Zahlungsbedingungen beim Catering bestimmen deinen Cashflow und dein Risiko. Viele Caterer fordern zu wenig Anzahlung und geraten in Zahlungsprobleme. In diesem Artikel lernst du, wie du intelligente Zahlungsbedingungen aufstellst, die dich schützen.
Warum Zahlungsbedingungen entscheidend sind
Beim Catering bereitest du oft für 50+ Personen vor. Die Einkaufskosten laufen schnell auf mehrere hundert Euro auf. Ohne gute Zahlungsabsprachen läufst du Risiko auf Cashflow-Probleme oder sogar Zahlungsausfälle.
💡 Beispiel:
Catering für 80 Personen, Firmencocktail:
- Gesamtbestellwert: €2.400
- Einkaufskosten: €720 (30% Lebensmittelkosten)
- Personal vor Ort: €480
Ohne Anzahlung legst du €1.200 vor. Das ist ein Risiko.
Die 50-30-20 Regel für Zahlungen
Viele professionelle Caterer handhaben diese Aufteilung:
- 50% Anzahlung bei Bestätigung (mindestens 1 Woche vorher)
- 30% bei Lieferung oder direkt nach dem Event
- 20% innerhalb von 14 Tagen nach dem Event
Dies gibt dir Cashflow für Einkäufe und schützt vor No-Shows.
⚠️ Achtung:
Fordere immer eine Anzahlung von neuen Kunden. Unternehmen können Insolvenz anmelden, Privatpersonen können umziehen oder arbeitslos werden.
Unterschiedliche Bedingungen je nach Event-Typ
Firmenevents (niedriges Risiko):
- 30% Anzahlung bei Bestätigung
- 70% innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung
- Rechnung auf Firmennamen mit Handelsregisternummer
Privatevents (höheres Risiko):
- 50% Anzahlung bei Bestätigung
- 50% bar bei Lieferung
- Keine nachträgliche Zahlung
Große Events (100+ Personen):
- 50% Anzahlung bei Bestätigung
- 25% eine Woche vor dem Event
- 25% innerhalb von 7 Tagen nach Lieferung
Stornobedingungen festlegen
Events werden storniert. Schütze dich mit klaren Bedingungen:
💡 Beispiel Stornierungsplan:
- Mehr als 7 Tage vorher: 25% des Bestellwerts
- 3-7 Tage vorher: 50% des Bestellwerts
- Weniger als 3 Tage: 100% des Bestellwerts
Du hast bereits Zutaten bestellt und Personal eingeplant.
Zahlungsmethoden und Verwaltung
Mache es Kunden leicht zu bezahlen:
- Banküberweisung: Für Anzahlungen und geschäftliche Kunden
- Bar bei Lieferung: Für Privatevents
- Kartenzahlung bei Lieferung: Wenn du ein mobiles Kartenterminal hast
- iDEAL: Für Online-Zahlungen
⚠️ Achtung:
Setze Zahlungsbedingungen immer schriftlich in dein Angebot. Mündliche Absprachen sind schwer zu beweisen.
Digitale Verwaltung für Zahlungen
Behalte den Überblick, welche Zahlungen noch ausstehen. Viele Caterer verlieren den Überblick bei mehreren Events pro Woche.
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du pro Event verfolgen:
- Gesamtbestellwert und Kostpreis
- Welcher Betrag bereits bezahlt wurde
- Welcher Betrag noch aussteht
- Zahlungsfristen pro Event
Dies verhindert, dass du Geld durch schlechte Verwaltung verlierst.
Wie stellst du Zahlungsbedingungen auf? (Schritt für Schritt)
Bestimme dein Risikoprofil je Kundentyp
Neue Privatekunden erhalten andere Bedingungen als etablierte Geschäftskunden. Je größer das Risiko, desto mehr Anzahlung forderst du.
Berechne deinen Cashflow-Bedarf
Addiere auf, wie viel du für Einkauf und Personal vorlegst. Fordere mindestens diesen Betrag als Anzahlung, idealerweise mehr für unvorhergesehene Kosten.
Setze alles schriftlich in dein Angebot
Nenne Zahlungsbeträge, Fristen, Stornobedingungen und Gebühren für verspätete Zahlung. Lasse den Kunden zur Zustimmung unterzeichnen.
✨ Pro tip
Sende 3 Tage vor dem Event eine Zahlungserinnerung für den Restbetrag. Dies vermeidet Stress am Event-Tag selbst und verbessert deinen Cashflow.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Anzahlung kann ich fordern, ohne Kunden abzuschrecken?
30-50% ist in der Gastronomie üblich. Erkläre, dass dies normal ist wegen der hohen Einkaufskosten. Professionelle Kunden verstehen das.
Was, wenn ein Kunde die Anzahlung verweigert?
Dann ist es ein Risikokunde. Erwäge, nicht zu liefern oder fordere 100% Vorauszahlung. Besser kein Auftrag als ein Zahlungsausfallrisiko.
Darf ich Zinsen bei verspäteter Zahlung berechnen?
Ja, gesetzliche Zinsen sind erlaubt (derzeit 2% + EZB-Satz). Nenne dies in deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Wie vermeide ich Diskussionen über Zahlungsbedingungen?
Setze alles klar in dein Angebot und lasse den Kunden unterzeichnen. Erkläre, warum Anzahlung nötig ist (Einkauf, Personal).
Was bei Stornierung durch Corona oder höhere Gewalt?
Nimm eine Klausel für höhere Gewalt in deine Bedingungen auf. Du kannst bereits entstandene Kosten weitergeben (bestellte Zutaten).
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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