Te llega un encargo de cena de fin de año para 80 personas. Suena bien, pero ¿cómo te aseguras de que sea rentable? Materia prima premium, precios estacionales y personal extra hacen que el escandallar sea más complejo que en un catering estándar. Aquí descubrirás cómo estimar correctamente cada partida de coste.
¿Qué hace diferente una cena navideña?
El catering de fin de año tiene costes más altos que los encargos habituales. La materia prima premium como caza, ostras o trufa cuesta bastante más. El personal suele pedir recargos por trabajar en festivos. Y encima compites con un montón de otros caterings, lo que presiona los precios a la baja.
⚠️ Ojo:
Calcula siempre con los costes reales de diciembre. Muchos ingredientes son un 20-40% más caros que en octubre.
La base: coste por comensal
En catering se trabaja siempre por persona, no por plato. Esto simplifica los presupuestos y la comparación de márgenes. Tu coste se divide en cuatro partidas:
- Coste de alimentos: Toda la materia prima por persona
- Personal: Cocineros y servicio en el evento
- Transporte y material: Vehículo, vajilla, equipos de mantenimiento en caliente
- Overhead: Preparación en tu cocina central
💡 Ejemplo:
Cena de fin de año para 50 personas, menú de 3 tiempos:
- Coste de alimentos por persona: 28,00 €
- Personal (2 cocineros, 3 de sala, 6 horas): 720 € = 14,40 € por persona
- Transporte y material: 300 € = 6,00 € por persona
- Overhead (tiempo de preparación): 200 € = 4,00 € por persona
Coste total: 52,40 € por persona
Calcular el coste de alimentos en menús premium
En menús navideños el coste de alimentos es más alto que en catering estándar. Donde normalmente manejas un 25-30%, en menús premium sube al 35-45%. Esto es aceptable cuando tu precio de venta también es más alto.
Cuenta toda la materia prima:
- Plato principal + guarniciones
- Entrante y postre
- Pan, mantequilla, aceite de oliva en mesa
- Decoración y presentación
- 5-10% extra para merma (siempre produces un poco de más)
Mira, esto es algo que me costó aprender a las malas cuando trabajaba en Madrid: infravalorar la decoración y presentación en menús premium. Esos "pequeños" extras pueden sumar 3-5 € por persona fácilmente.
💡 Ejemplo de coste de alimentos:
Menú de 3 tiempos por persona en diciembre:
- Entrante (carpaccio con trufa): 8,50 €
- Principal (caza con verduras de temporada): 16,00 €
- Postre (mousse de chocolate): 3,50 €
- Buffer de merma (10%): 2,80 €
Coste total de alimentos: 30,80 € por persona
Estimar correctamente los costes de personal
El personal suele ser la partida más grande en catering. Para una cena navideña necesitas más gente que para un almuerzo. Calcula:
- Preparación: 1-2 días antes en tu cocina
- Transporte y montaje: 2-3 horas
- Servicio: Duración completa de la cena
- Desmontaje y limpieza: 1-2 horas
Muchos caterings olvidan el tiempo de preparación previa. Cuando tu chef pasa 8 horas con la mise en place, eso también va a la ficha técnica del coste.
⚠️ Ojo:
Mucho personal pide recargo por trabajar el 24, 25, 26 o 31 de diciembre. Calcula un 25-50% extra de coste laboral para esas fechas.
Costes de transporte y material
Estos costes se subestiman muy a menudo. Necesitas:
- Transporte (combustible, posible alquiler de furgoneta)
- Equipos de mantenimiento en caliente
- Vajilla y cubertería (compra o alquiler)
- Decoración de mesas
- Neveras portátiles para el transporte
Calcula una media de 5-8 € por persona para transporte y material en cenas de hasta 100 personas.
Determinar tu margen
Para catering, un margen del 15-25% después de todos los costes es realista. En menús premium navideños puedes apuntar al 20-30% porque los clientes están dispuestos a pagar más.
💡 Ejemplo de cálculo completo:
50 personas, coste 52,40 € por persona:
- Coste total: 50 × 52,40 € = 2.620 €
- Margen deseado: 25%
- Precio de venta sin IVA: 2.620 € / 0,75 = 3.493 €
- Precio de venta con 10% IVA: 3.493 € × 1,10 = 3.842 €
Precio por persona: 76,84 € con IVA
Incluir los riesgos
En catering navideño corres riesgos extra. Reserva un colchón para ellos:
- No-shows: El 5-10% de los invitados a veces no aparece
- Cambios de última hora: El cliente quiere opciones vegetarianas de repente
- Condiciones meteorológicas: La nieve puede complicar el transporte
- Bajas del personal: En diciembre hay más gripe
Un colchón del 5-10% sobre tu coste total es prudente.
Herramientas digitales para calcular
Para encargos de catering complejos conviene llevar los costes de forma digital. Con herramientas como KitchenNmbrs puedes calcular rápidamente lo que cuestan diferentes opciones de menú y cómo varía tu margen con diferentes números de comensales.
¿Calcularlo tú mismo?
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen puedo pedir por una cena navideña?
¿Tengo que aplicar IVA sobre todo el precio?
¿Cómo gestiono los no-shows en una cena navideña?
¿Los ingredientes son realmente más caros en diciembre?
¿Qué hago si el cliente cambia el número de comensales a última hora?
¿Cuánto personal necesito para una cena navideña de 60 personas?
¿Puedo cobrar lo mismo que un restaurante por menús navideños?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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