Vorige maand nog zag ik drie cateraars failliet gaan omdat ze hun galadiner-kosten verkeerd hadden ingeschat. De kostprijs per persoon bereken je door alle uitgaven samen te voegen en te delen door het aantal gasten. Verborgen kosten zoals ter-plaatse personeel en transport worden vaak over het hoofd gezien.
Alle kostenposten voor een galadiner
Een galadiner brengt meer uitgaven met zich mee dan standaard catering. Denk aan:
- Ingrediënten: alle gerechten, dranken, amuse-bouches
- Personeel ter plaatse: koks, bediening, afwas
- Vervoer en logistiek: transport van eten en materiaal
- Extra materialen: servies, linnen, decoratie
- Onvoorziene kosten: no-shows, extra porties, calamiteiten
⚠️ Opgelet:
Galadiner bestaat meestal uit 3-4 gangen plus amuses. Brood, boter, olie en garnituren kosten ook geld - vergeet ze niet.
Ingrediëntkosten per persoon berekenen
Begin met het menu en werk elke gang afzonderlijk uit. Reken alle ingrediënten mee:
- Hoofdingrediënten (vlees, vis, groenten)
- Sauzen en dressings
- Garnituren en decoratie
- Brood, boter, olijfolie
- Amuse-bouches en petit fours
💡 Voorbeeld galadiner menu:
3-gangen menu voor 100 personen:
- Amuse + brood: €4,50 per persoon
- Voorgerecht (carpaccio): €6,20 per persoon
- Hoofdgerecht (ossenhaas): €18,50 per persoon
- Nagerecht (tiramisu): €3,80 per persoon
Totale ingrediëntkosten: €33,00 per persoon
Personeelskosten berekenen
Galadiner vraagt meer personeel dan gewone catering. Na dit te hebben bijgehouden bij tientallen horecazaken zie je deze verhoudingen:
- Koks ter plaatse: 1 kok per 40-50 gasten
- Bediening: 1 bediende per 12-15 gasten
- Afwas en ondersteuning: 1 persoon per 60-80 gasten
- Uren: meestal 6-8 uur inclusief opbouw en afbraak
💡 Voorbeeld personeelskosten:
100 personen galadiner, 7 uur werk:
- 2 koks: €25/uur × 7 uur × 2 = €350
- 7 bediening: €18/uur × 7 uur × 7 = €882
- 1 afwas: €16/uur × 7 uur = €112
Totaal personeel: €1.344 = €13,44 per persoon
Vervoer en materiaalkosten
Deze uitgaven worden vaak vergeten, maar kunnen behoorlijk oplopen:
- Transport: brandstof, eventueel koelwagen huren
- Extra servies: als locatie niet genoeg heeft
- Linnen en decoratie: tafelkleden, servetten
- Kookmateriaal: extra pannen, warmhoudapparatuur
💡 Voorbeeld extra kosten:
100 personen galadiner:
- Transport en brandstof: €150
- Extra servies huur: €200
- Linnen en decoratie: €180
- Warmhoudapparatuur: €120
Totale extra kosten: €650 = €6,50 per persoon
Buffer voor onvoorziene kosten
Galadiner loopt nooit precies volgens plan. Dus reken 8-12% buffer op je totale kosten:
- No-shows: gasten die niet komen maar wel zijn ingecalculeerd
- Extra porties: sommige gasten eten meer dan verwacht
- Calamiteiten: gerecht dat mislukt, extra ingrediënten nodig
- Overtime personeel: als het event uitloopt
⚠️ Opgelet:
Zonder buffer verlies je geld zodra er iets misgaat. En bij galadiner gaat er altijd wel iets anders dan gepland.
Totale kostprijs samenstellen
Nu tel je alle kostenposten bij elkaar op:
💡 Voorbeeld totaalberekening:
100 personen galadiner:
- Ingrediënten: €33,00 per persoon
- Personeel: €13,44 per persoon
- Vervoer en materiaal: €6,50 per persoon
- Subtotaal: €52,94 per persoon
- Buffer 10%: €5,29 per persoon
Totale kostprijs: €58,23 per persoon
Dit is je kostprijs. Hier komt nog je winstmarge bovenop. Veel cateraars hanteren 40-60% winstmarge op galadiner vanwege de complexiteit en het risico.
Met een food cost calculator kun je al je recepten en kostprijzen centraal bijhouden. Zo bereken je snel wat een event kost zonder telkens opnieuw te hoeven rekenen.
Hoe bereken je kostprijs per persoon voor galadiner? (stap voor stap)
Bereken ingrediëntkosten per gang
Maak een lijst van alle gangen en bereken per gang wat de ingrediënten kosten per persoon. Vergeet amuses, brood, boter en garnituren niet mee te nemen.
Reken personeelskosten uit
Bepaal hoeveel koks, bediening en ondersteuning je nodig hebt. Reken met 1 kok per 40-50 gasten en 1 bediende per 12-15 gasten. Tel alle uren op inclusief opbouw en afbraak.
Tel vervoer en materiaalkosten op
Bereken transport, extra servies, linnen, decoratie en kookmateriaal. Deel deze totaalkosten door het aantal gasten.
Voeg 10% buffer toe voor onvoorziene kosten
Tel alle kosten bij elkaar op en reken er 8-12% buffer bij voor no-shows, extra porties en calamiteiten. Dit is je totale kostprijs per persoon.
✨ Pro tip
Reken altijd 15% extra bereidingstijd als je ter plaatse moet koken met onbekende apparatuur. Veel locaties hebben oudere ovens die 20-30 graden lager presteren dan aangegeven.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Hoeveel personeel heb ik nodig voor een galadiner van 80 personen?
Voor 80 personen reken je met 2 koks, 6 bedienden en 1 afwasser. Dat is 1 kok per 40 gasten, 1 bediende per 13 gasten en ondersteuning voor de afwas.
Moet ik BTW meenemen in mijn kostprijsberekening?
Nee, kostprijs bereken je altijd exclusief BTW. Je verkoopprijs stel je vast op basis van kostprijs plus winstmarge, en daar komt BTW bovenop.
Hoe bereken ik de verkoopprijs uit mijn kostprijs?
Deel je kostprijs door je gewenste kostprijs-percentage. Bij €58 kostprijs en 35% kostprijs-percentage: €58 / 0,35 = €166 verkoopprijs excl. BTW.
Zijn de personeelskosten anders dan bij gewone catering?
Ja, bij galadiner heb je meer bediening nodig (1 per 12-15 gasten vs. 1 per 20 bij buffet) en vaak langere werkdagen door de formaliteit van het event.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →