Calcular el coste para grandes volúmenes es como construir un puente en lugar de una casa. Los mismos materiales, pero una estructura de costes completamente distinta. Tienes economías de escala en ingredientes, sí, pero enfrente tienes costes extra importantes de logística y preparación que no puedes ignorar.
Por qué los grandes volúmenes funcionan diferente
En catering y eventos no cocinas 10 raciones, sino 100, 200 o más. Eso cambia tu estructura de costes de forma radical:
- Economías de escala: Los ingredientes salen más baratos por kilo
- Costes laborales extra: Preparación, transporte, montaje
- Riesgo de merma: Si hay no-shows, has preparado de más
- Envase y logística: Contenedores térmicos, vajilla, transporte
💡 Ejemplo:
Lasaña para 150 personas en un evento corporativo:
- Ingredientes: 4,20 € por persona
- Envase (bandejas térmicas): 0,80 € por persona
- Mano de obra extra (prep + transporte): 1,50 € por persona
- Buffer no-show (5%): 0,32 € por persona
Coste real: 6,82 € por persona
Coste de ingredientes para grandes volúmenes
Con grandes cantidades sueles conseguir descuento, pero no en todo. Calcula el coste de ingredientes de forma realista:
- Ingredientes principales: A menudo un 10-20% más baratos a partir de 10 kg
- Especias y hierbas: El precio se mantiene igual (usas poca cantidad)
- Productos frescos: A veces más caros por menor vida útil
⚠️ Ojo:
No apliques precios con descuento de forma automática. Comprueba primero si tu proveedor realmente aplica ese descuento para la cantidad que vas a pedir.
Incluir los costes de personal
Con grandes volúmenes aparece mucho trabajo extra que tienes que repercutir en el precio:
- Preparación previa: Normalmente el día anterior
- Transporte y montaje: Tiempo de desplazamiento y puesta en marcha
- Servicio en el lugar: Si está incluido en el precio
- Desmontaje y limpieza: También cuesta tiempo
Calcula una media de 1,00 € a 2,50 € por persona en costes laborales extra para catering, según la complejidad. La verdad es que este tipo de lección solo la aprendes después de cerrar tu primer mes en negativo — cada minuto de trabajo extra suma cuando los volúmenes son grandes.
💡 Ejemplo costes de personal:
Evento para 100 personas, 8 horas de trabajo (prep + evento + desmontaje):
- Coste chef: 25 €/hora × 8 horas = 200 €
- Ayudante: 18 €/hora × 6 horas = 108 €
- Desplazamiento y combustible: 50 €
Total: 358 € ÷ 100 personas = 3,58 € por persona
Incorporar un buffer por no-shows
En los eventos siempre vienen menos personas de las confirmadas. Incluye un buffer de 5-10% sobre los costes:
- Preparas para 100 personas, vienen 92
- Ese coste extra lo repercutes en tu precio de coste
- Así evitas que los no-shows se coman tu margen
Envase y transporte
Estos costes se olvidan con facilidad, pero pueden subir bastante:
- Bandejas térmicas: 0,50 € a 1,50 € por persona
- Vajilla desechable: 0,30 € a 0,80 € por persona
- Costes de transporte: Combustible, desgaste, tiempo
- Equipos de frío/calor: Amortización por evento
💡 Ejemplo completo:
Coste total de un bufé para 120 personas:
- Ingredientes (con economía de escala): 5,80 € por persona
- Mano de obra extra: 2,20 € por persona
- Envase y vajilla: 1,10 € por persona
- Buffer no-show (7%): 0,64 € por persona
- Transporte y logística: 0,45 € por persona
Coste total: 10,19 € por persona
Margen de beneficio en catering
En eventos de catering puedes trabajar con un margen más alto que en tu restaurante:
- Coste de alimentos habitual en catering: 35-45% (más alto que en restaurante por los costes adicionales)
- Coste total: 55-65% del precio de venta
- Margen neto: 35-45%
⚠️ Ojo:
Incluye siempre todos los costes antes de fijar tu precio. Un precio de catering demasiado bajo puede arruinarte el mes entero, porque los volúmenes son muy grandes.
Seguimiento digital
Con grandes volúmenes, calcular a mano es una fuente de errores. Según KitchenNmbrs, una calculadora de coste de alimentos te ayuda a:
- Calcular automáticamente el coste de ingredientes para X personas
- Simular distintos escenarios (90, 100, 110 personas)
- Registrar todos tus costes extra por evento
- Ver qué eventos te dejan más margen real
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que incluir el IVA en el coste de catering?
¿Qué porcentaje de buffer por no-shows debo usar?
¿Siempre consigo descuento comprando en grandes cantidades?
¿Cómo repercuto los costes de transporte?
¿Puedo usar el mismo porcentaje de coste de alimentos que en mi restaurante?
¿Qué hago si vienen más personas de las previstas?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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