Catering über eine Eventagentur hat eine andere Kostenstruktur als direkte Aufträge. Die Agentur nimmt Provision, du musst Transportkosten tragen und oft Personal vor Ort einsetzen. Ohne gute Margenberechnung verdienst du zu wenig oder preist dich aus dem Markt.
Verstehe, was eine Eventagentur verlangt
Eine Eventagentur sendet dir eine Anfrage mit grundlegenden Informationen: Anzahl der Personen, Art des Events, Datum, Ort. Aber sie geben dir selten alle Details, die du für eine gute Kalkulation brauchst.
💡 Beispiel-Anfrage:
"Geschäftslunch für 80 Personen, 12:00-14:00, Bürogebäude Amsterdam Süd. Budget €35 pro Person all-in."
Was fehlt: Küche vor Ort? Teller/Besteck vorhanden? Buffet oder Service? Vegetarische Optionen?
Stelle immer diese Fragen, bevor du einen Preis gibst. Sonst kalkulierst du zu niedrig oder erlebst Überraschungen am Tag selbst.
Alle Kostenpositionen erfassen
Catering hat mehr Kostenpositionen als Restaurant-Service. Du musst alles in deine Berechnung einbeziehen:
- Lebensmittelkosten: Zutaten pro Person
- Personal vor Ort: Chef, Service, Spülen
- Transport: Hin- und Rückfahrt, Treibstoff, Fahrerzeit
- Material: Teller, Besteck, Geschirr (falls nicht vorhanden)
- Auf- und Abbauzeit: Personal ist länger beschäftigt als nur beim Servieren
- Eventagentur-Provision: meist 10-20% deiner Rechnung
⚠️ Achtung:
Die Eventagentur berechnet dem Kunden oft €35-40 pro Person, aber du erhältst davon 10-20% weniger wegen ihrer Provision.
Selbstkosten pro Person berechnen
Bei Catering rechnest du pro Person, nicht pro Gericht. Beginne mit deinen Lebensmittelkosten und addiere alle Zusatzkosten.
💡 Beispiel-Berechnung 80 Personen:
- Lebensmittelkosten: €12 pro Person = €960
- Personal (Chef + Service, 6 Stunden): €180
- Transport (Hin- und Rückfahrt + Zeit): €80
- Materialmiete: €120
- Eventagentur-Provision (15%): €201
Gesamtkosten: €1.541 = €19,26 pro Person
Wenn die Eventagentur €30 pro Person zahlt (€2.400 insgesamt), behältst du €859. Das ist 35,8% Marge - akzeptabel für Catering.
Marge versus Restaurant-Service
Catering hat eine andere Margenstruktur als Restaurant-Service. Du hast höhere Betriebskosten, aber auch weniger Overhead (keine Miete, weniger Fixkosten).
- Restaurant: Lebensmittelkosten 28-35%, Gesamtmarge 8-15%
- Catering: Lebensmittelkosten 30-40%, Gesamtmarge 25-40%
Die höheren Lebensmittelkosten werden durch niedrigere Fixkosten ausgeglichen. Aber Achtung: Bei Catering hast du mehr Risiko (Wetter, Ausfälle, Logistik).
Was tun bei zu niedrigen Margen
Wenn du unter 25% Gesamtmarge kommst, kannst du drei Dinge tun:
- Erhöhe deinen Preis: Verlange €2-3 mehr pro Person
- Senke Lebensmittelkosten: Wähle günstigere Zutaten oder kleinere Portionen
- Arbeite effizienter: Weniger Personal, intelligentere Logistik
⚠️ Achtung:
Gehe nie unter 20% Gesamtmarge. Dann arbeitest du umsonst und läufst Gefahr bei unerwarteten Kosten.
Catering-Kosten digital verwalten
Viele Caterer verwalten Kosten in Excel, aber das wird schnell unübersichtlich. Du hast verschiedene Orte, verschiedene Menüs, wechselnde Gruppengrößen.
Ein System wie KitchenNmbrs hilft dir, pro Event deine Selbstkosten zu berechnen und deine Marge zu verfolgen. Du siehst sofort, ob eine Anfrage rentabel ist, bevor du ein Angebot sendest.
Wie berechnest du die Marge bei einer Catering-Anfrage?
Sammle alle Informationen von der Eventagentur
Frage Anzahl der Personen, Menütyp, Ort, verfügbare Einrichtungen und Dauer ab. Überprüfe, ob Teller/Besteck vorhanden sind und welche Provision die Agentur nimmt.
Berechne deine Gesamtselbstkosten pro Person
Addiere: Lebensmittelkosten, Personal vor Ort, Transport, Material und Eventagentur-Provision. Teile dies durch die Anzahl der Personen für Selbstkosten pro Person.
Überprüfe dein Marge-Prozentsatz
Ziehe deine Selbstkosten von dem ab, was du pro Person erhältst. Teile die Differenz durch deine Einnahmen und multipliziere mit 100. Strebe mindestens 25% Marge an.
✨ Pro tip
Überprüfe immer die letzten 3 Events derselben Eventagentur in deiner Verwaltung. So kennst du ihre durchschnittliche Provision und kannst schärfer kalkulieren.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge ist normal für Catering über eine Eventagentur?
Eine gesunde Marge liegt zwischen 25-40%. Weniger als 20% ist riskant, mehr als 45% preist dich oft aus dem Markt bei Agenturen.
Muss ich MwSt. in meine Margenberechnung einbeziehen?
Rechne immer ohne MwSt. Catering hat 9% MwSt., also wenn du €30 inkl. erhältst, sind das €27,52 exkl. MwSt. für deine Margenberechnung.
Wie berechne ich Transportkosten für Catering?
Berechne Treibstoff hin und zurück plus Stundensatz des Fahrers für Fahrtzeit. Für die Amsterdam-Region rechnen viele Caterer €60-100 Transport, je nach Entfernung.
Was ist, wenn die Eventagentur meinen Preis zu hoch findet?
Gehe nicht unter deine Mindestmarge von 20%. Biete Alternativen an: einfacheres Menü, weniger Personal vor Ort, oder lass den Kunden Material regeln.
Wie vermeide ich Überraschungen am Tag des Events?
Mache ein detailliertes Briefing mit der Agentur. Bestätige Ort, Einrichtungen, Personenanzahl und Zeitplan immer 2 Tage vorher.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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