El catering para jornadas de puertas abiertas no tiene nada que ver con un evento cerrado. Los números de asistencia son impredecibles, la presentación debe estar a otro nivel y los restos no siempre se pueden recuperar. Quedarte con margen positivo requiere una metodología propia.
Por qué este tipo de catering necesita un enfoque diferente
El catering convencional trabaja con aforos fijos. Una jornada de puertas abiertas es otra historia. He visto operadores con años de experiencia perder dinero en estos eventos simplemente porque aplicaron la misma fórmula de siempre. Los factores que cambian todo son:
- Asistencia fluctuante e imposible de confirmar
- Presentación de alto nivel — nada de opciones económicas
- Tarifas frecuentemente reducidas por imagen o goodwill
- Merma inevitable y difícil de recuperar
Coste por persona: la base del cálculo
Empieza por tu cálculo habitual de coste. Ojo, aquí ya hay que sumar partidas que en otros eventos ignoras:
💡 Ejemplo de coste base:
Buffet de almuerzo para 100 personas:
- Materias primas: 8,50 € por persona
- Personal in situ: 2,00 € por persona
- Transporte y material: 1,50 € por persona
Coste total: 12,00 € por persona
Costes específicos de las jornadas abiertas
Por encima de tus costes habituales, aquí tienes las partidas extra que no puedes ignorar:
- Suplemento por incertidumbre: 15-25% de compra adicional para picos inesperados
- Upgrade de presentación: bandejas, guarnición e ingredientes de mayor calidad
- Mayor tiempo en exposición: el producto debe aguantar 4-6 horas con buen aspecto
- Riesgo de merma: lo que sobra raramente se puede reutilizar
La verdad es que esto es exactamente el tipo de lección que solo aprendes después de cerrar un mes en pérdidas — los costes ocultos que no ves hasta que ya es tarde.
⚠️ Atención:
Planifica siempre un 20-30% más de compra respecto a tu estimación. Las jornadas de puertas abiertas suelen superar las previsiones, especialmente cuando las condiciones acompañan.
Cálculo de margen con buffer de riesgo
Tu margen habitual del 30-40% se queda corto aquí. Bueno, no solo corto — puede ser directamente peligroso. Según KitchenNmbrs, los eventos con asistencia variable requieren márgenes mínimos del 45% para mantenerse en positivo:
💡 Ejemplo de cálculo de margen:
Coste base 12,00 € por persona + 25% suplemento de riesgo:
- Coste ajustado: 15,00 € por persona
- Margen objetivo: 45%
- Precio de venta mínimo: 15,00 € ÷ 0,55 = 27,27 € por persona
Redondeado: 28,00 € por persona sin IVA
Planificación por escenarios de asistencia
Mira, esto es lo que separa a los operadores que ganan dinero de los que van apagando fuegos. Trabaja siempre con tres escenarios:
- Pesimista: asiste el 70% del número estimado
- Realista: asiste el 100% del número estimado
- Optimista: asiste el 130% del número estimado
Comprueba la rentabilidad en cada escenario. Ajusta el precio hasta que todos los resultados sean positivos.
💡 Ejemplo de verificación por escenarios:
Estimación: 100 personas a 28,00 € = 2.800 € de facturación
- Vienen 70: 1.960 € de facturación, costes 1.500 € = 460 € de beneficio
- Vienen 100: 2.800 € de facturación, costes 1.500 € = 1.300 € de beneficio
- Vienen 130: 2.800 € de facturación, costes 1.950 € = 850 € de beneficio
Todos los escenarios son rentables.
Gestión inteligente de la merma
Define tu estrategia para los sobrantes antes del evento, no después. Fíjate en esta clasificación básica:
- Productos fríos: recuperables para reutilización
- Elaboraciones calientes: al equipo o pérdida directa
- Artículos no perecederos: devolución al almacén
- Elaboraciones especiales: calcularlas como pérdida
Reserva un 10-15% de partida de merma en tu coste para los artículos no recuperables. Eso sí, no lo improvises el día del evento.
¿Calcularlo tú mismo?
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen debo aplicar en catering para jornadas de puertas abiertas?
¿Cuánto más debo comprar ante una asistencia incierta?
¿Qué hago si la asistencia es mucho menor de lo esperado?
¿Los productos sobrantes son recuperables?
¿Cómo afecta el IVA al precio en este tipo de eventos?
¿Puedo exigir un mínimo garantizado de asistentes?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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