El 73% de los caterers cobra sistemáticamente márgenes insuficientes porque ignora costes que no aparecen en la ficha técnica. Muchos profesionales miran solo el coste de alimentos y olvidan que el catering arrastra más partidas de gasto que el servicio en sala. Así pierdes encargos frente a competidores que sí calculan bien.
Los costes ocultos del catering
El catering parece sencillo: cocinar y servir fuera. Pero hay costes adicionales que debes incluir para que el evento sea rentable:
- Transporte: combustible, desgaste del vehículo, tiempo de desplazamiento
- Montaje y desmontaje: horas extra de personal
- Material: mesas calientes, chafing dishes, vajilla
- Riesgo: no-shows, cambios de tiempo en eventos al aire libre
- Tiempo de preparación: la mise en place suele ser mayor que en servicio habitual
⚠️ Aviso:
Muchos caterers solo repercuten el coste de alimentos y se olvidan de las horas extra. El margen parece un 30%, pero al final no queda nada.
Calcula tu coste total por persona
En catering se trabaja por comensal, no por plato. Eso te da perspectiva cuando cambia el número de asistentes.
Fórmula del coste total:
Coste por persona = (Coste de alimentos + Mano de obra + Transporte + Material + Overhead) / Número de personas
💡 Ejemplo: buffet para 50 personas
Almuerzo de boda, 50 comensales, buffet de 3 servicios:
- Coste de alimentos: 12,50 € por persona
- Mano de obra (chef + ayudante, 8 h): 240 €
- Transporte (ida y vuelta + combustible): 80 €
- Material (mesas calientes, vajilla): 120 €
- Overhead (15 %): 95 €
Coste total: 1.160 € = 23,20 € por persona
Decide el margen que necesitas
El catering tiene más riesgo que el servicio en sala. Por eso muchos caterers aplican márgenes más altos:
- Restaurante: 28-35 % coste de alimentos (= 65-72 % margen)
- Catering: 25-30 % coste total (= 70-75 % margen)
- Eventos exclusivos: 20-25 % coste total (= 75-80 % margen)
Fórmula del precio de venta:
Precio de venta por persona = Coste por persona / (% de coste deseado / 100)
💡 Ejemplo: cálculo del precio
Coste: 23,20 € por persona
Margen deseado: 70 % (= 30 % de coste)
- Precio de venta sin IVA: 23,20 € / 0,30 = 77,33 €
- Precio de venta con 10 % IVA: 77,33 € × 1,10 = 85,06 €
- Redondeado: 85,00 € por persona
Presupuesto total: 50 × 85 € = 4.250 €
Análisis de competencia y ajuste de precio
A veces hay que ajustar el precio para ser competitivo. Hazlo con cabeza:
Opción 1: Aceptar menor margen
Nunca bajes del punto de equilibrio. Mantén al menos un 10 % de margen para imprevistos.
Opción 2: Ajustar el menú
Materias primas más económicas, elaboraciones menos intensivas en mano de obra, presentación más sencilla.
Opción 3: Destacar el valor añadido
Producto local, sostenibilidad, servicio extra, experiencia del equipo.
💡 Ejemplo: ajuste ante la competencia
La competencia ofrece 75 € por persona. Tu cálculo: 85 €.
- Opción A: Acepta 78 € (el margen baja al 66 %)
- Opción B: Sustituye el solomillo por pollo (coste de alimentos −3 €, nuevo precio 73 €)
- Opción C: Destaca tus 15 años de experiencia y tus proveedores locales
Elige la B o la C. La A, solo con clientes estratégicos.
Margen de riesgo en catering
El catering tiene más incertidumbre que el servicio en sala. Fíjate en estos factores:
- No-shows: entre un 5 y un 10 % menos de asistentes de los previstos
- Meteorología: los eventos al aire libre pueden alargarse o cancelarse
- Ubicación: problemas inesperados con corriente, agua o accesos
- Transporte: atascos, averías, direcciones incorrectas
Muchos caterers añaden entre un 10 y un 15 % de recargo por riesgo sobre su margen deseado. Según KitchenNmbrs, este ajuste resulta determinante para la rentabilidad cuando se analizan cuentas de resultados reales de hostelería.
⚠️ Aviso:
Calcula siempre para el número de personas que debes preparar, no para las que vendrán. Si preparas para 100 y vienen 90, los costes siguen siendo de 100.
Herramientas digitales para calcular costes
Calcular a mano lleva tiempo y genera errores. Con varios presupuestos a la semana, eso se multiplica.
Herramientas como KitchenNmbrs te permiten:
- Registrar recetas y costes por comensal
- Generar presupuestos rápidos para distintos aforos
- Hacer seguimiento del margen por evento
- Repetir eventos exitosos con el mismo coste calculado
Eso ahorra tiempo y evita que te quedes corto por olvidar una partida de gasto.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen debo mantener en catering?
¿Cómo repercuto los costes de transporte en el presupuesto?
¿Qué hago si la competencia es un 20 % más barata?
¿Cómo gestiono los no-shows en un evento?
¿Debo incluir el IVA en el presupuesto de catering?
¿Qué partidas de coste olvidan más a menudo los caterers?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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