Dein Catering-Unternehmen läuft gut, aber wie viele Events brauchst du eigentlich, um alle Kosten zu decken? Viele Caterer schätzen das, aber ohne genaue Berechnung weißt du nicht, ob du genug Aufträge hereinholst. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt zu berechnen, wie viele Events du mindestens für einen profitablen Monat brauchst.
Sammle deine festen monatlichen Kosten
Für deine Break-Even-Berechnung brauchst du zunächst einen Überblick über alle Kosten, die du jeden Monat hast, unabhängig davon, wie viele Events du durchführst.
💡 Beispiel für feste Kosten:
- Küchen-/Raummiete: €1.200
- Versicherungen: €180
- Telefon/Internet: €80
- Buchhalter: €150
- Abschreibung Materialien: €300
- Auto/Transport: €250
Gesamte feste Kosten: €2.160 pro Monat
Berechne deine durchschnittliche Marge pro Event
Jetzt musst du wissen, wie viel du durchschnittlich pro Event behältst, nachdem du alle variablen Kosten abgezogen hast (Zutaten, Personal vor Ort, Treibstoff).
💡 Beispiel Event für 50 Personen:
Umsatz: €35 pro Person = €1.750
- Zutaten (30%): €525
- Personal vor Ort: €200
- Treibstoff/Transport: €45
- Geschirr/Materialien: €80
Marge pro Event: €1.750 - €850 = €900
⚠️ Achtung:
Rechne mit deinem durchschnittlichen Event. Manche sind größer (höhere Marge), andere kleiner. Überprüfe deine letzten 10 Events für einen realistischen Durchschnitt.
Die Break-Even-Formel
Mit diesen Daten kannst du berechnen, wie viele Events du mindestens brauchst:
Anzahl Events = Feste Kosten / Marge pro Event
💡 Berechnung:
€2.160 feste Kosten / €900 Marge pro Event = 2,4 Events
Du brauchst mindestens 3 Events pro Monat, um die Gewinnschwelle zu erreichen.
Füge einen Sicherheitspuffer hinzu
Break-Even bedeutet €0 Gewinn. Für einen gesunden Puffer addierst du 30-50% hinzu. Das deckt unerwartete Kosten und gibt dir Spielraum für Investitionen.
- Für 20% Gewinn: 3 Events × 1,2 = 4 Events pro Monat
- Für 30% Gewinn: 3 Events × 1,3 = 4 Events pro Monat
- Für 50% Gewinn: 3 Events × 1,5 = 5 Events pro Monat
Jahreszeiten in deine Planung einbeziehen
Catering ist saisonal geprägt. Sommer und Dezember sind oft sehr voll, Januar und Februar ruhig. Plane daher pro Quartal statt pro Monat.
💡 Quartalsplanung:
- Arbeitsreiches Quartal (Sommer): 6-8 Events pro Monat
- Normales Quartal: 4-5 Events pro Monat
- Ruhiges Quartal (Winter): 2-3 Events pro Monat
Im Durchschnitt kommst du dann auf 4-5 Events pro Monat.
Überprüfe deine Berechnung mit echten Zahlen
Halte jeden Monat fest, wie viele Events du durchgeführt hast und welchen Gewinn du gemacht hast. Stimmt das mit deiner Berechnung überein? Wenn nicht, sind deine Annahmen nicht realistisch.
Eine App wie KitchenNmbrs kann dir helfen, pro Event zu verfolgen, was deine echten Kosten und deine Marge sind, damit du immer genauer rechnen kannst.
Wie berechnest du, wie viele Events du brauchst? (Schritt für Schritt)
Erstelle eine Liste aller festen monatlichen Kosten
Addiere: Miete, Versicherungen, Telefon, Buchhalter, Abschreibungen, Transport. Das sind Kosten, die du hast, unabhängig davon, wie viele Events du durchführst.
Berechne deine durchschnittliche Marge pro Event
Nimm deinen durchschnittlichen Umsatz pro Event minus alle variablen Kosten (Zutaten, Personal vor Ort, Transport, Materialien). Das ist das, was für feste Kosten und Gewinn übrig bleibt.
Teile feste Kosten durch Marge pro Event
Die Formel: Anzahl Events = Feste Kosten / Marge pro Event. Das gibt dir die Break-Even-Menge. Addiere 30-50% für Gewinn und unerwartete Kosten hinzu.
✨ Pro tip
Überprüfe nicht nur, wie viele Events du brauchst, sondern auch, ob du sie liefern kannst. Wenn du 5 Events pro Monat brauchst, aber nur 3 schaffst, weil der Küchenplatz begrenzt ist, musst du erst in Kapazität investieren.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich die Mehrwertsteuer in meine Berechnung einbeziehen?
Rechne immer ohne Mehrwertsteuer. Dein Umsatz von €35 pro Person wird €32,11 ohne 9% Mehrwertsteuer. Auch deine Kosten sind oft ohne Mehrwertsteuer, wenn du Unternehmer bist.
Was ist, wenn meine Events sehr unterschiedlich groß sind?
Erstelle drei Kategorien: kleine (20-40 Personen), mittlere (40-80 Personen) und große Events (80+ Personen). Berechne für jede Kategorie separat, wie viele du brauchst.
Wie oft sollte ich diese Berechnung aktualisieren?
Überprüfe jedes Quartal, ob deine Annahmen noch stimmen. Wenn Lieferanten die Preise erhöhen oder deine festen Kosten steigen, passe deine Berechnung an.
Was ist, wenn ich in manchen Monaten viel weniger Events habe?
Baue einen Puffer in arbeitsreichen Monaten auf. Lege 20-30% deines Gewinns für ruhige Zeiten beiseite. So kannst du auch im Januar und Februar deine festen Kosten bezahlen.
Sollte ich meine eigene Zeit als Unternehmer einrechnen?
Ja, rechne mindestens €20-25 pro Stunde für deine eigene Zeit ein. Sonst arbeitest du umsonst und das ist kein gesundes Geschäft. Addiere das zu deinen variablen Kosten pro Event.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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