaciones estacionales en el volumen de pedidos?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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