La mayoría de cateadores cometen el mismo error: olvidan sumar los costes ocultos de los eventos externos. Transporte, montaje, alquiler de cocina... partidas que pueden pulverizarte el margen si no las controlas desde el principio. Aquí te cuento cómo calcular un precio de venta que genere beneficio real.
Todas las partidas de coste en catering externo
En catering externo tienes muchos más costes que las materias primas. Hay que contar con:
- Coste de alimentos: materias primas por comensal
- Costes de personal: cocineros, servicio, tiempo de desplazamiento
- Costes de transporte: combustible, desgaste del vehículo, tiempo
- Material: vajilla, mantelería, equipos de mantenimiento de temperatura
- Costes de la locación: alquiler de cocina, consumo eléctrico
- Imprevistos: buffer para retrasos, personal extra
💡 Ejemplo de estructura de costes:
Bufet para 50 comensales, locación externa:
- Coste de alimentos: 12 € por persona = 600 €
- Personal (2 personas, 8 horas): 320 €
- Transporte ida/vuelta: 80 €
- Alquiler de material: 150 €
- Aportación a la locación: 100 €
Costes totales: 1.250 €
Calcula tu precio de venta mínimo
Para un margen bruto sano en catering se trabaja habitualmente con un 60-70 % de costes totales (alimentos + personal + resto). Eso significa que te quedas con al menos un 30-40 % de margen.
Fórmula:
Precio de venta mínimo = Costes totales / 0,65
💡 Ejemplo de cálculo:
Costes totales: 1.250 €
Precio de venta mínimo: 1.250 / 0,65 = 1.923 €
Por persona: 1.923 / 50 = 38,46 €
⚠️ Ojo:
Recuerda aplicar siempre el IVA correspondiente al catering. El precio de venta que calcules es la base imponible; el precio final al cliente lleva el impuesto encima.
Costes adicionales al trabajar con una locación externa
Cuando colaboras con una locación externa —una sala de eventos, un hotel, una finca—, aparecen partidas específicas que no puedes ignorar:
- Alquiler de cocina: habitualmente 50-150 € por evento
- Consumo eléctrico: tarifa fija de 25-75 €
- Gestión de residuos: 20-50 € según volumen
- Aparcamiento: para tu furgoneta de transporte
- Comisión de la locación: algunos espacios cobran un 5-15 % de tu facturación
💡 Ejemplo con costes de locación:
El mismo evento, ahora sumando los costes de la locación:
- Costes base: 1.250 €
- Alquiler de cocina: 100 €
- Electricidad: 50 €
- Comisión locación (10 %): 200 €
Nuevo total: 1.600 €
Precio de venta mínimo: 1.600 / 0,65 = 2.462 €
Por persona: 49,24 €
Incorpora los factores de riesgo
En catering externo asumes más riesgos que en tu propia cocina. Según KitchenNmbrs, el patrón más repetido entre cateadores es no incluir ningún buffer para imprevistos, y eso sale caro.
- No-shows: has preparado para 50, vienen 45
- Alargamiento del evento: el personal tiene que quedarse más horas
- Problemas de transporte: retención de tráfico, avería del equipo de frío
- Rotura de material: vajilla que no sobrevive el viaje
Un buffer habitual es el 5-10 % sobre tus costes totales. Pues eso: ponlo siempre, sin excusas.
Herramientas digitales para catering
Mira, controlar todas las partidas en catering externo es difícil, sobre todo cuando las locaciones y los grupos cambian constantemente. Con herramientas como KitchenNmbrs puedes:
- Escalar fichas técnicas según el número de comensales
- Guardar partidas fijas (transporte, material) por tipo de evento
- Generar presupuestos rápidos con márgenes realistas
- Identificar qué eventos te generan más rentabilidad
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen es normal en catering externo?
¿Cómo calculo los costes de transporte por evento?
¿Qué pasa si la locación me cobra comisión sobre mi facturación?
¿Cómo gestiono cambios de último minuto en el número de comensales?
¿Tengo que cobrar el IVA sobre el alquiler de la locación?
¿Cómo evito trabajar a pérdidas en catering?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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