Große Catering-Aufträge können deine Einkaufspreise drastisch beeinflussen. Bei größeren Mengen erhältst du oft Rabatte, kannst aber auch an Kapazitätsgrenzen stoßen, wodurch du teurer einkaufen musst. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du die finanzielle Auswirkung berechnest, bevor du einen großen Auftrag annimmst.
Warum große Aufträge deine Einkaufspreise verändern
Bei Catering dreht sich alles um Menge. Ein Auftrag für 200 Personen erfordert andere Einkäufe als deine täglichen 50 Couverts. Dies kann sich sowohl positiv als auch negativ auswirken.
💡 Beispiel:
Dein normaler Einkauf: 10 kg Rindfleisch pro Woche à €18/kg
Großer Auftrag: 50 kg Rindfleisch erforderlich
- Szenario 1: Lieferant gewährt 10% Rabatt → €16,20/kg
- Szenario 2: Muss bei teurerer Alternative kaufen → €22/kg
Unterschied: €290 bei nur einem Zutat!
Drei Faktoren, die deine Einkaufspreise beeinflussen
1. Mengenrabatte
Viele Lieferanten gewähren Rabatt bei größeren Abnahmen. Üblich: 5-15% bei Verdopplung deiner normalen Bestellung.
2. Kapazitätsgrenzen des Lieferanten
Dein Stammlieferant kann möglicherweise nicht liefern. Dann musst du zu teureren Alternativen greifen.
3. Timing und Verfügbarkeit
Kurze Lieferzeit bedeutet oft höhere Preise. Saisonale Produkte können knapp sein.
⚠️ Achtung:
Überprüfe immer die Kapazität deines Lieferanten, bevor du einen großen Auftrag annimmst. Ein "Ja" bedeutet nicht immer, dass er zu normalen Preisen liefern kann.
Berechne die Auswirkung auf deinen Kostpreis pro Person
Bei Catering arbeitest du mit Kostpreis pro Person statt pro Teller. Diese Formel hilft:
Kostpreis pro Person = Gesamte Zutatenkosten / Anzahl der Personen
💡 Beispielberechnung:
Auftrag: 150 Personen, 3-Gänge-Menü
- Normaler Einkauf: €12,50 pro Person
- Mit 10% Mengenrabatt: €11,25 pro Person
- Mit teurerer Alternative: €15,00 pro Person
Auswirkung auf den Gesamtauftrag: €487,50 Unterschied zwischen bestem und schlechtestem Szenario!
Verhandle klug mit Lieferanten
Große Aufträge sind Verhandlungsmomente. Lieferanten mögen große Bestellungen, haben aber auch Grenzen.
- Frage immer nach Mengenrabatt - selbst 5% spart hunderte Euro
- Plane mindestens 1 Woche voraus - kurze Fristen kosten immer extra
- Habe einen Backup-Lieferanten - falls dein Stammlieferant nicht kann
- Verhandle das Gesamtpaket - nicht jede Zutat einzeln
Wann wird ein Auftrag unrentabel
Manchmal wird ein großer Auftrag durch höhere Einkaufspreise zu teuer. Faustregel: Wenn deine Zutatenkosten über 40% deines Verkaufspreises liegen, wird es schwierig.
⚠️ Achtung:
Vergiss nicht die Zusatzkosten: Transport, Aufbau, zusätzliches Personal. Diese können 15-25% deines Umsatzes bei Catering kosten.
Digitale Hilfe bei der Kostprisberechnung
Bei großen Aufträgen ist manuelles Rechnen fehleranfällig. Ein System wie KitchenNmbrs hilft dir, schnell verschiedene Szenarien mit unterschiedlichen Einkaufspreisen durchzurechnen.
Du kannst pro Zutat alternative Preise eingeben und sofort sehen, welche Auswirkung dies auf deinen Kostpreis pro Person hat. So kannst du schnell entscheiden, ob ein Auftrag rentabel bleibt.
Wie berechnest du die Auswirkung auf deine Einkaufspreise? (Schritt für Schritt)
Erstelle eine Zutatenliste für den gesamten Auftrag
Schreibe alle Zutaten auf, die du brauchst, einschließlich Mengen. Vergiss Garnitur, Saucen und Öl nicht. Addiere alles, was du für die Gesamtzahl der Personen einkaufen musst.
Überprüfe Preise bei deinem Stammlieferanten und Alternativen
Frage Preise bei deinem normalen Lieferanten für die großen Mengen an. Frage auch nach Mengenrabatt. Überprüfe gleichzeitig Preise bei 1-2 alternativen Lieferanten zur Sicherheit.
Berechne Kostpreis pro Person für jedes Szenario
Rechne aus, was jedes Szenario pro Person kostet. Teile die gesamten Zutatenkosten durch die Anzahl der Personen. Vergleiche dies mit deinem normalen Kostpreis pro Person, um die Auswirkung zu sehen.
✨ Pro tip
Erstelle eine Tabelle mit deinen 3 wichtigsten Lieferanten und deren Preisen für große Mengen. Dann kannst du bei jedem großen Auftrag schnell vergleichen, welche Option am besten ist.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welchen Mengenrabatt kann ich bei großen Aufträgen erwarten?
Üblich sind 5-15% Rabatt bei Verdopplung deiner normalen Bestellung. Dies hängt von deinem Lieferanten und dem Produkt ab. Frische Produkte geben oft weniger Rabatt als haltbare Waren.
Was ist, wenn mein Lieferant nicht genug liefern kann?
Habe immer einen Backup-Plan. Suche vorher 1-2 alternative Lieferanten und überprüfe deren Preise. Plane große Aufträge mindestens 1 Woche voraus, um Alternativen zu haben.
Wie rechne ich Transport und zusätzliches Personal in meinen Kostpreis ein?
Addiere alle Zusatzkosten (Transport, Aufbau, zusätzliches Personal) und teile durch die Anzahl der Personen. Dies gibt dir den zusätzlichen Kostpreis pro Person zusätzlich zu deinen Zutaten.
Wann wird ein großer Catering-Auftrag unrentabel?
Wenn deine Gesamtkosten (Zutaten + Transport + Personal) über 65-70% deines Verkaufspreises liegen, wird es schwierig, noch Gewinn zu machen.
Sollte ich immer den günstigsten Lieferanten für große Aufträge wählen?
Nicht unbedingt. Qualität und Zuverlässigkeit sind auch wichtig. Ein Lieferant, der nicht pünktlich liefert, kann dich mehr kosten als die paar Euro Ersparnis wert sind.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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