73% van de cateraars rekent structureel te weinig marge omdat ze verborgen kosten over het hoofd zien. Veel ondernemers kijken alleen naar de foodcost en vergeten dat catering meer kostenposten heeft dan restaurant-service. Zo verlies je opdrachten aan concurrenten die wel correct calculeren.
De verborgen kosten van catering
Catering lijkt simpel: voedsel maken en wegbrengen. Maar er komen veel extra kosten bij die je moet doorrekenen om winst te maken:
- Transport: brandstof, slijtage, tijd onderweg
- Opbouw en afbraak: extra uren personeel
- Materiaal: warmhoudplaten, chafing dishes, servies
- Risico: no-shows, weersomslag bij outdoor events
- Voorbereidingstijd: vaak meer prep dan normale service
⚠️ Waarschuwing:
Veel cateraars rekenen alleen de foodcost door en vergeten de extra uren. Dan lijkt je marge 30%, maar verdien je uiteindelijk niets.
Bereken je totale kostprijs per persoon
Voor catering reken je per persoon, niet per bord. Dit geeft je overzicht bij verschillende groepsgrootjes.
Formule totale kostprijs:
Kostprijs per persoon = (Foodcost + Arbeid + Transport + Materiaal + Overhead) / Aantal personen
💡 Voorbeeld buffet 50 personen:
Bruiloft lunch, 50 personen, 3-gangen buffet:
- Foodcost: €12,50 per persoon
- Arbeid (chef + hulp, 8 uur): €240
- Transport (heen/terug + brandstof): €80
- Materiaal (warmhoudplaten, servies): €120
- Overhead (15%): €95
Totale kostprijs: €1.160 = €23,20 per persoon
Bepaal je gewenste marge
Catering heeft meer risico dan restaurant-service. Daarom rekenen veel cateraars een hogere marge:
- Restaurant: 28-35% foodcost (= 65-72% marge)
- Catering: 25-30% totale kostprijs (= 70-75% marge)
- Exclusieve events: 20-25% totale kostprijs (= 75-80% marge)
Formule verkoopprijs:
Verkoopprijs per persoon = Kostprijs per persoon / (Gewenste marge % / 100)
💡 Voorbeeld prijsberekening:
Kostprijs: €23,20 per persoon
Gewenste marge: 70% (= 30% kostprijs)
- Verkoopprijs excl. BTW: €23,20 / 0,30 = €77,33
- Verkoopprijs incl. 9% BTW: €77,33 × 1,09 = €84,29
- Afgerond: €85,00 per persoon
Totale offerte: 50 × €85 = €4.250
Concurrentie-analyse en prijsaanpassing
Soms moet je je prijs aanpassen om concurrerend te blijven. Doe dit slim:
Optie 1: Lagere marge accepteren
Ga nooit onder je break-even. Minimaal 10% marge aanhouden voor onvoorziene kosten.
Optie 2: Menu aanpassen
Goedkopere ingrediënten, minder arbeidsintensief, eenvoudigere presentatie.
Optie 3: Toegevoegde waarde benadrukken
Lokale ingrediënten, duurzaamheid, extra service, ervaring van je team.
💡 Voorbeeld aanpassing:
Concurrent biedt €75 per persoon. Jouw berekening: €85.
- Optie A: Accepteer €78 (marge daalt naar 66%)
- Optie B: Vervang biefstuk door kip (foodcost -€3, nieuwe prijs €73)
- Optie C: Benadruk je 15 jaar ervaring en lokale leveranciers
Kies optie B of C. Optie A alleen bij strategische klanten.
Risico-opslag voor catering
Catering heeft meer onzekerheden dan restaurant-service. Reken hier rekening mee:
- No-shows: 5-10% minder gasten dan verwacht
- Weer: outdoor events kunnen uitlopen of afgelast worden
- Locatie: onverwachte problemen met stroom, water, toegang
- Transport: files, pech, verkeerde locatie
Veel cateraars rekenen 10-15% risico-opslag boven hun gewenste marge. Gebaseerd op echte restaurant winst-en-verliesrekeningen blijkt dit cruciaal voor winstgevendheid.
⚠️ Waarschuwing:
Reken altijd voor het aantal personen dat je moet prepareren, niet het aantal dat komt. Prep je voor 100 en komen er 90, dan heb je alsnog de kosten voor 100.
Digitale ondersteuning voor kostprijsberekening
Handmatig rekenen kost tijd en leidt tot fouten. Zeker bij meerdere offertes per week wordt dit lastig.
Tools zoals KitchenNmbrs helpen om:
- Recepten en kostprijzen per persoon vast te leggen
- Snel offertes te maken voor verschillende groepsgroottes
- Marges per event bij te houden
- Succesvol events te herhalen met dezelfde kostprijs
Dit bespaart tijd en voorkomt dat je te laag inschrijft omdat je een kostenpost vergeet.
Hoe bereken je een catering-marge? (stap voor stap)
Bereken je totale kostprijs per persoon
Tel op: foodcost + arbeid + transport + materiaal + overhead. Deel door aantal personen. Dit is je break-even punt per persoon.
Bepaal je gewenste winstmarge
Catering: minimaal 70% marge (= 30% kostprijs). Bij exclusieve events kan dit hoger. Reken: kostprijs / (marge % / 100) = verkoopprijs excl. BTW.
Voeg BTW toe en controleer concurrentie
Vermenigvuldig met 1,09 voor 9% BTW. Vergelijk met concurrenten. Pas aan via lagere marge, goedkoper menu, of benadruk toegevoegde waarde.
✨ Pro tip
Analyseer je laatste 12 succesvolle catering-events en bereken de gemiddelde marge per type event (bruiloft, bedrijfslunch, verjaardag). Zo bouw je een database op waarmee je binnen 10 minuten accurate offertes kunt maken.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Welke marge moet ik aanhouden voor catering?
Minimaal 70% marge (30% kostprijs) vanwege extra risico's en kosten. Bij exclusieve events of complexe locaties kan dit oplopen tot 80% marge.
Hoe reken ik transportkosten door in mijn offerte?
Reken brandstof + slijtage (€0,30-0,40 per km) + tijd onderweg (tegen uurtarief). Voor events binnen 30 km vaak €50-100 totaal.
Wat als mijn concurrent 20% goedkoper is?
Check of je alle kosten hebt meegenomen. Pas aan via goedkoper menu, lagere marge (minimaal 10%), of benadruk je meerwaarde. Ga nooit onder break-even.
Moet ik BTW doorrekenen bij catering-offertes?
Ja, catering valt onder 9% BTW. Reken altijd excl. BTW en voeg daarna BTW toe. Vermeld in je offerte of prijzen incl. of excl. BTW zijn.
Hoe ga ik om met no-shows bij events?
Reken en prepareer altijd voor het afgesproken aantal personen. Kom van tevoren betalingsafspraken overeen. Sommige cateraars rekenen 50% vooruitbetaling.
Welke kostenposten vergeten cateraars het vaakst?
Opbouw- en afbraaktijd van personeel, return transport van materiaal, en schoonmaakkosten achteraf. Deze kunnen samen 15-20% van je totale kosten uitmaken.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →