Le risque d'annulation est un poste de coût caché en restauration. Tu prépares pour 100 personnes, mais il n'en vient que 85. Les coûts sont là, le chiffre d'affaires non. Cela peut complètement anéantir ta marge si tu n'en tiens pas compte.
Pourquoi le risque d'annulation est coûteux
En restauration, tu prépares toujours à l'avance. Les ingrédients sont achetés, le personnel est planifié, le transport est organisé. Si les invités ne viennent pas, tu as les coûts mais pas le chiffre d'affaires.
💡 Exemple :
Devis pour 100 personnes à 35 € par personne :
- Chiffre d'affaires : 3 500 €
- Coût alimentaire (30 %) : 1 050 €
- Personnel : 800 €
- Marge : 1 650 €
Mais 15 personnes ne viennent pas :
- Chiffre d'affaires : 2 975 € (85 personnes)
- Coût alimentaire : 1 050 € (préparé pour 100)
- Personnel : 800 € (même équipe)
- Marge : 1 125 € (525 € de moins !)
Calcule ton pourcentage historique de no-show
Vérifie tes 20 derniers événements. Quel pourcentage des invités inscrits n'est pas venu ? C'est ton pourcentage moyen de no-show.
💡 Exemple de calcul :
- Inscrits : 2 000 personnes (20 événements)
- Réellement venus : 1 850 personnes
- No-show : 150 personnes = 7,5 %
Trois façons de gérer le risque d'annulation
Méthode 1 : Augmente ton prix par personne
Intègre ton pourcentage moyen de no-show dans ton prix. Avec 7,5 % de no-show, tu augmentes ton prix de 8 %.
💡 Exemple :
Prix normal : 35 € par personne
Avec buffer de no-show : 35 € × 1,08 = 37,80 € par personne
Maintenant tu peux absorber 7-8 % de no-show sans perte de marge.
Méthode 2 : Convenir d'une garantie minimale
Le client paie au minimum pour 90 % du nombre inscrit, même s'il y a moins de présents.
- 100 personnes inscrites = paiement minimum pour 90 personnes
- Il en vient 85 ? Alors tu paies pour 90
- Il en vient 95 ? Alors tu paies pour 95
Méthode 3 : Confirmation échelonnée
- 7 jours avant l'événement : communiquer les chiffres définitifs
- Préparer pour ce nombre + 5 % de buffer
- Le client paie pour le nombre communiqué
⚠️ Attention :
Mets toujours les accords sur les annulations par écrit. Inclus-les dans ton devis et fais approuver par le client.
Pourcentages de no-show par type d'événement
Différents événements ont différents pourcentages de no-show :
- Déjeuner d'entreprise : 3-8 % (les gens sont au bureau)
- Mariage : 5-12 % (la famille vient généralement)
- Apéritif sans obligation : 15-25 % (pas d'engagement)
- Déjeuner de conférence : 8-15 % (les gens s'en vont)
- Anniversaire : 10-18 % (annulations de dernière minute)
Utilise les données pour adapter ton devis
Note ton pourcentage de no-show par type d'événement. Adapte ton devis en conséquence. Une application comme KitchenNmbrs t'aide à suivre ces chiffres et à les intégrer automatiquement dans ton coût.
Comment intégrer le risque d'annulation dans ton devis ?
Calcule ton pourcentage moyen de no-show
Regarde tes 20 derniers événements. Compte le nombre total de personnes inscrites et le nombre total de personnes réellement venues. La différence est ton pourcentage de no-show.
Choisis ta méthode de gestion du risque
Augmente ton prix par personne, conviens d'une garantie minimale, ou travaille avec une confirmation échelonnée. La première méthode est la plus simple pour toi.
Intègre le buffer dans ton prix
Avec 8 % de no-show moyen, augmente ton prix de 8-10 %. Ainsi tu couvres le risque sans perte de marge. Fais de cela une partie de ton devis standard.
✨ Pro tip
Tiens un journal des no-shows par client et type d'événement. Certains clients ont structurellement plus de no-shows que d'autres. Adapte ton devis en conséquence.
Calculer vous-même ?
Dans l'application KitchenNmbrs, c'est en quelques clics. 7 jours gratuits, sans carte de crédit.
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Questions fréquentes
Dois-je toujours tenir compte des no-shows ?
Pour les événements de plus de 30 personnes, oui. Pour les petits groupes, le risque est gérable, mais pour les grands événements, 10 % de no-show peut anéantir toute ta marge.
Comment expliquer les frais d'annulation aux clients ?
Explique que tu dois acheter à l'avance et planifier le personnel. La plupart des clients comprennent, surtout si tu le communiques à l'avance.
Que faire si les clients refusent une garantie minimale ?
Augmente alors ton prix par personne de ton pourcentage moyen de no-show. Tu couvres ainsi le risque par le prix plutôt que par des garanties.
Puis-je appliquer différents pourcentages de no-show selon le type d'événement ?
Oui, c'est même recommandé. Les déjeuners d'entreprise ont moins de no-shows que les apéritifs sans obligation. Adapte ton buffer en conséquence.
Comment éviter que les clients annulent à la dernière minute ?
Demande les chiffres définitifs 7 jours avant l'événement. Prépare pour ce nombre et facture en conséquence. Ainsi tu transfères le risque au client.
⚠️ Règlement UE 1169/2011 — Information sur les allergènes — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Les informations relatives aux allergènes sur cette page sont basées sur le Règlement UE 1169/2011. Les recettes et ingrédients peuvent varier selon le fournisseur. Vérifiez toujours les informations actuelles sur les allergènes auprès de votre fournisseur et communiquez-les correctement à vos clients. KitchenNmbrs n'est pas responsable des réactions allergiques.
En France, la DGCCRF contrôle la réglementation sur les allergènes.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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