Vorige week bereidde een collega-cateraar voor 120 gasten, maar er kwamen er slechts 95. Alle kosten waren er wel, de omzet van 25 personen niet. Zijn marge verdampte van €1.800 naar €450.
Waarom annuleringsrisico kostbaar is
Catering betekent vooraf bereiden. Ingrediënten liggen in je koeling, personeel staat klaar, transport is geregeld. Komen gasten niet? Dan heb je wel alle kosten, maar mist de omzet.
💡 Voorbeeld:
Offerte voor 100 personen à €35 per persoon:
- Omzet: €3.500
- Foodcost (30%): €1.050
- Personeel: €800
- Marge: €1.650
Maar 15 personen komen niet:
- Omzet: €2.975 (85 personen)
- Foodcost: €1.050 (voor 100 bereid)
- Personeel: €800 (zelfde team)
- Marge: €1.125 (€525 minder!)
Bereken je historische no-show percentage
Pak je laatste 25 events. Hoeveel procent van aangemelde gasten kwam daadwerkelijk opdagen? Dit wordt je uitgangspunt.
💡 Voorbeeld berekening:
- Aangemeld: 2.200 personen (25 events)
- Werkelijk aanwezig: 2.035 personen
- No-show: 165 personen = 7,5%
Drie manieren om annuleringsrisico op te vangen
Methode 1: Verhoog je prijs per persoon
Verwerk je gemiddelde no-show percentage in je prijs. Bij 7,5% no-show verhoog je met 8% om veilig te zitten.
💡 Voorbeeld:
Basisprijs: €35 per persoon
Met no-show buffer: €35 × 1,08 = €37,80 per persoon
Nu vang je 7-8% no-show op zonder margeverlies.
Methode 2: Minimumgarantie afspreken
Klant betaalt voor minimaal 90% van het aangemelde aantal, ongeacht hoeveel er komen.
- 100 personen aangemeld = betalen voor minimaal 90
- 85 aanwezig? Betaal voor 90
- 95 aanwezig? Betaal voor 95
Methode 3: Gefaseerde bevestiging
- 5 dagen voor event: definitieve aantallen vastleggen
- Bereid voor dit aantal + 3% veiligheidsmarge
- Klant betaalt voor vastgelegde aantal
⚠️ Let op:
Zet annuleringsvoorwaarden altijd zwart-op-wit. In je offerte én laat klant expliciet akkoord gaan.
No-show percentages per type event
Vanuit jarenlange ervaring in professionele keukens zie je duidelijke patronen per eventtype:
- Bedrijfslunch: 4-7% (werknemers zijn aanwezig op kantoor)
- Bruiloft: 6-11% (familie laat je niet zitten)
- Vrijblijvende borrel: 18-28% (geen echte verplichting)
- Conferentie lunch: 9-16% (mensen verdwijnen tussen sessies)
- Verjaardag: 12-20% (laatste moment wijzigingen)
Gebruik data om je offerte aan te passen
Track per eventtype wat je werkelijke no-show is. Pas daarop je offertestrategie aan. Een tool zoals KitchenNmbrs houdt deze cijfers automatisch bij en rekent ze door in je kostprijsberekening.
Hoe reken je annuleringsrisico door in je offerte?
Bereken je gemiddelde no-show percentage
Kijk naar je laatste 20 events. Tel het totaal aantal aangemelde personen en het totaal aantal werkelijk gekomen personen. Het verschil is je no-show percentage.
Kies je risico-methode
Verhoog je prijs per persoon, spreek een minimumgarantie af, of werk met gefaseerde bevestiging. De eerste methode is het eenvoudigst voor jezelf.
Reken de buffer door in je prijs
Bij 8% gemiddelde no-show verhoog je je prijs met 8-10%. Zo vang je het risico op zonder margeverlies. Maak dit onderdeel van je standaard offerte.
✨ Pro tip
Analyseer je no-show data per maand: december heeft 23% meer no-shows door ziekte en vakantie, september juist 18% minder. Pas je bufferpercentages seizoensgebonden aan.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Moet ik altijd rekening houden met no-shows?
Bij events vanaf 40 personen zeker. Kleinere groepen zijn overzichtelijker, maar bij grote events kan 12% no-show je complete marge vernietigen. De impact wordt exponentieel groter.
Hoe leg ik annuleringskosten uit aan klanten?
Vertel dat je 48 uur vooraf moet inkopen en personeel inplannen. Toon je inkooplijst en personeelsplanning. Transparantie werkt beter dan vage uitleg over 'kosten'.
Wat als klanten weigeren een minimumgarantie?
Dan verhoog je automatisch je prijs per persoon met je gemiddelde no-show percentage. Leg uit: garantie geven betekent lagere prijs, geen garantie betekent hogere prijs.
Kan ik verschillende buffers hanteren per klanttype?
Absoluut verstandig. Sommige bedrijven hebben structureel 15% no-show, andere slechts 3%. Houd per klant bij wat hun patroon is en pas je buffer daarop aan.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →