Ausfallrisiko ist eine versteckte Kostenposition beim Catering. Du bereitest für 100 Personen vor, aber es kommen nur 85. Die Kosten sind da, der Umsatz nicht. Das kann deine Marge komplett aufzehren, wenn du es nicht berücksichtigst.
Warum Ausfallrisiko teuer ist
Beim Catering bereitest du immer im Voraus. Zutaten sind gekauft, Personal ist eingeplant, Transport ist organisiert. Wenn Gäste nicht kommen, hast du die Kosten, aber nicht den Umsatz.
💡 Beispiel:
Angebot für 100 Personen à €35 pro Person:
- Umsatz: €3.500
- Lebensmittelkosten (30%): €1.050
- Personal: €800
- Marge: €1.650
Aber 15 Personen kommen nicht:
- Umsatz: €2.975 (85 Personen)
- Lebensmittelkosten: €1.050 (für 100 vorbereitet)
- Personal: €800 (gleiches Team)
- Marge: €1.125 (€525 weniger!)
Berechne deinen historischen Ausfallprozentsatz
Überprüfe deine letzten 20 Events. Wie viel Prozent der angemeldeten Gäste sind nicht gekommen? Das ist dein durchschnittlicher Ausfallprozentsatz.
💡 Beispielberechnung:
- Angemeldet: 2.000 Personen (20 Events)
- Tatsächlich gekommen: 1.850 Personen
- Ausfälle: 150 Personen = 7,5%
Drei Wege, um Ausfallrisiko abzufedern
Methode 1: Erhöhe deinen Preis pro Person
Rechne deinen durchschnittlichen Ausfallprozentsatz in deinen Preis ein. Bei 7,5% Ausfallquote erhöhst du deinen Preis um 8%.
💡 Beispiel:
Normaler Preis: €35 pro Person
Mit Ausfallpuffer: €35 × 1,08 = €37,80 pro Person
Jetzt kannst du 7-8% Ausfälle ohne Margenverlust abfedern.
Methode 2: Mindestgarantie vereinbaren
Kunde zahlt mindestens für 90% der angemeldeten Anzahl, auch wenn weniger kommen.
- 100 Personen angemeldet = mindestens für 90 Personen zahlen
- Kommen 85? Dann zahlst du für 90
- Kommen 95? Dann zahlst du für 95
Methode 3: Gestaffelte Bestätigung
- 7 Tage vor Event: endgültige Anzahlen mitteilen
- Bereite für diese Anzahl + 5% Puffer vor
- Kunde zahlt für mitgeteilte Anzahl
⚠️ Achtung:
Mache Absprachen über Ausfälle immer schriftlich. Setze es in dein Angebot und lass den Kunden zustimmen.
Ausfallprozentsätze nach Event-Typ
Verschiedene Events haben unterschiedliche Ausfallprozentsätze:
- Geschäftslunch: 3-8% (Menschen sind im Büro)
- Hochzeit: 5-12% (Familie kommt meist)
- Lockerer Empfang: 15-25% (keine Verpflichtung)
- Konferenzlunch: 8-15% (Menschen gehen weg)
- Geburtstag: 10-18% (Last-Minute-Absagen)
Nutze Daten, um dein Angebot anzupassen
Notiere deinen Ausfallprozentsatz pro Event-Typ. Passe dein Angebot danach an. Eine App wie KitchenNmbrs hilft dir, diese Zahlen zu verfolgen und automatisch in deine Kostenkalkulation einzurechnen.
Wie rechnest du Ausfallrisiko in dein Angebot ein?
Berechne deinen durchschnittlichen Ausfallprozentsatz
Schau dir deine letzten 20 Events an. Zähle die Gesamtzahl der angemeldeten Personen und die Gesamtzahl der tatsächlich gekommenen Personen. Die Differenz ist dein Ausfallprozentsatz.
Wähle deine Risiko-Methode
Erhöhe deinen Preis pro Person, vereinbare eine Mindestgarantie, oder arbeite mit gestaffelter Bestätigung. Die erste Methode ist für dich am einfachsten.
Rechne den Puffer in deinen Preis ein
Bei 8% durchschnittlicher Ausfallquote erhöhst du deinen Preis um 8-10%. So fängst du das Risiko ab ohne Margenverlust. Mache dies Teil deines Standard-Angebots.
✨ Pro tip
Führe ein Ausfallprotokoll pro Kunde und Event-Typ. Manche Kunden haben strukturell mehr Ausfälle als andere. Passe dein Angebot danach an.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich immer Ausfälle berücksichtigen?
Bei Events über 30 Personen ja. Bei kleineren Gruppen ist das Risiko überschaubar, aber bei großen Events kann 10% Ausfallquote deine ganze Marge aufzehren.
Wie erkläre ich Ausfallkosten den Kunden?
Erkläre, dass du im Voraus einkaufen und Personal einplanen musst. Die meisten Kunden verstehen das, besonders wenn du es vorher kommunizierst.
Was wenn Kunden eine Mindestgarantie ablehnen?
Dann erhöhst du deinen Preis pro Person um deinen durchschnittlichen Ausfallprozentsatz. So deckst du das Risiko über den Preis statt über Garantien ab.
Kann ich unterschiedliche Ausfallprozentsätze pro Event-Typ verwenden?
Ja, das ist sogar sinnvoll. Geschäftslunches haben weniger Ausfälle als lockere Empfänge. Passe deinen Puffer danach an.
Wie verhindere ich Last-Minute-Absagen?
Fordere 7 Tage vor dem Event endgültige Anzahlen an. Bereite für diese Anzahl vor und rechne dafür ab. So verschiebst du das Risiko zum Kunden.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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