Een cateringofferte bestaat uit veel meer dan alleen de foodkosten. Personeel, transport en opbouw kunnen snel 40-60% van je totale kosten uitmaken. Hier ontdek je stap-voor-stap hoe je een volledige offerte berekent die alle kosten dekt én winst oplevert.
De 5 kostenposten van catering
Elke complete cateringofferte bevat deze onderdelen:
- Foodkosten - ingrediënten en bereiding
- Personeel - koks, bediening, afwas
- Transport - brandstof, tijd, voertuigkosten
- Materiaal - servies, warmhoudapparatuur, decoratie
- Opbouw/afbouw - tijd en mankracht ter plaatse
? Voorbeeld: Bedrijfslunch 50 personen
Luxe lunchbuffet op locatie, 2 uur service:
- Food per persoon: €18,50
- Personeel (2 personen, 5 uur): €200
- Transport (heen/terug): €45
- Materiaal (warmhoudpannen, servies): €85
- Opbouw/afbouw: €120
Totale kosten: €1.375 (€27,50 per persoon)
Stap 1: Bereken je foodkosten per persoon
Begin met je foodcost per persoon. Dit omvat je ingrediëntkosten inclusief een veiligheidsmarge voor no-shows.
Reken 5-10% extra voor uitval. Komen er van de 50 geplande gasten maar 45? Dan heb je alsnog je kosten gedekt.
⚠️ Let op:
Buffetten hebben vaak 15-25% verspilling. Gasten scheppen meer op dan ze opeten, of gerechten blijven over. Calculeer dit mee in je foodcost.
Stap 2: Bereken personeel en tijd
Personeel vormt vaak je grootste kostenpost na food. Reken niet alleen de eventtijd, maar ook:
- Voorbereiding - inkopen, prep, inladen
- Reistijd - heen en terug
- Service - opbouw, bediening, afbouw
- Nawerk - schoonmaken, uitladen
Standaardtarieven: €20-25 per uur voor servicepersoneel, €25-30 per uur voor koks. Na dit te hebben bijgehouden bij tientallen horecazaken blijken deze tarieven realistisch voor de meeste regio's.
? Voorbeeld: Personeelsberekening
Event van 16:00-20:00 (4 uur), 2 personen nodig:
- Voorbereiding: 2 uur × 2 personen = 4 uur
- Reistijd: 1 uur × 2 personen = 2 uur
- Service: 4 uur × 2 personen = 8 uur
- Afbouw: 1 uur × 2 personen = 2 uur
Totaal: 16 uur × €22,50 = €360
Stap 3: Transport en materiaalkosten
Transport bereken je op basis van kilometers en tijd. Gebruikelijk: €0,35-0,50 per kilometer plus €20-25 per uur voor de chauffeur.
Materiaalkosten zijn doorgaans:
- Warmhoudapparatuur: €2-5 per persoon
- Extra servies/bestek: €1-3 per persoon
- Decoratie/linnen: €1-2 per persoon
- Wegwerpmateriaal: €0,50-1 per persoon
Stap 4: Marge en winstopslag
Op je totale kosten bereken je een marge van 25-35%. Dit dekt onvoorziene kosten en genereert winst.
? Voorbeeld: Complete berekening
Borrel 75 personen, 3 uur service:
- Food: 75 × €12,50 = €937,50
- Personeel: €480
- Transport: €65
- Materiaal: €180
- Subtotaal kosten: €1.662,50
- Marge 30%: €498,75
Offerteprijs: €2.161,25 (€28,82 per persoon)
Digitale hulpmiddelen
Een systeem zoals KitchenNmbrs helpt je standaard cateringmenu's vast te leggen met automatische kostprijsberekening. Zo creëer je sneller offertes zonder steeds opnieuw te hoeven rekenen.
Gerelateerde artikelen
- Wat is het verschil in kostprijsberekening tussen catering en à la carte restaurant?
- Hoe bereken ik de huurkosten van catering-apparatuur en serviesgoed?
- Hoe bereken ik de marge op een all-inclusive cateringpakket inclusief drankje?
- How do I put together a catering package per person for different budgets?
- Hoe bereken ik mijn uurtarief als zelfstandig cateraar inclusief overhead en winst?
- Hoe bereken ik de marge op een catering-offerte die ik in concurrentie maak?
- Hoe bereken ik de totale winstbijdrage van al mijn cateringevents per jaar?
- Hoe bereken ik de bijdrage van elk F&B-outlet aan de totale hotelwinstgevendheid?
- Hoe bereken ik de F&B-omzet als percentage van de totale hotelomzet?
Hoe bereken je een cateringofferte? (stap voor stap)
Bepaal je foodkosten per persoon
Bereken de ingrediëntkosten per persoon en tel er 10% bij op voor uitval en verspilling. Bij buffetten reken je vaak 15-25% extra voor wat overblijft.
Bereken alle personeelskosten
Tel op: voorbereiding + reistijd + servicetijd + afbouw. Vermenigvuldig met aantal personen en uurtarief (€20-30 per uur).
Voeg transport en materiaal toe
Reken €0,35-0,50 per kilometer plus chauffeurstijd. Materiaal is vaak €3-8 per persoon (warmhouden, servies, decoratie).
Tel alles op en voeg 25-35% marge toe
Optellen: food + personeel + transport + materiaal. Hier bovenop komt je winstmarge van 25-35% voor een gezonde cateringprijs.
✨ Pro tip
Maak een checklist van alle 23 kostenposten die je bij catering kunt hebben en controleer deze bij elke offerte. Zo vergeet je nooit meer kosten zoals parkeergeld of extra schoonmaakkosten.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Hoeveel personeel heb ik nodig voor catering?
Wat als er minder gasten komen dan gepland?
Hoe reken ik transport bij catering?
Welke marge is normaal voor catering?
Moet ik BTW apart berekenen bij catering?
Hoe bereken ik kosten voor warmhoudapparatuur?
Wat doe ik bij last-minute wijzigingen van de klant?
Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Meer in deze categorie
Gerelateerde vragen
Ontdek meer onderwerpen
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →