Bei konkurrierenden Catering-Angeboten entscheidet deine Marge oft darüber, ob du den Auftrag bekommst und Gewinn machst. Viele Caterer rechnen zu niedrig, weil sie nur die Lebensmittelkosten betrachten und vergessen, dass Catering mehr Kostenstellen hat als Restaurant-Service. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du ein scharfes und gewinnbringendes Angebot erstellst.
Die versteckten Kosten des Catering
Catering scheint einfach: Essen zubereiten und transportieren. Aber es kommen viele zusätzliche Kosten hinzu, die du durchrechnen musst, um Gewinn zu machen:
- Transport: Kraftstoff, Verschleiß, Zeit unterwegs
- Auf- und Abbau: zusätzliche Arbeitsstunden
- Material: Wärmehaltplatten, Chafing Dishes, Geschirr
- Risiko: Ausfälle, Wetterumschwung bei Outdoor-Events
- Vorbereitungszeit: oft mehr Vorbereitung als normaler Service
⚠️ Achtung:
Viele Caterer rechnen nur die Lebensmittelkosten durch und vergessen die zusätzlichen Stunden. Dann sieht deine Marge wie 30% aus, aber am Ende verdienst du nichts.
Berechne deine Gesamtkostpreis pro Person
Bei Catering rechnest du pro Person, nicht pro Teller. Das gibt dir einen Überblick bei verschiedenen Gruppengrößen.
Formel Gesamtkostpreis:
Kostpreis pro Person = (Lebensmittelkosten + Arbeit + Transport + Material + Overhead) / Anzahl der Personen
💡 Beispiel Buffet für 50 Personen:
Hochzeitsessen, 50 Personen, 3-Gänge-Buffet:
- Lebensmittelkosten: €12,50 pro Person
- Arbeit (Chef + Helfer, 8 Stunden): €240
- Transport (Hin- und Rückfahrt + Kraftstoff): €80
- Material (Wärmehaltplatten, Geschirr): €120
- Overhead (15%): €95
Gesamtkostpreis: €1.160 = €23,20 pro Person
Bestimme deine gewünschte Marge
Catering hat mehr Risiko als Restaurant-Service. Deshalb rechnen viele Caterer eine höhere Marge:
- Restaurant: 28-35% Lebensmittelkosten (= 65-72% Marge)
- Catering: 25-30% Gesamtkostpreis (= 70-75% Marge)
- Exklusive Events: 20-25% Gesamtkostpreis (= 75-80% Marge)
Formel Verkaufspreis:
Verkaufspreis pro Person = Kostpreis pro Person / (Gewünschte Marge % / 100)
💡 Beispiel Preisberechnung:
Kostpreis: €23,20 pro Person
Gewünschte Marge: 70% (= 30% Kostpreis)
- Verkaufspreis ohne MwSt.: €23,20 / 0,30 = €77,33
- Verkaufspreis mit 9% MwSt.: €77,33 × 1,09 = €84,29
- Gerundet: €85,00 pro Person
Gesamtangebot: 50 × €85 = €4.250
Wettbewerbsanalyse und Preisanpassung
Manchmal musst du deinen Preis anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Tu dies intelligent:
Option 1: Niedrigere Marge akzeptieren
Geh nicht unter deine Gewinnschwelle. Halte mindestens 10% Marge für unvorhergesehene Kosten.
Option 2: Menü anpassen
Günstigere Zutaten, weniger arbeitsintensiv, einfachere Präsentation.
Option 3: Mehrwert betonen
Lokale Zutaten, Nachhaltigkeit, zusätzlicher Service, Erfahrung deines Teams.
💡 Beispiel Anpassung:
Konkurrenz bietet €75 pro Person. Deine Berechnung: €85.
- Option A: Akzeptiere €78 (Marge sinkt auf 66%)
- Option B: Ersetze Rindersteak durch Huhn (Lebensmittelkosten -€3, neuer Preis €73)
- Option C: Betone deine 15 Jahre Erfahrung und lokale Lieferanten
Wähle Option B oder C. Option A nur bei strategischen Kunden.
