Muchos caterers calculan su estilismo y decoración demasiado baratos porque creen que es ‘como un catering normal’. Pero además de food cost y costes de personal, tienes costes de materiales, transporte y tiempo extra de montaje. Sin el cálculo correcto, pierdes dinero en lo que parece un trabajo lucrativo.
Construir el precio de coste total
En catering con estilismo tienes cuatro bloques de costes que forman juntos tu precio de coste total:
- Food cost: ingredientes por persona
- Costes de personal: elaboración + servicio + estilismo in situ
- Costes de materiales: decoración, vajilla, manteleria, flores
- Costes de transporte: traslado, montaje, desmontaje
? Ejemplo: Almuerzo de empresa para 50 personas
Almuerzo con estilismo para 50 personas, €45 por persona:
- Alimentos por persona: €12,00 (27% de €45)
- Personal (elaboración + servicio): €18,00 por persona
- Material (estilismo + vajilla): €8,00 por persona
- Transporte + montaje: €350 total = €7,00 por persona
Precio de coste total: €45,00 por persona = 0% de margen
Calcular el food cost por persona
Calcula tu food cost como en cualquier otro plato, pero por persona en lugar de por ración. Para buffets añade un 10-15% extra por desperdicio.
⚠️ Atención:
En los buffets cada comensal come diferente. Planifica para los grandes comilones e incluye un 10% de desperdicio en tu food cost.
Desglosar los costes de personal
Los costes de personal en catering son más elevados que en vuestro restaurante porque trabajáis en la ubicación del cliente:
- Elaboración: igual que en el restaurante (€15-20/hora)
- Transporte + montaje: tiempo de desplazamiento + tiempo de montaje
- Servicio: habitualmente 1 persona por cada 15-20 comensales
- Estilismo: tiempo extra para decoración y presentación
? Ejemplo de cálculo de costes de personal:
Evento de 4 horas, 2 personas de servicio a €20/hora:
- Servicio: 2 × 4 × €20 = €160
- Montaje/desmontaje: 2 × 2 × €20 = €80
- Tiempo de desplazamiento: 2 × 1 × €20 = €40
Total personal: €280 para 50 personas = €5,60 por persona
Estimar los costes de materiales
El estilismo y la decoración son a menudo los costes más difíciles de calcular. Tras analizar datos reales de compra en distintos tipos de hostelería, se observa que los costes de materiales representan habitualmente el 15-20% del precio de coste total. Distingue entre materiales reutilizables y de un solo uso:
- Reutilizables: vajilla, manteleria, piezas decorativas (divide el coste entre el número de usos)
- De un solo uso: flores, velas, vajilla desechable (repercute el coste íntegro)
- Alquiler: mesas, sillas, iluminación (costes directos)
No olvidéis los costes de transporte
El transporte cuesta más que solo el combustible. Incluid también el tiempo, el desgaste y el riesgo:
- Combustible: ida y vuelta
- Tiempo: carga, conducción y descarga al coste por hora
- Desgaste: €0,20-0,30 por kilómetro
- Riesgo: daños durante el transporte
? Ejemplo de cálculo de transporte:
Ubicación a 30 km, 3 horas en total (carga/conducción/descarga):
- Combustible: 60 km × €0,15 = €9
- Tiempo: 3 horas × €20 = €60
- Desgaste: 60 km × €0,25 = €15
Total transporte: €84
Calcular el margen y fijar precios
Para catering con estilismo aplicáis márgenes distintos a los de vuestro restaurante. Lo habitual es un margen neto del 15-25% por los riesgos e implicaciones adicionales.
Fórmula del precio de venta:
Precio de venta = Precio de coste total / (1 − margen deseado %)
? Cálculo del margen:
Precio de coste €38 por persona, margen deseado del 20%:
- Precio de venta = €38 / (1 − 0,20) = €38 / 0,80 = €47,50
- Margen por persona: €47,50 − €38,00 = €9,50
- Porcentaje de margen: €9,50 / €47,50 = 20%
⚠️ Atención:
No olvidéis el IVA. El catering lleva un IVA del 10%. Vuestro precio de venta de €47,50 pasa a ser €52,25 IVA incluido en el presupuesto.
Incluir los factores de riesgo en el precio
El catering conlleva más riesgos que el servicio en restaurante. Incorporad un margen de seguridad para:
- Cambio de tiempo: los eventos al aire libre pueden cancelarse
- Más comensales: “aproximadamente 50 personas” puede convertirse en 65
- Peticiones adicionales: los cambios de última hora cuestan tiempo
- Daños en materiales: el transporte y el montaje entrañan riesgo
Una calculadora de food cost os ayuda a registrar todos vuestros precios de coste por persona, incluidos costes de personal y materiales, para elaborar presupuestos con rapidez sin que se os pase nada por alto.
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¿Cómo calculáis el margen del catering con estilismo? (paso a paso)
Calculad el food cost por persona
Sumad todos los costes de ingredientes y dividid entre el número de comensales. En buffets añadid un 10-15% de desperdicio. Ejemplo: €10 de ingredientes + 10% de desperdicio = €11 de food cost por persona.
Calculad los costes de personal completos
Incluid elaboración + transporte + montaje + servicio + estilismo. No olvidéis el tiempo de desplazamiento. Ejemplo: 8 horas en total × €20/hora = €160 para 40 personas = €4 por persona.
Sumad costes de materiales y transporte
Decoración, vajilla, flores, combustible, desgaste. Los artículos reutilizables se dividen entre el número de usos. Los desechables se repercuten íntegramente.
Calculad el precio de venta con el margen deseado
Fórmula: Precio de venta = Precio de coste total / (1 − margen %). Para catering aplicad un margen del 15-25% por los riesgos e implicaciones adicionales.
✨ Pro tip
Calculad siempre vuestro estilismo por metro cuadrado de superficie de mesa: €8-12/m² para estilismo básico, €15-25/m² para ejecución de lujo. Así obtenéis en 30 segundos una estimación realista de vuestros costes de materiales.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo repercuto la decoración reutilizable?
¿Qué margen es habitual para catering con estilismo?
¿Qué pasa si acuden más comensales de los previstos?
¿Cómo evito perder dinero en el transporte?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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