Un presupuesto de catering va mucho más allá del coste de alimentos. Personal, transporte y montaje pueden suponer fácilmente el 40-60% del coste total. Aquí tienes el paso a paso para calcular un presupuesto completo que cubra todos los gastos y deje beneficio.
Las 5 partidas de un catering
Todo presupuesto de catering completo incluye estas partidas:
- Comida - ingredientes y elaboración
- Personal - cocineros, camareros, auxiliares
- Transporte - combustible, tiempo, vehículo
- Material - vajilla, equipos de calor, decoración
- Montaje/desmontaje - tiempo y personal en el sitio
💡 Ejemplo: Almuerzo de empresa 50 personas
Buffet de lujo en ubicación del cliente, 2 horas de servicio:
- Comida por persona: 18,50 €
- Personal (2 personas, 5 horas): 200 €
- Transporte (ida/vuelta): 45 €
- Material (calentadores, vajilla): 85 €
- Montaje/desmontaje: 120 €
Coste total: 1.375 € (27,50 € por persona)
Paso 1: Calcula el coste de alimentos por persona
Empieza con tu coste de alimentos por comensal. Incluye los ingredientes más un margen de seguridad para bajas de última hora.
Suma un 5-10% extra por cancelaciones. ¿De los 50 confirmados solo vienen 45? Al menos tienes los costes cubiertos.
⚠️ Ojo:
Los buffets suelen tener un 15-25% de merma. Los comensales se sirven más de lo que comen, o sobran elaboraciones enteras. Inclúyelo en tu coste de alimentos.
Paso 2: Calcula personal y tiempo
El personal suele ser tu mayor partida después de la comida. No cuentes solo las horas del evento, sino también:
- Preparación - compras, mise en place, carga
- Desplazamiento - ida y vuelta
- Servicio - montaje, atención, desmontaje
- Post-evento - limpieza, descarga
Tarifas de referencia: 20-25 € por hora para camareros, 25-30 € por hora para cocineros. Después de verlo en decenas de operaciones de hostelería, estas tarifas son realistas para la mayoría de zonas.
💡 Ejemplo: Cálculo de personal
Evento de 16:00-20:00 (4 horas), 2 personas necesarias:
- Preparación: 2 horas × 2 personas = 4 horas
- Desplazamiento: 1 hora × 2 personas = 2 horas
- Servicio: 4 horas × 2 personas = 8 horas
- Desmontaje: 1 hora × 2 personas = 2 horas
Total: 16 horas × 22,50 € = 360 €
Paso 3: Transporte y material
Transporte: calcula por kilómetros y tiempo. Lo habitual: 0,35-0,50 € por kilómetro más 20-25 € por hora del conductor.
Material: costes típicos:
- Equipos de calor: 2-5 € por persona
- Vajilla/cubertería extra: 1-3 € por persona
- Decoración/mantelería: 1-2 € por persona
- Desechables: 0,50-1 € por persona
Paso 4: Margen y beneficio
Sobre tu coste total aplica un margen del 25-35%. Esto cubre imprevistos y genera beneficio.
💡 Ejemplo: Cálculo completo
Cóctel para 75 personas, 3 horas de servicio:
- Comida: 75 × 12,50 € = 937,50 €
- Personal: 480 €
- Transporte: 65 €
- Material: 180 €
- Subtotal costes: 1.662,50 €
- Margen 30%: 498,75 €
Precio del presupuesto: 2.161,25 € (28,82 € por persona)
Herramientas digitales para presupuestos
Según KitchenNmbrs, un sistema de gestión de recetas te ayuda a fijar menús de catering estándar con cálculo automático de coste de alimentos. Así generas presupuestos más rápido sin tener que recalcular todo cada vez.
Cómo calcular un presupuesto de catering (paso a paso)
Calcula el coste de alimentos por persona
Calcula el coste de ingredientes por comensal y súmale un 10% por cancelaciones y merma. En buffets añade un 15-25% extra por lo que sobra.
Calcula todos los costes de personal
Suma: preparación + desplazamiento + servicio + desmontaje. Multiplica por número de personas y tarifa por hora (20-30 € la hora).
Añade transporte y material
Calcula 0,35-0,50 € por kilómetro más tiempo del conductor. El material suele ir de 3 a 8 € por persona (calentadores, vajilla, decoración).
Suma todo y aplica un 25-35% de margen
Total: comida + personal + transporte + material. Encima va tu margen de beneficio del 25-35% para un precio de catering saludable.
✨ Pro tip
Prepara una checklist con las 23 partidas de coste posibles en un catering y repásala con cada presupuesto. Así no te olvidas nunca de cosas como parking o limpieza extra.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto personal necesito para un catering?
¿Qué pasa si vienen menos personas de las previstas?
¿Cómo calculo el transporte en un catering?
¿Qué margen es normal en catering?
¿Tengo que calcular el IVA por separado en catering?
¿Qué hago con cambios de última hora del cliente?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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