Catering bei Festivals erfordert einen anderen Ansatz als reguläre Events. Du hast es mit längeren Tagen, wechselhaften Wetterbedingungen und einem Publikum zu tun, das oft weniger ausgibt als bei Business-Catering. Außerdem musst du zusätzliche Kosten wie Transport, Aufbau und eventuell Festivalgebühren berücksichtigen.
Die Grundlagen: Kostpreis pro Person berechnen
Bei Catering rechnest du immer pro Person, nicht pro Gericht. Für ein literarisches Festival addierst du alle Kosten und teilst sie durch die Anzahl der erwarteten Besucher.
💡 Beispiel Kostprisberechnung:
Festival mit 200 Besuchern, Lunch-Buffet:
- Zutaten: €1.200 (€6 pro Person)
- Personal (2 Köche, 3 Bedienung × 8 Stunden): €800
- Transport und Aufbau: €300
- Verpackung und Geschirr: €150
Gesamtkosten: €2.450 = €12,25 pro Person
Festival-spezifische Kostenpositionen
Festivals haben zusätzliche Kosten, die du bei regulärem Catering nicht hast:
- Standgebühr oder Prozentsatz: Viele Festivals verlangen 10-20% deines Umsatzes
- Stromkosten: €50-150 pro Tag je nach deiner Ausrüstung
- Zusätzliche Verpackung: Alles muss Einwegware sein, kein Glas
- Wetterbeständigkeit: Zelt, Windschutz, zusätzliche Kühlung bei Hitze
Margenberechnung für Festivals
Die Formel bleibt gleich, aber deine Marge sollte höher sein wegen der zusätzlichen Risiken:
Verkaufspreis = Kostpreis / (1 - Gewünschte Marge)
💡 Beispiel Margenberechnung:
Kostpreis pro Person: €12,25
Gewünschte Marge: 35% (höher als reguläres Catering wegen Risiko)
Minimaler Verkaufspreis: €12,25 / 0,65 = €18,85 pro Person
⚠️ Achtung:
Festivals haben oft einen Maximalpreis, den Besucher bereit sind zu zahlen. Überprüfe dies vorher, sonst preist du dich aus dem Markt.
No-Show-Faktor und Wetterrisiko
Bei Festivals kommt nicht immer die erwartete Anzahl von Menschen. Regen kann Besucher abhalten, aber du hast bereits eingekauft. Baue daher einen Puffer ein:
- Outdoor-Festivals: Rechne mit 10-20% weniger Besuchern bei schlechtem Wetter
- Indoor-Festivals: Normalerweise stabilere Besucherzahlen, 5-10% Puffer
- Mehrtägige Festivals: Sonntag oft weniger Besucher als Samstag
MwSt. und Verwaltung
Catering fällt unter 19% MwSt., auch bei Festivals. Du rechnest normalerweise mit der Organisation ab, nicht mit einzelnen Besuchern.
💡 Praktisches Beispiel vollständige Berechnung:
Literarisches Festival, 150 Personen, Lunch:
- Kostpreis pro Person: €14,50
- Gewünschte Marge: 35%
- Minimaler Preis ohne MwSt.: €14,50 / 0,65 = €22,31
- Preis inkl. 19% MwSt.: €22,31 × 1,19 = €26,55
Du rechnest ab: 150 × €26,55 = €3.982,50 gesamt
Wie berechnet man die Marge bei Festival-Catering? (Schritt für Schritt)
Berechne alle Kosten pro Person
Addiere Zutaten, Personal, Transport, Verpackung und Festival-spezifische Kosten (Standgebühr, Strom). Teile durch die Anzahl der erwarteten Besucher, um den Kostpreis pro Person zu erhalten.
Bestimme deine gewünschte Marge (mindestens 35%)
Festivals haben mehr Risiko als reguläres Catering durch Wetter und schwankende Besucherzahlen. Rechne daher mit einer höheren Marge als üblich, um Verluste auszugleichen.
Berechne deinen minimalen Verkaufspreis
Verwende die Formel: Kostpreis pro Person / (1 - gewünschte Marge). Vergiss nicht, 19% MwSt. für den Endpreis hinzuzufügen, den du der Organisation in Rechnung stellst.
✨ Pro tip
Fordere bei Festivals immer eine Anzahlung von 50% an. Falls die Veranstaltung wegen schlechten Wetters abgesagt wird, hast du bereits einen Teil deiner Kosten gedeckt.
Selbst berechnen?
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge sollte ich für Festival-Catering ansetzen?
Mindestens 35%, besser 40-45%. Festivals haben mehr Risiko durch Wetterbedingungen und schwankende Besucherzahlen als reguläres Catering.
Sollte ich mit weniger Besuchern als erwartet rechnen?
Ja, baue einen Puffer von 10-20% für Outdoor-Festivals ein. Du hast bereits eingekauft, aber bei schlechtem Wetter kommen weniger Menschen.
Wie rechne ich die Standgebühr in meinen Kostpreis ein?
Standgebühr (oft 10-20% des Umsatzes) addierst du zu deinen anderen Kosten. Rechne rückwärts: Wenn du €100 Umsatz willst und 15% Standgebühr zahlst, hast du €85 für Kosten und Marge übrig.
Was ist, wenn die Organisation meinen Preis zu hoch findet?
Verhandle über das Menü, nicht über deine Marge. Biete einfachere Gerichte oder kleinere Portionen an, aber gehe nicht unter deine minimale Gewinnmarge.
Muss ich anders rechnen für ein mehrtägiges Festival?
Ja, Sonntag ist oft ruhiger als Samstag. Frage die Organisation nach erwarteten Zahlen pro Tag und rechne pro Tag separat, nicht als Durchschnitt.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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