Transport, Auf- und Abbau sind versteckte Kosten bei Events, die deine Gewinnmarge aufzehren können. Viele Caterer vergessen, diese Kosten einzukalkulieren, wodurch sie unbewusst Geld verlieren. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du alle zusätzlichen Kosten korrekt in deinen Eventpreis einkalkulierst.
Warum Transport und Auf- und Abbau oft unterschätzt werden
In einem Restaurant weißt du genau, was dich kostet: Zutaten, Personal in deiner eigenen Küche, Fixkosten. Bei Events kommen zusätzliche Kosten hinzu, die du leicht vergisst.
⚠️ Achtung:
Ein Event von 3 Stunden kann dein Team 8 Stunden kosten: 2 Stunden Aufbau, 3 Stunden Event, 2 Stunden Abbau, plus Fahrtzeit. Wenn du das nicht einkalkulierst, verdienst du nichts.
Die 5 Kostenpositionen bei Events
Jedes Event hat diese Kostenpositionen, die du durchberechnen musst:
- Zutaten: deine normale Lebensmittelkostenquote
- Transport: Kraftstoff, Verschleiß, Zeit
- Aufbau: Personal vor Ort
- Service während des Events: Bedienung, Küche
- Abbau: Aufräumen, Rückfahrt
Transportkosten berechnen
Transport besteht aus mehr als nur Kraftstoff. Rechne mit dieser Formel:
Transportkosten = (Kilometer × €0,35) + (Zeit × Stundensatz Fahrer)
💡 Beispiel:
Event in 40 km Entfernung, Hin- und Rückfahrt = 80 km
- Kilometer: 80 × €0,35 = €28
- Fahrtzeit: 2 Stunden × €25/Stunde = €50
Gesamttransport: €78
Die €0,35 pro Kilometer decken Kraftstoff, Versicherung, Wartung und Abschreibung deines Transporters. Dies ist ein üblicher Satz für geschäftliche Nutzung.
Auf- und Abbau durchberechnen
Auf- und Abbau kosten Zeit deines Personals. Rechne alle Stunden gegen ihren normalen Stundensatz:
- Aufbau: Tische eindecken, Wärmebehälter installieren, Mise-en-place
- Abbau: Aufräumen, Reinigen, Materialien laden
- Zusätzliche Zeit: unvorhergesehene Verzögerungen (immer 30 Minuten extra einplanen)
💡 Beispiel:
Buffet für 50 Personen, 2 Mitarbeiter:
- Aufbau: 1,5 Stunden × 2 Personen × €25/Stunde = €75
- Service: 3 Stunden × 2 Personen × €25/Stunde = €150
- Abbau: 1 Stunde × 2 Personen × €25/Stunde = €50
- Zusätzliche Zeit: 0,5 Stunden × 2 Personen × €25/Stunde = €25
Gesamtpersonal: €300
Materialkosten und Miete
Vergiss nicht die zusätzlichen Materialien, die du für Events brauchst:
- Wärmebehälter: Miete oder Abschreibung eigenes Material
- Zusätzliches Geschirr: wenn du mehr brauchst als du hast
- Tischdekoration: Tischdecken, Kerzen, Blumen
- Einwegartikel: wenn der Ort keine Spülmöglichkeit hat
Rechne hierfür €2-5 pro Person, je nach Niveau deines Events.
Die Gesamtformel für Eventpreise
Dein Gesamtkostenpreis pro Person wird:
Kostenpreis = Zutaten + (Transport ÷ Anzahl Gäste) + (Personal ÷ Anzahl Gäste) + (Material ÷ Anzahl Gäste)
💡 Beispiel:
Buffet für 50 Personen:
- Zutaten: €12 pro Person
- Transport: €78 ÷ 50 = €1,56 pro Person
- Personal: €300 ÷ 50 = €6 pro Person
- Material: €3 pro Person
Kostenpreis: €22,56 pro Person
Bei einem Verkaufspreis von €35 pro Person hast du €12,44 Marge pro Person. Das ist eine Marge von 35,5% - sehr gut für Catering.
