Les frais de location d'équipements et de vaisselle de restauration sont un poste de coûts important souvent sous-estimé. De nombreux traiteurs oublient d'inclure ces frais dans leur calcul, ce qui fait fondre leur marge. Dans cet article, tu apprendras étape par étape comment calculer correctement ces coûts et les répercuter dans ta tarification.
Pourquoi inclure les frais de location dans ton calcul ?
En restauration, tu travailles souvent avec des équipements et de la vaisselle que tu n'as pas habituellement à la maison. Pense aux chauffe-plats, aux réchauds de service, aux verres supplémentaires, aux serviettes en tissu ou aux tables spéciales. Tu loues généralement ces articles par jour ou par événement.
⚠️ Attention :
Les frais de location peuvent atteindre 10-15% de tes coûts totaux d'événement. Si tu oublies de les inclure, tu ne gagneras peut-être rien sur l'événement.
Quels frais de location dois-tu inclure ?
Tous les articles supplémentaires dont tu as besoin pour l'événement, mais que tu n'as pas habituellement dans ta cuisine :
- Équipements de maintien au chaud : réchauds de service, chauffe-plats, bain-marie
- Réfrigération : réfrigérateurs supplémentaires, machines à glaçons, vitrines réfrigérées
- Vaisselle : assiettes, verres, couverts, cuillères de service
- Linge : nappes, serviettes, torchons
- Transport : conteneurs isothermes, boîtes de transport
- Mobilier : tables, chaises, parasols (si tu les fournis)
Calcul de base des frais de location
La formule est simple, mais tu dois inclure tous les éléments :
Frais de location totaux = (Prix de location par jour × Nombre de jours) + Frais de livraison + Caution (temporaire)
💡 Exemple de calcul :
Mariage pour 120 personnes, tu as besoin de vaisselle supplémentaire :
- Assiettes (120 pièces) : €45 par jour
- Verres (240 pièces) : €60 par jour
- Couverts (120 sets) : €35 par jour
- Réchauds de service (4 pièces) : €80 par jour
- Livraison aller/retour : €75
Total : €220 + €75 = €295 frais de location
Répercuter les frais de location par personne
Pour ton coût par personne, tu convertis les frais de location en un montant par invité :
Frais de location par personne = Frais de location totaux / Nombre d'invités
💡 Exemple :
€295 frais de location / 120 invités = €2,46 par personne
Tu ajoutes ce montant à ton coût alimentaire et tes coûts de main-d'œuvre pour obtenir le coût total par personne.
Risques et coûts supplémentaires
Pense aussi à ces postes de coûts supplémentaires souvent oubliés :
- Caution : généralement 20-50% de la valeur de location, tu la récupères
- Dommages/perte : les verres cassés ou les couverts manquants sont déduits de la caution
- Prolongation : si l'événement s'éternise, tu paies parfois une journée supplémentaire
- Frais de nettoyage : certains loueurs facturent des frais supplémentaires pour les articles sales
⚠️ Attention :
Prévois toujours 5-10% supplémentaires pour les frais de location imprévus ou les dommages. Cela t'évite de perdre de l'argent sur l'événement.
Frais de location dans ton coût total
Ton coût total par personne se compose de plusieurs éléments :
- Coût alimentaire : ingrédients par personne
- Coûts de main-d'œuvre : cuisine, service, nettoyage
- Frais de location : équipements et vaisselle
- Transport : carburant, temps, usure
- Frais généraux : assurance, administration
💡 Exemple complet :
Coût par personne pour un déjeuner d'entreprise (80 personnes) :
- Coût alimentaire : €12,50
- Main-d'œuvre : €8,00
- Location vaisselle/maintien au chaud : €1,75
- Transport : €1,25
- Frais généraux : €1,50
Coût total : €25,00 par personne
Conseils pour réduire les frais de location
Avec ces stratégies, tu peux réduire tes frais de location :
- Fournisseur régulier : avec des achats réguliers, tu obtiens souvent une réduction
- Location multi-jours : souvent moins cher que des jours isolés
- Transport personnel : économise les frais de livraison, mais coûte du temps
- Forfaits standard : généralement moins chers que les articles individuels
- Timing : en semaine c'est souvent moins cher qu'en fin de semaine
Outils numériques
Avec un système comme KitchenNmbrs, tu peux suivre tous tes postes de coûts par événement, y compris les frais de location. Tu vois ainsi immédiatement si ton événement est rentable et tu n'oublies aucun poste de coûts.
Comment calculer les frais de location pour la restauration ? (étape par étape)
Fais une liste de tous les articles à louer
Note les équipements, la vaisselle et le mobilier dont tu as besoin et que tu ne possèdes pas. Pense aux équipements de maintien au chaud, aux assiettes supplémentaires, aux verres, aux couverts et aux matériaux de transport. Compte aussi le nombre de pièces dont tu as besoin pour chaque article.
Demande des devis à plusieurs loueurs
Appelle au moins 2-3 loueurs d'événements pour les prix par jour. Demande aussi les frais de livraison, la caution et les frais de nettoyage éventuels. Compare non seulement les prix journaliers mais aussi les frais de service.
Calcule les frais de location totaux et divise par le nombre d'invités
Additionne tous les frais de location (prix journalier × nombre de jours + livraison + caution). Divise ce montant par le nombre d'invités pour obtenir tes frais de location par personne. Ajoute-le à ton coût alimentaire et tes coûts de main-d'œuvre.
✨ Pro tip
Prends des photos de tous les articles loués à la livraison et à la reprise. Cela évite les discussions sur les dommages et te facilite les choses avec la caution.
Calculer vous-même ?
Dans l'application KitchenNmbrs, c'est en quelques clics. 7 jours gratuits, sans carte de crédit.
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Questions fréquentes
Dois-je inclure la caution dans mon coût ?
Non, tu récupères la caution si tout revient intact. Prévois quand même 5-10% supplémentaires pour les dommages ou les pertes éventuels, car cela sera déduit de ta caution.
Comment calculer les frais de location si le nombre d'invités n'est pas encore fixé ?
Travaille avec le nombre d'invités prévu et intègre une marge de 10-15%. Avec moins d'invités, tes coûts par personne augmentent ; avec plus d'invités, ils diminuent. Rends cela clair dans ton devis.
Puis-je répercuter les frais de location séparément au client ?
C'est possible, mais c'est plus transparent d'inclure tout dans un prix unique par personne. Les clients trouvent souvent les postes de coûts séparés désagréables et cela rend la comparaison avec les concurrents plus difficile.
Que faire si le loueur livre en retard ou oublie des articles ?
Établis des accords clairs sur les délais de livraison et la complétude. En cas de problème, tu as droit à une réduction ou une indemnisation, mais cela n'aide pas ton événement. Travaille donc avec des loueurs fiables.
Les frais de location sont-ils déductibles de la TVA ?
Oui, les frais de location sont des frais commerciaux ordinaires que tu peux déduire. Le loueur facture 21% de TVA sur la location, que tu peux récupérer auprès de l'administration fiscale en tant qu'entrepreneur.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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