El mes pasado vi a tres cateradoras quebrar porque habían calculado mal los costes de su gala dinner. El coste por persona se obtiene sumando todos los gastos y dividiéndolos entre el número de comensales. Los costes ocultos como el personal in situ y el transporte son los que más se pasan por alto.
Todas las partidas de coste de un gala dinner
Un gala dinner genera más gastos que un catering estándar. Fíjate en todo lo que implica:
- Ingredientes: todos los platos, bebidas y aperitivos
- Personal in situ: cocineros, servicio de sala, lavavajillas
- Transporte y logística: traslado de comida y material
- Materiales extra: vajilla, mantelería, decoración
- Costes imprevistos: no-shows, raciones extra, imprevistos
⚠️ Ojo:
Un gala dinner suele tener 3-4 pases más aperitivos. El pan, la mantequilla, el aceite y las guarniciones también cuestan dinero — no los ignores.
Calcular el coste de ingredientes por persona
Empieza por el menú y desarrolla cada pase por separado. Incluye todas las materias primas:
- Ingredientes principales (carne, pescado, verduras)
- Salsas y aliños
- Guarniciones y decoración
- Pan, mantequilla, aceite de oliva
- Aperitivos y petit fours
💡 Ejemplo de menú gala dinner:
Menú de 3 pases para 100 comensales:
- Aperitivo + pan: 4,50 € por persona
- Entrante (carpaccio): 6,20 € por persona
- Principal (solomillo): 18,50 € por persona
- Postre (tiramisú): 3,80 € por persona
Coste total de ingredientes: 33,00 € por persona
Calcular los costes de personal
Un gala dinner exige más personal que un catering convencional. He trabajado con decenas de establecimientos de hostelería y las proporciones que funcionan son estas:
- Cocineros in situ: 1 cocinero por cada 40-50 comensales
- Sala: 1 camarero por cada 12-15 comensales
- Lavavajillas y apoyo: 1 persona por cada 60-80 comensales
- Horas: normalmente 6-8 horas incluyendo montaje y desmontaje
💡 Ejemplo de costes de personal:
Gala dinner de 100 personas, 7 horas de trabajo:
- 2 cocineros: 25 €/hora × 7 horas × 2 = 350 €
- 7 camareros: 18 €/hora × 7 horas × 7 = 882 €
- 1 lavavajillas: 16 €/hora × 7 horas = 112 €
Total personal: 1.344 € = 13,44 € por persona
Transporte y costes de material
Estos gastos se olvidan con frecuencia, pero pueden acumularse bastante. Mira lo que suele aparecer:
- Transporte: combustible, alquiler de furgoneta frigorífica si hace falta
- Vajilla extra: si el espacio no tiene suficiente
- Mantelería y decoración: manteles, servilletas
- Material de cocina: ollas extra, equipos de mantenimiento de temperatura
💡 Ejemplo de costes adicionales:
Gala dinner de 100 personas:
- Transporte y combustible: 150 €
- Alquiler de vajilla extra: 200 €
- Mantelería y decoración: 180 €
- Equipos de calor: 120 €
Total costes adicionales: 650 € = 6,50 € por persona
Colchón para imprevistos
Un gala dinner nunca sale exactamente como estaba previsto. Añade un colchón del 8-12% sobre el total de costes:
- No-shows: comensales que no vienen pero están presupuestados
- Raciones extra: algunos clientes comen más de lo esperado
- Imprevistos: un plato que sale mal, ingredientes adicionales
- Horas extra de personal: si el evento se alarga
⚠️ Ojo:
Sin colchón, pierdes dinero en el momento en que algo falla. Y en un gala dinner, siempre hay algo que se desvía del plan.
Composición del coste total
Ahora sumas todas las partidas:
💡 Ejemplo de cálculo total:
Gala dinner de 100 personas:
- Ingredientes: 33,00 € por persona
- Personal: 13,44 € por persona
- Transporte y material: 6,50 € por persona
- Subtotal: 52,94 € por persona
- Colchón 10%: 5,29 € por persona
Coste total por persona: 58,23 €
Ese es tu coste. A partir de ahí aplicas tu margen bruto. Según KitchenNmbrs, muchos cateradoras trabajan con márgenes del 40-60% en gala dinners debido a la complejidad y el riesgo que implican.
Con una calculadora de coste de alimentos puedes centralizar todas tus fichas técnicas y precios de compra. Bueno, eso te ahorra tener que recalcular cada evento desde cero.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto personal necesito para un gala dinner de 80 personas?
¿Debo incluir el IVA en el cálculo del coste?
¿Cómo calculo el precio de venta a partir del coste?
¿Los costes de personal son distintos a los de un catering normal?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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