La semana pasada me llamó un caterador desesperado que había cerrado un gran evento corporativo y solo le quedaba un 12% de margen. El problema era clásico: solo había mirado el coste de los alimentos y se había olvidado de que su paquete todo incluido arrastra muchas más partidas de coste. Mira, así se calcula el margen de verdad.
¿Qué incluye un paquete de catering todo incluido?
Un paquete todo incluido contiene bastante más que comida. Todas las partidas tienen que entrar en tu cálculo:
- Alimentos: todos los platos por persona
- Bebida: normalmente un número fijo de consumiciones por persona
- Personal: servicio en el lugar del evento
- Transporte: traslado de comida y material
- Material: platos, vasos, cubiertos (si no los pone el cliente)
- Montaje y desmontaje: tiempo de preparación y recogida
⚠️ Ojo:
Calcula bien el IVA. Alimentos y bebidas no alcohólicas: 10% IVA. Bebidas alcohólicas: 21% IVA. No los mezcles sin pensar.
Calcula tu coste total por persona
Empieza sumando todos los costes y divídelos entre el número de comensales. Eso te da el coste real por persona.
💡 Ejemplo:
Catering para 50 personas, paquete todo incluido:
- Alimentos: 12,50 € por persona = 625 €
- Bebida (2 consumiciones): 4,00 € por persona = 200 €
- Personal (2 personas, 4 horas): 240 €
- Transporte y material: 135 €
Coste total: 1.200 € / 50 personas = 24,00 € por persona
Calcula tu precio de venta sin IVA
Seguramente vendes el paquete a un precio único con IVA incluido. Pero para calcular el margen necesitas saber qué recibes sin IVA.
Con un paquete mixto (comida + alcohol) la cosa se complica. El IVA depende de la proporción comida/bebida:
- Principalmente comida: 10% IVA sobre todo el paquete
- Mucho alcohol: posible 21% IVA sobre la parte de bebida
- El enfoque más sencillo: aplica el 10% si la bebida es secundaria
💡 Ejemplo:
Vendes el paquete a 42,50 € por persona (IVA incluido):
- Precio de venta con IVA: 42,50 €
- Precio de venta sin 10% IVA: 42,50 € / 1,10 = 38,64 €
O sea, recibes 38,64 € sin IVA por persona
Calcula el porcentaje de margen
Ya puedes calcular tu margen real con esta fórmula:
Margen % = ((Precio de venta sin IVA - Coste total) / Precio de venta sin IVA) × 100
💡 Ejemplo:
Con los números de arriba:
- Precio de venta sin IVA: 38,64 €
- Coste total: 24,00 €
- Beneficio por persona: 38,64 € - 24,00 € = 14,64 €
Margen: (14,64 € / 38,64 €) × 100 = 37,9%
¿Cuál es un margen saludable en catering?
El catering permite márgenes más altos que la hostelería tradicional porque puedes trabajar con mayor eficiencia y con menos gastos fijos. Los márgenes habituales en catering son:
- Catering básico: 30-40%
- Catering premium: 40-55%
- Grandes volúmenes (100+ personas): 25-35%
- Eventos pequeños (menos de 20 personas): 45-60%
⚠️ Ojo:
Calcula siempre con un margen de seguridad por bajas de última hora. Planifica para un 10% más de comensales de los confirmados e inclúyelo en el precio. Mejor que sobre a que falte.
Revisa tu cálculo
Comprueba que no te has dejado ningún coste fuera usando esta lista:
- ¿Has incluido todos los ingredientes (guarnición, pan, mantequilla)?
- ¿Has estimado la bebida de forma realista, sin ser demasiado optimista?
- ¿Has repercutido el tiempo de desplazamiento y los kilómetros?
- ¿Has contado el material que tienes que llevar tú?
- ¿Has incluido el montaje y desmontaje en los costes de personal?
- ¿Tienes un colchón para bajas o comensales extra?
En mi experiencia, lo que más caro sale a los jefes de cocina es olvidarse del coste de personal: he visto cómo esa partida se come entre un 15 y un 20% del margen sin que nadie se dé cuenta hasta que es tarde. Según KitchenNmbrs, registrar todas las partidas de coste de cada paquete antes de aceptar el evento es la única manera de saber si ese encargo te va a dejar dinero en el bolsillo o no.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Aplico el 10% o el 21% de IVA a un paquete todo incluido?
¿Cómo calculo el coste de bebida si ofrezco consumición libre?
¿Qué costes ocultos suelo olvidar en catering?
¿Cuántas personas necesito para cubrir los costes fijos de un evento?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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