Risikofaktoren berücksichtigen
Events haben mehr Risiko als dein Restaurant. Rechne daher einen Risikozuschlag von 10-15%:
⚠️ Achtung:
Ausfälle, Verkehr, kaputte Geräte - bei Events kann mehr schiefgehen. Ein Risikozuschlag von 10% auf deinen Kostenpreis deckt diese unvorhergesehenen Kosten.
Mindesthonorar verwenden
Für kleine Events (unter 20 Personen) verwendest du am besten ein Mindesthonorar. Sonst verdienst du zu wenig an den Fixkosten:
- Transport: kostet gleich viel für 10 oder 50 Personen
- Aufbau: mindestens 1 Stunde, auch für kleine Gruppe
- Mindesthonorar: zum Beispiel €500 für Events unter 20 Personen
So vermeidest du, dass du bei kleinen Aufträgen Verlust machst.
Wie berechnest du Eventkosten? (Schritt für Schritt)
Berechne deine Transportkosten
Addiere Kilometer (Hin- und Rückfahrt) und multipliziere mit €0,35. Addiere dann die Fahrtzeit (Stunden × Stundensatz Fahrer). Dies deckt Kraftstoff, Verschleiß und Zeit.
Rechne alle Personalstunden aus
Addiere Aufbau + Service + Abbau + 30 Minuten Zusatzzeit. Multipliziere mit Anzahl Personen × Stundensatz. Vergiss nicht, die Fahrtzeit des Personals einzurechnen.
Teile Fixkosten durch Anzahl Gäste
Transport und Aufbau sind Fixkosten. Teile diese durch Anzahl Gäste für Kostenpreis pro Person. Addiere dies zu deinen normalen Zutatenkosten pro Person.
Füge Risikozuschlag hinzu
Addiere 10-15% Risikozuschlag zu deinem Kostenpreis. Events haben mehr unvorhergesehene Kosten als dein Restaurant. Dieser Puffer verhindert Verluste bei Problemen.
✨ Pro tip
Erstelle eine Standard-Checkliste mit allen Kostenpositionen pro Event-Typ. So vergisst du nie etwas durchzurechnen und kannst schnell Angebote erstellen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich Fahrtzeit des Personals separat berechnen?
Ja, wenn Personal selbst zur Location fährt, rechnest du ihre Fahrtzeit gegen normalen Stundensatz. Plus eventuell Kilometerentschädigung von €0,23 pro km.
Was ist, wenn das Event länger dauert als geplant?
Vereinbare Überstunden vorher in deinem Vertrag. Normalerweise €35-50 pro Stunde pro Person für Service außerhalb der vereinbarten Zeit. Setze dies in dein Angebot.
Wie berechne ich Kosten für Material, das ich bereits habe?
Rechne Abschreibung: Anschaffungspreis geteilt durch erwartete Anzahl Nutzungen. Wärmebehälter von €800, den du 200x nutzt = €4 pro Event.
Kann ich Transport pauschal berechnen?
Ja, viele Caterer rechnen €50-100 Transport innerhalb von 25 km, darüber hinaus pro km extra. Stelle sicher, dass du bei deiner durchschnittlichen Entfernung kostendeckend bist.
Was ist, wenn der Kunde selbst Aufbau macht?
Dann entfällt diese Kostenposition. Aber prüfe, ob du wirklich keine Zeit für Erklärungen, Kontrolle oder zusätzliche Anweisungen brauchst. Diese Zeit rechnest du durch.
Wie verhindere ich, dass kleine Events Verlust machen?
Verwende ein Mindesthonorar von €400-600. Fixkosten wie Transport und Aufbau sind gleich für 8 oder 80 Personen. Kleine Gruppen müssen dies mitbezahlen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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