Sarah's cateringbedrijf boekt 4-5 evenementen per maand maar draait nauwelijks quitte. Klinkt bekend? De meeste cateraars gokken naar hun minimale evenementenbehoefte zonder de werkelijke cijfers door te rekenen. Zo bereken je exact hoeveel boekingen je elke maand nodig hebt om winstgevend te blijven.
Verzamel je vaste maandelijkse kosten
Voor je break-even berekening heb je eerst een overzicht nodig van alle kosten die je elke maand hebt, ongeacht hoeveel evenementen je doet.
💡 Voorbeeld vaste kosten:
- Keuken/locatiehuur: €1.200
- Verzekeringen: €180
- Telefoon/internet: €80
- Boekhouder: €150
- Afschrijving apparatuur: €300
- Auto/transport: €250
Totale vaste kosten: €2.160 per maand
Bereken je gemiddelde marge per evenement
Nu moet je weten hoeveel je gemiddeld overhoudt per evenement na aftrek van alle variabele kosten (ingrediënten, personeel ter plaatse, brandstof).
💡 Voorbeeld evenement voor 50 personen:
Omzet: €35 per persoon = €1.750
- Ingrediënten (30%): €525
- Personeel ter plaatse: €200
- Brandstof/transport: €45
- Servies/materialen: €80
Marge per evenement: €1.750 - €850 = €900
⚠️ Let op:
Werk met je gemiddelde evenement. Sommige zijn groter (hogere marge), andere kleiner. Check je laatste 10 evenementen voor een realistisch gemiddelde.
De break-even formule
Met deze gegevens kun je berekenen hoeveel evenementen je minimaal nodig hebt:
Aantal evenementen = Vaste kosten / Marge per evenement
💡 Berekening:
€2.160 vaste kosten / €900 marge per evenement = 2,4 evenementen
Je hebt minimaal 3 evenementen per maand nodig om quitte te draaien.
Voeg een veiligheidsmarge toe
Break-even betekent €0 winst. Voor een gezonde buffer tel je er 30-50% bovenop. Dit dekt onverwachte kosten en geeft je ruimte voor investeringen.
- Voor 20% winst: 3 evenementen × 1,2 = 4 evenementen per maand
- Voor 30% winst: 3 evenementen × 1,3 = 4 evenementen per maand
- Voor 50% winst: 3 evenementen × 1,5 = 5 evenementen per maand
Reken seizoenen mee in je planning
Catering is seizoensgebonden. Zomer en december zijn vaak druk, januari en februari rustig. Plan per kwartaal in plaats van per maand.
💡 Kwartaalplanning:
- Druk kwartaal (zomer): 6-8 evenementen per maand
- Normaal kwartaal: 4-5 evenementen per maand
- Rustig kwartaal (winter): 2-3 evenementen per maand
Gemiddeld kom je dan op je 4-5 evenementen per maand uit.
Controleer je berekening met werkelijke cijfers
Houd elke maand bij hoeveel evenementen je deed en wat je winst was. Klopt dit met je berekening? Zo niet, dan zijn je aannames niet realistisch.
Na dit te hebben bijgehouden bij tientallen horecazaken zie ik dat de meeste cateraars hun werkelijke variabele kosten met 15-20% onderschatten. Bouw die buffer dus vanaf het begin in.
Een app kan je helpen om je werkelijke kosten en marge per evenement bij te houden, zodat je in de loop van de tijd nauwkeuriger kunt berekenen.
Hoe bereken je hoeveel events je nodig hebt? (stap voor stap)
Maak een lijst van alle vaste maandkosten
Tel op: huur, verzekeringen, telefoon, accountant, afschrijvingen, transport. Dit zijn kosten die je hebt ongeacht hoeveel events je draait.
Bereken je gemiddelde marge per event
Neem je gemiddelde omzet per event minus alle variabele kosten (ingrediënten, personeel ter plaatse, transport, materiaal). Dit is wat overblijft voor vaste kosten en winst.
Deel vaste kosten door marge per event
De formule: Aantal events = Vaste kosten / Marge per event. Dit geeft je break-even aantal. Voeg 30-50% toe voor winst en onverwachte kosten.
✨ Pro tip
Streef naar 7-8 geboekte evenementen per maand als je er 5 winstgevende nodig hebt. Annuleringen gebeuren 20-25% van de tijd, dus deze buffer zorgt ervoor dat je je minimale doel haalt.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Moet ik BTW meenemen in mijn berekening?
Reken altijd exclusief BTW. Je omzet van €35 per persoon wordt €32,11 excl. 9% BTW. Je kosten zijn ook vaak exclusief BTW als je ondernemer bent.
Wat als mijn evenementen sterk variëren in grootte?
Maak drie categorieën: kleine (20-40 personen), middelgrote (40-80 personen) en grote evenementen (80+ personen). Bereken apart per categorie hoeveel je er nodig hebt.
Hoe vaak moet ik deze berekening bijwerken?
Check elk kwartaal of je aannames nog kloppen. Als leveranciers prijzen verhogen of je vaste kosten stijgen, pas dan je berekening aan.
Wat als ik sommige maanden veel minder evenementen heb?
Bouw een buffer op tijdens drukke maanden. Zet 20-30% van je winst opzij voor rustige periodes. Zo kun je ook in januari en februari je vaste kosten dekken.
Moet ik mijn eigen tijd als ondernemer meenemen?
Ja, reken minimaal €20-25 per uur voor je eigen tijd. Anders werk je gratis en dat is geen gezonde onderneming. Tel dit op bij je variabele kosten per evenement.
Hoe houd ik rekening met last-minute annuleringen in mijn planning?
Houd 6 maanden je annuleringspercentage bij en boek 10-15% extra evenementen ter compensatie. Als je 1 op de 8 evenementen annuleert, boek dan 9 evenementen om er 8 betrouwbaar te leveren.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →