Catering bei Sportveranstaltungen hat andere Margen als reguläre Gastronomie. Du arbeitest mit größeren Mengen, aber auch mit zusätzlichen Kosten wie Transport, Aufbau und Unsicherheit über die Besucherzahl. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine realistische Marge berechnest, die alle Risiken berücksichtigt.
Warum Catering-Margen anders sind
In einem Restaurant weißt du, wie viele Tische du hast. Bei Sportveranstaltungen nicht. Das Wetter, die Leistung des Teams und der Gegner bestimmen, wie viele Menschen kommen. Das macht die Kostenkalkulation komplexer.
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit einer No-Show-Quote von 10-20%. Du bereitest für 1000 Besucher vor, aber es kommen 850. Diese zusätzlichen Kosten musst du in deiner Marge abfangen.
Die grundlegende Kostenkalkulation
Beginne mit der Standardformel, aber füge sportspezifische Kosten hinzu:
- Lebensmittelkosten: Zutaten pro Person
- Verpackungskosten: Behälter, Becher, Servietten
- Transportkosten: Kraftstoff, Zeit, Verschleiß
- Aufbaukosten: zusätzliches Personal, Ausrüstung vor Ort
- No-Show-Puffer: 10-20% zusätzliche Vorbereitung
💡 Beispiel Fußballspiel:
1000 erwartete Besucher, Hamburger-Menü à €8,50 pro Person:
- Lebensmittel pro Person: €2,80
- Verpackung pro Person: €0,40
- Transport (gesamt): €200 = €0,20 pro Person
- Aufbaupersonal: €800 = €0,80 pro Person
- No-Show-Puffer 15%: €3,20 × 0,15 = €0,48 pro Person
Gesamtkostpreis: €4,68 pro Person
Marge berechnen und Risiken berücksichtigen
In der regulären Gastronomie rechnen viele Unternehmer mit 28-35% Lebensmittelkosten. Bei Sportveranstaltungen musst du höher gehen wegen der Risiken:
- Wetterrisiko: Regen halbiert oft die Besucherzahl
- Leistungsrisiko: Heimmannschaft verliert = weniger Stimmung = weniger Konsum
- Konkurrenzrisiko: andere Veranstaltungen am selben Tag
💡 Margenberechnungsbeispiel:
Kostpreis €4,68, Verkaufspreis €8,50 (inkl. 9% MwSt.):
- Verkaufspreis exkl. MwSt.: €8,50 ÷ 1,09 = €7,80
- Marge in Euro: €7,80 - €4,68 = €3,12
- Margenprozentsatz: (€3,12 ÷ €7,80) × 100 = 40%
Bei 850 tatsächlichen Besuchern: 850 × €3,12 = €2.652 Gewinn
Saison und Zeitpunkt berücksichtigen
Sportveranstaltungen sind saisonal gebunden. Fußball im Winter, Tennis im Sommer. Das beeinflusst deine Zutatenprise:
- Sommergemüse im Winter: 30-50% teurer
- Grillfleisch im Winter: begrenzte Auswahl, höhere Preise
- Warme Getränke im Sommer: niedrigere Verkäufe, mehr Verschwendung
Mindestgarantien und Vertragsbedingungen
Verhandle immer über Mindestgarantien mit dem Veranstalter:
💡 Beispiel Vertragsabsprache:
Fußballclub garantiert mindestens 600 Besucher. Wenn weniger kommen, zahlen sie den Unterschied:
- Tatsächliche Besucherzahl: 450
- Unterschied: 600 - 450 = 150 Personen
- Ausgleich: 150 × €3,12 Marge = €468
So deckst du dein Risiko ab und behältst deine Rentabilität
Digitale Unterstützung für Catering
Mit vielen verschiedenen Veranstaltungen wird die Kostenkalkulation komplex. Ein System wie KitchenNmbrs hilft dir, für jede Veranstaltung die richtige Kostenkalkulation zu berechnen, einschließlich Transport- und Aufbaukosten. So vergisst du keine Kostenposten und behältst den Überblick über deine Margen pro Veranstaltungstyp.
Wie berechnest du die Marge bei Catering für Sportveranstaltungen?
Berechne die grundlegenden Lebensmittelkosten pro Person
Addiere alle Zutaten für eine Person, einschließlich Verpackung. Vergiss nicht die kleinen Dinge wie Saucen, Servietten und Besteck. Rechne mit Einkaufspreisen vom Tag der Veranstaltung.
Addiere Transport- und Aufbaukosten
Berechne Kraftstoffkosten, zusätzliches Personal vor Ort und Zeit für Auf- und Abbau. Teile diese Gesamtkosten durch die erwartete Besucherzahl, um die Kosten pro Person zu erhalten.
Füge einen No-Show-Puffer von 15-20% hinzu
Multipliziere deinen Kostpreis pro Person mit 1,15 bis 1,20. Dies kompensiert Besucher, die nicht kommen, für die du aber trotzdem eingekauft und vorbereitet hast.
Bestimme deinen Verkaufspreis für 40-50% Marge
Teile deinen Gesamtkostpreis durch 0,50 bis 0,60 für den Mindestverkaufspreis exkl. MwSt. Multipliziere mit 1,09 für den Preis inkl. 9% MwSt., den du den Kunden berechnest.
✨ Pro tip
Erstelle für jeden Typ von Sportveranstaltung eine Standard-Kostenkalkulation. Fußball hat andere Margen als Tennis oder Leichtathletik. So baust du Erfahrung auf und vergisst keine Kosten.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge sollte ich für Catering bei Sportveranstaltungen rechnen?
Rechne mit 40-50% Marge, höher als in der regulären Gastronomie. Sportveranstaltungen haben mehr Risiken wie schlechtes Wetter, enttäuschende Besucherzahlen und zusätzliche Transport- und Aufbaukosten, die du kompensieren musst.
Wie gehe ich mit Besuchern um, die nicht kommen?
Baue einen No-Show-Puffer von 15-20% in deinen Kostpreis ein. Wenn du für 1000 Menschen vorbereitest, aber nur 800 kommen, fängst du den Unterschied in deiner Marge ab. Verhandle auch über Mindestgarantien mit dem Veranstalter.
Muss ich MwSt. auf Catering bei Sportveranstaltungen berechnen?
Ja, Essen und alkoholfreie Getränke unterliegen 9% MwSt. Alkoholische Getränke 21% MwSt. Berechne deine Marge immer auf Basis des Verkaufspreises exkl. MwSt. für ein ehrliches Bild deiner Rentabilität.
Was ist, wenn die Veranstaltung abgesagt wird?
Vereinbare vorher, wer die Kosten bei Stornierung trägt. Normalerweise trägst du das Risiko für verderbliche Waren, die du bereits eingekauft hast. Rechne daher nicht zu weit im Voraus mit frischen Produkten.
Wie berechne ich Transportkosten pro Person?
Addiere Kraftstoff, zusätzliche Fahrtzeit des Personals und Fahrzeugverschleiß. Teile durch die erwartete Besucherzahl. Für eine Veranstaltung mit 1000 Personen und €200 Transportkosten sind das €0,20 pro Person.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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