El transporte y el montaje destrozan la rentabilidad de tus eventos antes de que te des cuenta. Los caterers calculan ingredientes pero olvidan las horas que desaparecen en logística. Así te aseguras de que cada minuto queda compensado.
Por qué el transporte y el montaje se subestiman
Los costes de un restaurante son predecibles: ingredientes, personal de cocina, gastos generales. Pero los eventos son otra historia. Están llenos de gastos extra que caen entre dos aguas.
⚠️ Ojo:
Un evento de 3 horas puede costarle a tu equipo 8 horas reales: 2 de montaje, 3 de servicio, 2 de desmontaje, más el tiempo de desplazamiento. Si no lo calculas, estás trabajando gratis.
Las 5 partidas de coste en eventos
Todo evento arrastra estas categorías de gasto que tienes que incluir en tu precio:
- Ingredientes: tu coste de alimentos habitual
- Transporte: combustible, desgaste del vehículo, tiempo de conducción
- Montaje: personal de preparación en el lugar
- Servicio durante el evento: sala y equipo de cocina
- Desmontaje: limpieza, embalaje, viaje de vuelta
Cómo calcular los costes de transporte
El transporte no es solo gasolina. Usa este cálculo:
Coste de transporte = (Kilómetros × 0,35€) + (Tiempo × Tarifa horaria del conductor)
💡 Ejemplo:
Evento a 40 km, ida y vuelta = 80 km
- Kilómetros: 80 × 0,35€ = 28€
- Tiempo de conducción: 2 h × 25€/h = 50€
Total transporte: 78€
Esos 0,35€ por kilómetro cubren combustible, seguro, mantenimiento y depreciación del vehículo. La tarifa empresarial tiene su razón de ser.
Cómo repercutir los costes de montaje y desmontaje
Montaje y desmontaje devoran horas valiosas de tu personal. Calcula cada minuto a su tarifa horaria normal:
- Montaje: colocación de mesas, instalación de equipos, trabajos de preparación
- Desmontaje: limpieza, embalaje, carga de equipos
- Tiempo de margen: imprevistos y retrasos (añade siempre 30 minutos extra)
💡 Ejemplo:
Buffet para 50 personas, 2 empleados:
- Montaje: 1,5 h × 2 personas × 25€/h = 75€
- Servicio: 3 h × 2 personas × 25€/h = 150€
- Desmontaje: 1 h × 2 personas × 25€/h = 50€
- Tiempo de margen: 0,5 h × 2 personas × 25€/h = 25€
Total personal: 300€
Costes de material y alquiler
No te olvides del material extra que exigen los eventos:
- Equipos de mantenimiento de temperatura: alquiler o amortización del equipo propio
- Vajilla adicional: si tu stock no es suficiente
- Decoración de mesas: mantelerías, centros florales, elementos de ambiente
- Material desechable: para locales sin zona de lavado
Calcula entre 2€ y 5€ por persona para estos extras, según el nivel del evento. La verdad es que uno de los puntos ciegos más habituales en la gestión de cocina es subestimar estos costes aparentemente pequeños que se acumulan rápido. Según KitchenNmbrs, ignorar estas partidas es la principal causa de pérdidas en catering de eventos.
La fórmula completa para el precio de eventos
Tu coste total por persona queda así:
Coste por persona = Ingredientes + (Transporte ÷ Nº de comensales) + (Personal ÷ Nº de comensales) + (Material ÷ Nº de comensales)
💡 Ejemplo:
Buffet para 50 personas:
- Ingredientes: 12€ por persona
- Transporte: 78€ ÷ 50 = 1,56€ por persona
- Personal: 300€ ÷ 50 = 6€ por persona
- Material: 3€ por persona
Coste total: 22,56€ por persona
Con un precio de venta de 35€ por persona tienes 12,44€ de margen por comensal. Eso es un margen bruto del 35,5% — sólido para trabajo de catering.
Añadir un factor de riesgo
Los eventos generan más incertidumbre que el servicio en sala. Añade una prima de riesgo del 10-15%:
⚠️ Ojo:
No-shows, atascos, averías de equipo — la ley de Murphy adora los eventos. Un recargo de riesgo del 10% sobre tu coste amortigua estos golpes inesperados.
Usar una factura mínima
Los eventos pequeños (menos de 20 personas) necesitan una facturación mínima. Si no, los costes fijos destruyen tu rentabilidad:
- Transporte: el coste es el mismo sirvas a 10 o a 50 comensales
- Montaje: mínimo 1 hora independientemente del tamaño del grupo
- Factura mínima: fíjala en 500€ para eventos de menos de 20 personas
Este suelo evita que pierdas dinero en trabajos pequeños. He visto a caterers con años de experiencia arruinar su rentabilidad anual por aceptar eventos pequeños sin mínimo. No cometas ese error.
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En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Debo calcular el tiempo de desplazamiento del personal por separado?
¿Qué pasa si el evento se alarga más de lo previsto?
¿Cómo calculo el coste de equipos que ya son míos?
¿Puedo cobrar el transporte como tarifa fija?
¿Qué pasa si el cliente hace el montaje él mismo?
¿Cómo cobro los cambios de última hora del cliente?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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