Muchos restauradores creen que el cátering genera más beneficio que el servicio habitual. La realidad es que en un cena de gala o evento temático tienes una estructura de costes completamente diferente. Cobras por persona, pero con frecuencia se olvidan costes ocultos como el transporte, el montaje y las no-shows.
Por qué el cátering se calcula distinto al restaurante
En un evento temático o cena de gala aparecen partidas de coste que no existen en tu restaurante. Transporte, personal extra in situ, tiempo de montaje y materiales se suman por encima de tu coste de alimentos habitual. Además, cobras por persona en lugar de por plato.
💡 Ejemplo:
Cena de gala para 120 personas a €75 por persona:
- Facturación total: €9.000 (sin IVA: €8.257)
- Coste de alimentos por persona: €22
- Personal extra: €800
- Transporte + montaje: €400
Coste total: €3.840 = 46% de la facturación
Calcular el coste total por persona
El cátering es mucho más que sumar ingredientes. Hay partidas que normalmente no aparecen en tu restaurante. Ojo, porque si no las incluyes en el precio, las pagas tú.
- Coste de alimentos: Todos los ingredientes por persona
- Envases y vajilla: Desechables o coste de lavavajillas extra
- Transporte: Combustible y desgaste del vehículo
- Tiempo de montaje: Personal que empieza antes
- Personal extra: Servicio in situ
- Materiales: Bandejas calientes, mesas de servicio, equipos
⚠️ Atención:
Trabaja siempre con un 5-10% de no-shows. Preparas para 120 personas y aparecen 110. Esa merma es pérdida directa.
Márgenes habituales en eventos de cátering
El cátering tiene márgenes diferentes al servicio en sala, por su distinta estructura de costes. Eso sí, también conlleva riesgos más altos: logística, meteorología en exteriores y errores de precio que, en mi experiencia, pueden costar entre 200 y 400 euros al mes por infravalorar los eventos. Según KitchenNmbrs, muchos operadores no incluyen el coste de montaje en su cálculo de precio, y ahí es donde sangra el margen.
- Alimentos + personal juntos: 55-70% de la facturación
- Solo alimentos: 25-35% de la facturación
- Margen neto: 15-25% de la facturación
Estos porcentajes son más altos que en tu restaurante porque no cargas con costes fijos como alquiler, gas, agua y electricidad para esa noche concreta.
💡 Ejemplo de cálculo:
Evento para 80 personas a €65 por persona (€5.200 de facturación):
- Alimentos: €18 por persona = €1.440 (28%)
- Personal: €1.200 (23%)
- Transporte y materiales: €300 (6%)
- Coste total: €2.940
Margen neto: €2.260 = 43% de la facturación
Calcular el precio mínimo para no perder dinero
Trabaja siempre hacia atrás: desde el margen que quieres hasta el precio mínimo que tienes que cobrar. Así no trabajas por debajo del coste.
Fórmula:
Precio mínimo = (Alimentos + Costes fijos del evento) / (1 - Margen deseado%)
💡 Ejemplo:
Quieres un 20% de margen neto, el coste de alimentos es €25 por persona y los costes fijos €15 por persona:
- Coste total: €40 por persona
- Precio mínimo: €40 / (1 - 0,20) = €50 por persona
Por debajo de €50 por persona, el evento te genera pérdidas
Herramientas para calcular el cátering
Una calculadora de coste de alimentos como KitchenNmbrs te permite crear fichas técnicas específicas para cátering con todos los costes extra integrados. Ves el coste por persona al momento y generas presupuestos con el margen correcto. Mira, así de sencillo: no se te escapa ninguna partida en el cálculo.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen es normal en un evento de cátering?
¿Debo incluir el IVA en mis cálculos de cátering?
¿Cómo calculo las no-shows en eventos?
¿Qué hago si el cliente cambia el menú justo antes del evento?
¿Cómo calculo los costes de transporte en cátering?
¿Debo cobrar más en eventos al aire libre que en interiores?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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