Mientras que en un restaurante controlas tu margen por plato, en catering la cosa funciona de forma completamente distinta. Tienes que contar con costes ocultos como transporte, tiempo de montaje y riesgos de no-shows que pueden pulirse tu beneficio. Para la inauguración de una galería de arte, fácilmente terminas un 20-30 % por encima de tu primera estimación.
¿Cuáles son los costes totales de un catering?
El catering trae costes que no tienes en tu restaurante. Tras años trabajando en cocinas profesionales, veo a los cateadores cometer los mismos fallos una y otra vez:
- Coste de alimentos: ingredientes para todo el menú
- Personal in situ: servicio, chef, friegaplatos
- Transporte: combustible, desgaste del vehículo
- Material: vajilla, mantelería, equipos de calor
- Tiempo de montaje/desmontaje: horas extra de personal
- Buffer de no-shows: preparas para 100, vienen 85
💡 Ejemplo inauguración de galería:
100 invitados, cóctel itinerante, 3 horas de evento
- Precio de venta: €45 por persona = €4.500 total
- Coste de alimentos: €12 por persona = €1.200
- Personal (4 personas, 6 horas): €720
- Transporte y material: €200
- Buffer de no-shows (10 %): €120
Costes totales: €2.240
Calcular el coste de alimentos para catering
En catering calculas el coste de alimentos por persona, no por plato individual. Suma todos los ingredientes que consume un invitado durante el evento:
- Todos los canapés y bocados
- Bebidas (cuando están incluidas)
- Guarniciones y decoración
- Pan, salsas, aceite de oliva
- 10-15 % extra para no-shows y repeticiones
⚠️ Atención:
Los cócteles itinerantes hacen que la gente coma más que en una cena sentada. Cuenta un 20 % extra de coste de alimentos por seguridad.
Costes de personal para eventos
El personal en catering cuesta bastante más que en tu restaurante. El tiempo de viaje y montaje marca la diferencia:
- Montaje: 1-2 horas antes del evento
- Evento en sí: duración real
- Desmontaje: 1-2 horas después del evento
- Tiempo de viaje: ida y vuelta (se paga íntegro)
💡 Ejemplo de costes de personal:
4 personas para la galería (chef, 2 camareros, friegaplatos)
- Montaje: 1,5 h × 4 personas × €18 = €108
- Evento: 3 h × 4 personas × €18 = €216
- Desmontaje: 1,5 h × 4 personas × €18 = €108
- Viaje: 1 h × 4 personas × €18 = €72
Total personal: €504
El cálculo de margen
Tu margen se calcula con esta fórmula:
Margen % = ((Precio de venta - Costes totales) / Precio de venta) × 100
Para catering, apunta a un margen del 25-35 %. Por debajo se vuelve peligroso por los imprevistos.
💡 Cálculo de margen para la galería:
- Facturación: €4.500
- Costes totales: €2.240
- Beneficio: €4.500 - €2.240 = €2.260
Margen: (€2.260 / €4.500) × 100 = 50,2 %
Factores de riesgo a tener en cuenta
El catering conlleva riesgos que pueden destrozar tu margen:
- Menos invitados: ya has comprado materia prima y planificado personal
- Más invitados: comprar a última hora sale caro
- Mayor duración: los invitados se quedan más, necesitas más personal
- Peticiones extra: opciones vegetarianas, alérgenos
Los cateadores con experiencia suman siempre un buffer del 10-15 % sobre sus costes totales. Mejor prevenir que lamentar.
¿Cómo calcular el margen de un catering? (paso a paso)
Calcula el coste de alimentos por persona
Suma todos los ingredientes que consume un invitado: canapés, bebidas, guarniciones. Añade un 15 % extra para no-shows y repeticiones.
Calcula todos los costes de personal
Suma montaje, evento, desmontaje y tiempo de viaje. Multiplica por el número de personas y el coste por hora. No olvides al chef ni al friegaplatos.
Suma costes de material y transporte
Calcula combustible, desgaste del vehículo, alquiler de material y posibles costes de ubicación. Añade un 10 % de buffer para imprevistos.
Calcula tu porcentaje de margen
Resta los costes totales del precio de venta. Divide entre el precio de venta y multiplica por 100. Apunta a un mínimo del 25 % de margen.
✨ Pro tip
Para eventos en galerías, cuenta siempre con 2 horas extra de montaje para una presentación impecable. Los amantes del arte esperan perfección visual, lo que puede subir tus costes €150-200 pero también justifica tu tarifa.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es un margen normal para catering?
¿Cómo calculo los no-shows en eventos de galería?
¿Qué pasa si el evento de la galería se alarga más de lo previsto?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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