La semana pasada me llegó una solicitud para una cena de jubilación de 80 personas a €45 por comensal. En catering trabajas con precios fijos y cantidades cerradas, así que el cálculo del margen cambia respecto a tu restaurante normal. Restas todos los costes (materia prima, personal, material) del precio por persona para ver si la operación es rentable.
¿Qué es el margen en catering?
En catering calculas el margen de forma radicalmente distinta a tu restaurante. Trabajas con un precio fijo por comensal y tienes que estimar todos los costes por adelantado. El margen es lo que queda después de restar todos los gastos.
💡 Ejemplo:
Cena de jubilación para 80 personas a €45 por comensal:
- Facturación: 80 × €45 = €3.600
- Coste de alimentos: €1.440 (40%)
- Coste de personal: €720 (20%)
- Otros costes: €360 (10%)
Margen: €3.600 - €2.520 = €1.080 (30%)
Todas las partidas de coste en catering
Para un cálculo correcto del margen sumas todos los costes, no solo la materia prima. El catering trae gastos extra que no tienes en tu restaurante.
- Materia prima: ingredientes, bebida, postre
- Personal: cocinero, camareros, fregaplatos in situ
- Transporte: combustible, desgaste, tiempo
- Material: vajilla, mantelería, decoración (si es alquilado)
- Preparación: horas extra en cocina
- Imprevistos: 5-10% de colchón para cancelaciones o raciones extra
Calcular el coste de alimentos por persona
Empieza por tu menú y calcula el coste por comensal. Súmalo todo: entrante, principal, postre, pan, mantequilla, café. No te dejes nada.
💡 Ejemplo de menú por persona:
- Entrante (sopa): €2,80
- Principal (pollo con verduras): €8,50
- Postre (tiramisú): €3,20
- Pan y mantequilla: €1,50
- Café con petit fours: €2,00
Coste de alimentos por persona: €18,00
⚠️ Ojo:
Calcula siempre un 5-10% extra de materia prima por merma y cancelaciones de última hora que igualmente han comido. Para 80 personas prepara para 85.
Estimar costes de personal
El catering necesita más personal de lo normal porque trabajas fuera de tu local. Tras analizar datos reales de compra en distintos tipos de hostelería, estas reglas de oro son las más fiables:
- Servicio: 1 persona por cada 15-20 comensales
- Cocina in situ: 1 cocinero por cada 50-80 raciones
- Limpieza/recogida: 1 persona por cada 40-60 comensales
- Tarifa por hora: €15-25 según la función
No cuentes solo las horas en el evento, sino también la preparación y el transporte. Ese tiempo también cuesta dinero.
Costes de transporte y material
Estos gastos se olvidan fácilmente, pero pueden machacarte el margen. Inclúyelos siempre.
💡 Ejemplo de costes de transporte:
- Combustible: €0,35 por km
- Desgaste furgoneta: €0,15 por km
- Conductor: €20 por hora (ida, evento, vuelta)
- Distancia: 25 km solo ida = 50 km total
Coste transporte: €25 + €60 conductor = €85
Fórmula del cálculo de margen
La fórmula es simple, pero tienes que incluir todos los costes. Sin excepciones.
Margen por persona = Precio de venta - (Materia prima + Personal + Transporte + Material + Gastos generales)
Margen % = (Margen por persona / Precio de venta) × 100
💡 Cálculo completo:
80 personas a €45 = €3.600 de facturación
- Materia prima: €18 × 85 raciones = €1.530
- Personal: 4 personas × 6 horas × €20 = €480
- Transporte: €85
- Material (alquiler): €200
- Gastos generales: €150
Coste total: €2.445
Margen: €3.600 - €2.445 = €1.155 (32%)
¿Cuál es un margen sano para catering?
Los márgenes de catering son diferentes a los de restaurante porque tu estructura de costes es otra. Y hay más riesgos.
- Mínimo: 25% de margen (por debajo asumes demasiado riesgo)
- Sano: 30-40% de margen
- Bueno: 40%+ de margen
⚠️ Ojo:
En catering no tienes segunda oportunidad. ¿Margen ajustado y algo sale mal? Entras en pérdidas. Calcula siempre un colchón.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
¿Te resultó útil este artículo?
Preguntas frecuentes
¿Qué margen mínimo debería calcular para catering?
¿Debo incluir el IVA en mi cálculo de margen?
¿Cómo calculo el coste de transporte por persona?
¿Qué pasa si vienen menos comensales de los previstos?
¿Los márgenes de catering son más altos que los de restaurante?
¿Cómo calculo los costes de personal para un menú de 3 platos?
¿Debo presupuestar aparte el alquiler de vajilla?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
Preguntas relacionadas
Explorar más temas
Calcula eventos y catering al céntimo
Menús de grupo, buffets y eventos son complejos. KitchenNmbrs calcula el food cost total por persona, por plato, por evento. Comienza gratis.
Iniciar prueba gratuita →