Ein Catering-Angebot besteht aus viel mehr als nur Lebensmittelkosten. Personal, Transport und Aufbau können schnell 40-60% deiner Gesamtkosten ausmachen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du ein vollständiges Angebot berechnest, das alle Kosten deckt und Gewinn bringt.
Die 5 Kostenpositionen des Caterings
Ein vollständiges Catering-Angebot besteht aus diesen Komponenten:
- Lebensmittelkosten - Zutaten und Zubereitung
- Personal - Köche, Service, Spüldienst
- Transport - Kraftstoff, Zeit, Fahrzeugkosten
- Material - Geschirr, Wärmebehälter, Dekoration
- Aufbau/Abbau - Zeit und Arbeitskraft vor Ort
💡 Beispiel: Geschäftslunch 50 Personen
Luxus-Lunchbuffet vor Ort, 2 Stunden Service:
- Essen pro Person: €18,50
- Personal (2 Personen, 5 Stunden): €200
- Transport (Hin- und Rückfahrt): €45
- Material (Wärmebehälter, Geschirr): €85
- Aufbau/Abbau: €120
Gesamtkosten: €1.375 (€27,50 pro Person)
Schritt 1: Berechne deine Lebensmittelkosten pro Person
Beginne mit deinen Lebensmittelkosten pro Person. Das sind deine Zutatenkosten inklusive einer Sicherheitsmarge für Ausfälle.
Rechne 5-10% extra für Ausfälle ein. Wenn du für 50 Personen planst und es kommen 45, hast du deine Kosten trotzdem gedeckt.
⚠️ Achtung:
Buffets haben oft 15-25% Verschwendung. Gäste nehmen mehr, als sie essen, oder Gerichte bleiben übrig. Rechne das in deine Lebensmittelkosten ein.
Schritt 2: Berechne Personal und Zeit
Personal ist oft deine größte Kostenposition nach Lebensmitteln. Rechne nicht nur die Event-Zeit, sondern auch:
- Vorbereitung - Einkaufen, Vorbereitung, Beladen
- Fahrtzeit - Hin- und Rückfahrt
- Service - Aufbau, Bedienung, Abbau
- Nacharbeit - Reinigung, Entladen
Üblich: €20-25 pro Stunde für Servicepersonal, €25-30 pro Stunde für Köche.
💡 Beispiel: Personalberechnung
Event von 16:00-20:00 Uhr (4 Stunden), 2 Personen nötig:
- Vorbereitung: 2 Stunden × 2 Personen = 4 Stunden
- Fahrtzeit: 1 Stunde × 2 Personen = 2 Stunden
- Service: 4 Stunden × 2 Personen = 8 Stunden
- Abbau: 1 Stunde × 2 Personen = 2 Stunden
Gesamt: 16 Stunden × €22,50 = €360
Schritt 3: Transport- und Materialkosten
Transport rechnest du auf Basis von Kilometern und Zeit. Üblich: €0,35-0,50 pro Kilometer plus €20-25 pro Stunde für den Fahrer.
Materialkosten sind oft:
- Wärmebehälter: €2-5 pro Person
- Zusätzliches Geschirr/Besteck: €1-3 pro Person
- Dekoration/Tischtücher: €1-2 pro Person
- Einwegmaterial: €0,50-1 pro Person
Schritt 4: Marge und Gewinnaufschlag
Auf deine Gesamtkosten rechnest du eine Marge von 25-35%. Das deckt unvorhergesehene Kosten und bringt Gewinn.
💡 Beispiel: Vollständige Berechnung
Empfang 75 Personen, 3 Stunden Service:
- Essen: 75 × €12,50 = €937,50
- Personal: €480
- Transport: €65
- Material: €180
- Zwischensumme Kosten: €1.662,50
- Marge 30%: €498,75
Angebotspreis: €2.161,25 (€28,82 pro Person)
Digitale Hilfsmittel
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du deine Standard-Catering-Menüs mit automatischer Kostenkalkulation festlegen. So erstellst du schneller Angebote, ohne jedes Mal neu rechnen zu müssen.
Wie berechnest du ein Catering-Angebot? (Schritt für Schritt)
Bestimme deine Lebensmittelkosten pro Person
Berechne die Zutatenkosten pro Person und addiere 10% für Ausfälle und Verschwendung. Bei Buffets rechnest du oft 15-25% extra für das, was übrigbleibt.
Berechne alle Personalkosten
Addiere: Vorbereitung + Fahrtzeit + Servicezeit + Abbau. Multipliziere mit Anzahl der Personen und Stundensatz (€20-30 pro Stunde).
Addiere Transport und Material
Rechne €0,35-0,50 pro Kilometer plus Fahrerzeit. Material kostet oft €3-8 pro Person (Wärmebehälter, Geschirr, Dekoration).
Addiere alles und füge 25-35% Marge hinzu
Addieren: Essen + Personal + Transport + Material. Darauf kommt dein Gewinnaufschlag von 25-35% für einen gesunden Cateringpreis.
✨ Pro tip
Erstelle Standard-Pakete (Basis/Premium/Luxus) mit festen Preisen pro Person. Das macht Angebote schneller und verhindert, dass du Kosten vergisst.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
War dieser Artikel hilfreich?
Häufig gestellte Fragen
Wie viel Personal brauche ich für Catering?
Faustregel: 1 Person pro 25-30 Gäste bei Buffet, 1 pro 15-20 bei Service. Rechne immer Vorbereitung, Fahrtzeit und Abbau in deine Stundenberechnung ein.
Was ist, wenn weniger Gäste kommen als geplant?
Rechne 5-10% Ausfallquote in deine Lebensmittelkosten ein. Vereinbare mit dem Kunden ein Mindesthonorar, über das abgerechnet wird, z.B. 90% der geplanten Anzahl.
Wie berechne ich Transport beim Catering?
Berechne Kilometer × €0,35-0,50 plus Fahrtzeit × Stundensatz des Fahrers. Bei großen Events oft separate Transportkosten an den Kunden weitergeben.
Welche Marge ist beim Catering normal?
25-35% Marge auf deine Gesamtkosten ist üblich. Catering hat mehr Risiken als Restaurant (Wetter, Ausfälle, Logistik), daher darf deine Marge höher sein.
Muss ich MwSt. beim Catering separat berechnen?
Ja, Catering fällt unter 19% MwSt. Berechne dein Angebot ohne MwSt. und weise MwSt. separat aus. So bleibt deine Berechnung übersichtlich.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
Kalkulieren Sie Events und Catering auf den Cent genau
Gruppenarrangements, Buffets und Events sind komplex. KitchenNmbrs berechnet die gesamten Food Costs pro Person, pro Gang, pro Event. Kostenlos starten.
Kostenlose Testversion starten →