Sara tiene 4-5 eventos al mes y apenas llega al punto de equilibrio. ¿Te suena? La mayoría de cáteres estima a ojo cuántos eventos necesita sin hacer los cálculos de verdad. Aquí te cuento cómo calcular exactamente las reservas mensuales que necesitas para ser rentable.
Reúne tus costes fijos mensuales
Antes de calcular el punto de equilibrio, necesitas tener claro todos los costes que tienes cada mes, independientemente de cuántos eventos hagas.
💡 Ejemplo de costes fijos:
- Alquiler de cocina/local: 1.200 €
- Seguros: 180 €
- Teléfono/internet: 80 €
- Gestoría: 150 €
- Amortización de equipos: 300 €
- Vehículo/transporte: 250 €
Total costes fijos: 2.160 € al mes
Calcula tu margen medio por evento
Ahora toca saber cuánto te queda de media por evento una vez descontados todos los costes variables: materias primas, personal in situ y combustible.
💡 Ejemplo para un evento de 50 personas:
Facturación: 35 € por persona = 1.750 €
- Materias primas (30%): 525 €
- Personal in situ: 200 €
- Combustible/transporte: 45 €
- Vajilla/materiales: 80 €
Margen por evento: 1.750 € - 850 € = 900 €
⚠️ Ojo:
Trabaja siempre con tu evento medio. Los hay más grandes —mayor margen— y más pequeños. Revisa tus últimos 10 eventos para sacar un promedio realista.
La fórmula del punto de equilibrio
Con estos datos puedes calcular cuántos eventos necesitas como mínimo:
Número de eventos = Costes fijos / Margen por evento
💡 Cálculo:
2.160 € de costes fijos / 900 € de margen por evento = 2,4 eventos
Necesitas un mínimo de 3 eventos al mes para llegar al punto de equilibrio.
Añade un margen de seguridad
El punto de equilibrio implica 0 € de beneficio. Para tener un colchón sano, súmale entre un 30 % y un 50 % adicional. Eso cubre imprevistos y te da margen para invertir.
- Para un 20 % de beneficio: 3 eventos × 1,2 = 4 eventos al mes
- Para un 30 % de beneficio: 3 eventos × 1,3 = 4 eventos al mes
- Para un 50 % de beneficio: 3 eventos × 1,5 = 5 eventos al mes
Ten en cuenta la estacionalidad
El catering es estacional. Verano y diciembre suelen ser meses cargados; enero y febrero, flojos. Planifica por trimestres, no solo mes a mes.
💡 Planificación trimestral:
- Trimestre alto (verano): 6-8 eventos al mes
- Trimestre normal: 4-5 eventos al mes
- Trimestre bajo (invierno): 2-3 eventos al mes
La media te sale en torno a 4-5 eventos mensuales.
Contrasta el cálculo con cifras reales
Registra cada mes cuántos eventos has hecho y cuál ha sido tu beneficio real. ¿Coincide con tu cálculo? Si no cuadra, tus hipótesis de partida no son realistas.
En mi experiencia trabajando con decenas de negocios de hostelería, he visto que la mayoría de cáteres infraestima sus costes variables reales entre un 15 % y un 20 %. Según KitchenNmbrs, incorporar ese margen desde el principio marca la diferencia entre sobrevivir y tener un negocio sólido. Bueno, pues eso: mételo desde el día uno.
Una app puede ayudarte a registrar los costes y el margen real de cada evento para que tus cálculos sean cada vez más precisos con el tiempo.
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que incluir el IVA en el cálculo?
¿Qué hago si mis eventos varían mucho de tamaño?
¿Con qué frecuencia debo actualizar este cálculo?
¿Qué pasa si algunos meses tengo muchos menos eventos?
¿Debo incluir mi propio tiempo como empresario?
¿Cómo gestiono las cancelaciones de última hora en la planificación?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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