La semana pasada, un colega cáterer preparó para 120 comensales y aparecieron 95. Todos los costes estaban ahí, pero los ingresos de 25 personas, no. Su margen se evaporó de €1.800 a €450 en una tarde.
Por qué el riesgo de cancelación duele tanto
El catering obliga a preparar con antelación. Las materias primas llenan tu cámara, el personal está contratado, el transporte reservado. ¿No vienen los comensales? Pues los costes siguen ahí, pero los ingresos desaparecen.
💡 Ejemplo:
Oferta para 100 personas a €35 por persona:
- Ingresos: €3.500
- Coste de alimentos (30%): €1.050
- Personal: €800
- Margen: €1.650
Pero 15 personas no aparecen:
- Ingresos: €2.975 (85 personas)
- Coste de alimentos: €1.050 (preparado para 100)
- Personal: €800 (mismo equipo)
- Margen: €1.125 (€525 menos)
Calcula tu porcentaje histórico de no-show
Mira tus últimos 25 eventos. ¿Qué porcentaje de los inscritos apareció realmente? Ese número es tu punto de partida. Sin él, estás trabajando a ciegas.
💡 Ejemplo de cálculo:
- Inscritos: 2.200 personas (25 eventos)
- Asistentes reales: 2.035 personas
- No-show: 165 personas = 7,5%
Tres formas de cubrir el riesgo de cancelación
Método 1: Sube el precio por persona
Incorpora tu porcentaje medio de no-show al precio. Con un 7,5% de no-show, sube un 8% para ir con margen.
💡 Ejemplo:
Precio base: €35 por persona
Con buffer de no-show: €35 × 1,08 = €37,80 por persona
Así absorbes un 7-8% de no-show sin perder margen bruto.
Método 2: Garantía mínima de asistencia
El cliente paga como mínimo el 90% del número confirmado, independientemente de cuántos vengan.
- 100 personas confirmadas = paga al menos 90
- ¿Vienen 85? Paga 90
- ¿Vienen 95? Paga 95
Método 3: Confirmación por fases
- 5 días antes del evento: cifras definitivas cerradas
- Preparas para ese número más un 3% de margen de seguridad
- El cliente paga por el número confirmado
⚠️ Ojo:
Las condiciones de cancelación tienen que estar siempre por escrito. En la oferta y con la firma explícita del cliente. Sin excepciones.
Porcentajes de no-show según tipo de evento
He trabajado con todo tipo de eventos y los patrones son bastante claros. Fíjate en estas referencias:
- Almuerzo de empresa: 4-7% (los empleados están en la oficina)
- Boda: 6-11% (la familia no suele fallar)
- Cóctel informal: 18-28% (sin compromiso real)
- Almuerzo de congreso: 9-16% (la gente desaparece entre sesiones)
- Cumpleaños: 12-20% (cambios de última hora habituales)
Usa los datos para afinar tus ofertas
Registra el no-show real por tipo de evento y ajusta tu estrategia de oferta en consecuencia. Según KitchenNmbrs, las cocinas que rastrean estos datos sistemáticamente protegen entre un 4% y un 9% más de margen bruto por evento. Una herramienta como KitchenNmbrs registra estas cifras automáticamente y las aplica directamente en tus cálculos de coste.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Siempre hay que contemplar los no-shows?
¿Cómo explico los costes de cancelación a un cliente?
¿Qué hago si el cliente rechaza la garantía mínima?
¿Puedo aplicar buffers distintos según el tipo de cliente?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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