Esto es lo que la mayoría de los caterers descubren demasiado tarde: esa comisión del 15 % de la agencia acaba de convertir tu margen sano del 40 % en un break-even raspado. Las agencias de eventos suelen cobrar entre un 10 y un 25 % sobre el total de tu presupuesto. Tienes que calcular tu margen real después de descontar esa comisión, o estarás trabajando gratis.
¿Qué es la comisión de una agencia de eventos?
Las agencias actúan como intermediarios entre tú y el cliente final. Cobran un porcentaje de tu presupuesto como comisión. Puede ser:
- 10-15 % en agencias pequeñas
- 15-20 % en agencias consolidadas
- 20-25 % en agencias exclusivas
Ojo: esa comisión sale de tu facturación, no de tu beneficio. Eso hace que calcular tu margen real sea absolutamente crucial.
⚠️ Importante:
Calcula siempre la comisión sobre el importe total del presupuesto, incluyendo personal y materiales. No solo sobre el coste de alimentos.
La fórmula para el margen tras la comisión
Calculas tu margen real en tres pasos:
Paso 1: Facturación neta = Presupuesto bruto – Comisión de agencia
Paso 2: Costes totales = Materia prima + Personal + Materiales + Transporte
Paso 3: Margen real % = ((Facturación neta – Costes totales) / Facturación neta) × 100
💡 Ejemplo:
Presupuestas 5 000 € para un almuerzo corporativo (50 comensales). La agencia cobra un 15 % de comisión.
- Presupuesto bruto: 5 000 €
- Comisión agencia: 5 000 € × 15 % = 750 €
- Facturación neta: 5 000 € – 750 € = 4 250 €
Es decir, te quedas con 4 250 € de tu presupuesto de 5 000 €.
Cálculo de costes para catering
Para un cálculo de costes completo, suma todas tus partidas:
- Materia prima: Ingredientes por persona × número de comensales
- Personal: Cocineros y camareros en el evento
- Materiales: Vajilla, mantelería, equipos de conservación en caliente
- Transporte: Combustible, tiempo, desgaste
- Overhead: Seguros, administración (normalmente un 5-10 %)
Mira, cuando trabajaba gestionando cocinas en Madrid, vi cómo compañeros olvidaban sistemáticamente incluir el tiempo de transporte en sus costes laborales. Esas 2 horas de ida y vuelta no son gratis.
💡 Ejemplo completo:
Almuerzo corporativo para 50 personas, presupuesto 5 000 €, comisión agencia 15 %:
- Facturación neta: 5 000 € – 750 € = 4 250 €
- Materia prima: 18 €/persona × 50 = 900 €
- Personal: 2 personas × 6 horas × 25 € = 300 €
- Materiales: 200 €
- Transporte: 150 €
- Overhead: 200 €
Costes totales: 1 750 €
Beneficio: 4 250 € – 1 750 € = 2 500 €
Margen real: (2 500 € / 4 250 €) × 100 = 58,8 %
¿Cuándo deja de ser rentable?
Con porcentajes de comisión altos, tu margen puede evaporarse rápido. Fíjate en estas señales de alarma:
- Margen por debajo del 30 % tras la comisión
- Comisión superior a tu beneficio
- La agencia exige pago por adelantado pero tú tienes que prefinanciar
⚠️ Importante:
Con comisiones por encima del 20 %, a menudo tienes que subir tu presupuesto un 25-30 % para mantener el mismo margen. Comprueba si sigues siendo competitivo.
Acuerdos alternativos con agencias
A veces puedes negociar mejores condiciones:
- Tarifa fija: X € por evento en vez de un porcentaje
- Precios escalonados: Comisión más baja a más eventos por año
- Exclusividad: Comisión reducida si eres su caterer preferente
💡 Ejemplo tarifa fija:
La agencia cobra 300 € fijos en vez de un 15 % de comisión:
- En presupuesto de 2 000 €: 300 € (el 15 % serían 300 €)
- En presupuesto de 5 000 €: 300 € (el 15 % serían 750 €)
- En presupuesto de 10 000 €: 300 € (el 15 % serían 1 500 €)
Cuanto mayor sea tu presupuesto medio, más te conviene la tarifa fija.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que pagar IVA sobre la comisión de la agencia?
¿Puedo repercutir la comisión al cliente final?
¿Cuándo no es rentable trabajar con una agencia?
¿Cómo negocio el porcentaje de comisión?
¿Debo pedir un anticipo en encargos a través de agencia?
¿Qué pasa si cambia el número de comensales tras acordar la comisión?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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