Le transport, la mise en place et le démontage sont des coûts cachés lors d'événements qui peuvent réduire votre marge bénéficiaire. De nombreux traiteurs oublient de facturer ces coûts, ce qui les fait perdre de l'argent sans le savoir. Dans cet article, tu apprendras étape par étape comment facturer correctement tous les coûts supplémentaires dans ton prix d'événement.
Pourquoi le transport et la mise en place sont souvent sous-estimés
Dans un restaurant, tu sais exactement ce que tu dépenses : les ingrédients, le personnel dans ta propre cuisine, les frais fixes. Lors d'événements, il y a des coûts supplémentaires que tu oublies facilement.
⚠️ Attention :
Un événement de 3 heures peut coûter 8 heures à ton équipe : 2 heures de mise en place, 3 heures d'événement, 2 heures de démontage, plus le temps de trajet. Si tu ne le facturas pas, tu ne gagnes rien.
Les 5 postes de coûts pour les événements
Chaque événement a ces postes de coûts que tu dois facturer :
- Ingrédients : ton coût alimentaire normal
- Transport : carburant, usure, temps
- Mise en place : personnel sur place
- Service pendant l'événement : service, cuisine
- Démontage : nettoyage, retour
Calculer les frais de transport
Le transport, c'est plus que juste le carburant. Utilise cette formule :
Frais de transport = (Kilomètres × €0,35) + (Temps × Tarif horaire du chauffeur)
💡 Exemple :
Événement à 40 km de distance, aller-retour = 80 km
- Kilomètres : 80 × €0,35 = €28
- Temps de trajet : 2 heures × €25/heure = €50
Frais de transport totaux : €78
Les €0,35 par kilomètre couvrent le carburant, l'assurance, l'entretien et l'amortissement de ta camionnette. C'est un tarif courant pour un usage professionnel.
Facturer la mise en place et le démontage
La mise en place et le démontage coûtent du temps à ton personnel. Facture toutes les heures au tarif horaire normal :
- Mise en place : installer les tables, les chauffe-plats, la mise en place
- Démontage : nettoyer, ranger, charger le matériel
- Temps supplémentaire : retards imprévus (toujours compter 30 minutes de plus)
💡 Exemple :
Buffet pour 50 personnes, 2 membres du personnel :
- Mise en place : 1,5 heure × 2 personnes × €25/heure = €75
- Service : 3 heures × 2 personnes × €25/heure = €150
- Démontage : 1 heure × 2 personnes × €25/heure = €50
- Temps supplémentaire : 0,5 heure × 2 personnes × €25/heure = €25
Frais de personnel totaux : €300
Coûts de matériel et location
N'oublie pas les équipements supplémentaires dont tu as besoin pour les événements :
- Chauffe-plats : location ou amortissement du matériel personnel
- Vaisselle supplémentaire : si tu en as besoin de plus que ce que tu as
- Décoration de table : nappes, bougies, fleurs
- Jetables : si le lieu n'a pas de possibilité de lavage
Compte €2-5 par personne pour cela, selon le niveau de ton événement.
La formule totale pour les prix d'événements
Ton coût total par personne devient :
Coût = Ingrédients + (Transport ÷ Nombre de convives) + (Personnel ÷ Nombre de convives) + (Matériel ÷ Nombre de convives)
💡 Exemple :
Buffet pour 50 personnes :
- Ingrédients : €12 par personne
- Transport : €78 ÷ 50 = €1,56 par personne
- Personnel : €300 ÷ 50 = €6 par personne
- Matériel : €3 par personne
Coût : €22,56 par personne
À un prix de vente de €35 par personne, tu as une marge de €12,44 par personne. C'est une marge de 35,5% - excellent pour la restauration.
Intégrer les facteurs de risque
Les événements sont plus risqués que ton restaurant. Ajoute donc une majoration de risque de 10-15% :
⚠️ Attention :
Les défaillances, les embouteillages, les équipements cassés - lors d'événements, plus de choses peuvent mal tourner. Une majoration de risque de 10% sur ton coût couvre ces frais imprévus.
Appliquer un montant minimum
Pour les petits événements (moins de 20 personnes), tu ferais mieux d'appliquer un montant minimum. Sinon, tu ne gagnes pas assez sur les frais fixes :
- Transport : coûte la même chose pour 10 ou 50 personnes
- Mise en place : minimum 1 heure, même pour un petit groupe
- Montant minimum : par exemple €500 pour les événements de moins de 20 personnes
Ainsi, tu évites de perdre de l'argent sur les petits travaux.
Comment calculer les coûts d'événement ? (étape par étape)
Calcule tes frais de transport
Additionne les kilomètres (aller-retour) et multiplie par €0,35. Ajoute le temps de trajet (heures × tarif horaire du chauffeur). Cela couvre le carburant, l'usure et le temps.
Calcule toutes les heures de personnel
Additionne mise en place + service + démontage + 30 minutes supplémentaires. Multiplie par nombre de personnes × tarif horaire. N'oublie pas d'inclure le temps de trajet du personnel.
Divise les frais fixes par le nombre de convives
Le transport et la mise en place sont des frais fixes. Divise-les par le nombre de convives pour obtenir le coût par personne. Ajoute cela à ton coût d'ingrédients normal par personne.
Ajoute une majoration de risque
Ajoute 10-15% de majoration de risque à ton coût. Les événements ont plus de coûts imprévus que ton restaurant. Ce buffer prévient les pertes en cas de problème.
✨ Pro tip
Crée une checklist standard avec tous les postes de coûts par type d'événement. Ainsi, tu n'oublieras jamais rien à facturer et tu pourras faire des devis rapidement.
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Questions fréquentes
Dois-je facturer séparément le temps de trajet du personnel ?
Oui, si le personnel se rend lui-même sur le lieu, facture son temps de trajet au tarif horaire normal. Plus éventuellement une indemnité kilométrique de €0,23 par km.
Que faire si l'événement dure plus longtemps que prévu ?
Conviens à l'avance des heures supplémentaires dans ton contrat. Généralement €35-50 par heure par personne pour le service au-delà du temps convenu. Inclus cela dans ton devis.
Comment calculer les coûts du matériel que j'ai déjà ?
Calcule l'amortissement : prix d'achat divisé par le nombre d'utilisations prévu. Chauffe-plat de €800 utilisé 200 fois = €4 par événement.
Puis-je facturer le transport forfaitairement ?
Oui, beaucoup de traiteurs facturent €50-100 de transport dans un rayon de 25 km, au-delà par km supplémentaire. Assure-toi que tu couvres tes coûts à ta distance moyenne.
Que faire si le client fait lui-même la mise en place ?
Alors ce poste disparaît. Mais vérifie que tu ne perds vraiment pas de temps pour les explications, le contrôle ou les instructions supplémentaires. Ce temps, tu le facturas.
Comment éviter que les petits événements ne soient déficitaires ?
Applique un montant minimum de €400-600. Les frais fixes comme le transport et la mise en place sont les mêmes pour 8 ou 80 personnes. Les petits groupes doivent les partager.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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