Risikozuschlag für Catering
Catering hat mehr Unsicherheiten als Restaurant-Service. Rechne damit:
- Ausfälle: 5-10% weniger Gäste als erwartet
- Wetter: Outdoor-Events können sich verzögern oder abgesagt werden
- Standort: unerwartete Probleme mit Strom, Wasser, Zugang
- Transport: Staus, Pannen, falsche Adresse
Viele Caterer rechnen 10-15% Risikozuschlag über ihre gewünschte Marge.
⚠️ Achtung:
Rechne immer für die Anzahl der Personen, die du vorbereiten musst, nicht für die Anzahl, die kommt. Wenn du für 100 vorbereitest und 90 kommen, hast du trotzdem die Kosten für 100.
Digitale Unterstützung für Kostpreisberechnung
Manuelle Berechnungen kosten Zeit und führen zu Fehlern. Besonders bei mehreren Angeboten pro Woche wird dies schwierig.
Ein System wie KitchenNmbrs hilft dabei:
- Rezepte und Kostpreise pro Person festzuhalten
- Schnell Angebote für verschiedene Gruppengrößen zu erstellen
- Margen pro Event zu verfolgen
- Erfolgreiche Events mit denselben Kostpreisen zu wiederholen
Das spart Zeit und verhindert, dass du zu niedrig anbietest, weil du eine Kostenposition vergisst.
Wie berechnest du eine Catering-Marge? (Schritt für Schritt)
Berechne deinen Gesamtkostpreis pro Person
Addiere: Lebensmittelkosten + Arbeit + Transport + Material + Overhead. Teile durch Anzahl der Personen. Das ist dein Break-Even-Punkt pro Person.
Bestimme deine gewünschte Gewinnmarge
Catering: mindestens 70% Marge (= 30% Kostpreis). Bei exklusiven Events kann dies höher sein. Berechne: Kostpreis / (Marge % / 100) = Verkaufspreis ohne MwSt.
Füge MwSt. hinzu und überprüfe den Wettbewerb
Multipliziere mit 1,09 für 9% MwSt. Vergleiche mit Konkurrenten. Passe an durch niedrigere Marge, günstigeres Menü oder betone Mehrwert.
✨ Pro tip
Führe eine Tabelle mit deinen erfolgreichen Events mit Kostpreis und Marge pro Person. So kannst du schnell ähnliche Angebote erstellen und weißt, welche Events am meisten einbringen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge sollte ich für Catering einhalten?
Mindestens 70% Marge (30% Kostpreis) wegen zusätzlicher Risiken und Kosten. Bei exklusiven Events oder komplexen Standorten kann dies bis zu 80% Marge betragen.
Wie rechne ich Transportkosten in mein Angebot ein?
Berechne Kraftstoff + Verschleiß (€0,30-0,40 pro km) + Zeit unterwegs (zum Stundensatz). Für Events innerhalb von 30 km oft €50-100 insgesamt.
Was ist, wenn mein Konkurrenz 20% günstiger ist?
Überprüfe, ob du alle Kosten berücksichtigt hast. Passe an durch günstigeres Menü, niedrigere Marge (mindestens 10%), oder betone deinen Mehrwert. Geh niemals unter die Gewinnschwelle.
Muss ich MwSt. bei Catering-Angeboten durchrechnen?
Ja, Catering unterliegt 9% MwSt. Berechne immer ohne MwSt. und addiere danach MwSt. Vermerke in deinem Angebot, ob Preise mit oder ohne MwSt. sind.
Wie gehe ich mit Ausfällen bei Events um?
Berechne und bereite immer für die vereinbarte Anzahl von Personen vor. Vereinbare Zahlungsbedingungen im Voraus. Einige Caterer berechnen 50% Vorauszahlung.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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