Las agencias de eventos prometen trabajo constante de catering, pero su estructura de comisiones puede chupar tu beneficio sin que lo notes. Cubres transporte, pones personal in situ y encima ellos se llevan un 10-20 %. Muchos cáterers se dan cuenta demasiado tarde de que apenas cubren gastos en los encargos de agencia.
Lo que una agencia de eventos te pide
Las agencias mandan peticiones escuetas: número de personas, tipo de evento, fecha, ubicación. Se saltan los detalles que tú necesitas para presupuestar bien.
💡 Ejemplo de petición:
"Almuerzo de empresa para 80 personas, 12:00-14:00, edificio de oficinas en el centro de Madrid. Presupuesto 35 € por persona todo incluido."
Qué falta: ¿hay cocina allí? ¿Platos/cubiertos disponibles? ¿Bufé o servicio de mesa? ¿Opciones vegetarianas?
Responde con preguntas concretas antes de presupuestar. Así evitas sorpresas y no infravaloras el servicio.
Identifica todas las partidas de coste
Los costes de catering se acumulan rápido comparado con el servicio habitual de restaurante. Cada partida necesita control:
- Coste de alimentos: ingredientes por persona
- Personal in situ: cocinero, camareros, limpieza
- Transporte: ida y vuelta, gasolina, tiempo del conductor
- Material: platos, cubiertos, vajilla (si no hay en el local)
- Tiempo de montaje/desmontaje: el personal está más horas de las que sirve
- Comisión de la agencia: normalmente 10-20 % de tu factura
⚠️ Cuidado:
La agencia cobra al cliente 35-40 € por persona, pero tú recibes un 10-20 % menos por su comisión.
Calcula el coste por persona
El catering funciona con tarifas por persona, no por plato individual. Construye desde el coste de alimentos hacia arriba, sumando cada gasto.
💡 Ejemplo de cálculo para 80 personas:
- Coste de alimentos: 12 € por persona = 960 €
- Personal (cocinero + servicio, 6 horas): 180 €
- Transporte (ida y vuelta + tiempo): 80 €
- Alquiler de material: 120 €
- Comisión agencia (15 %): 201 €
Coste total: 1.541 € = 19,26 € por persona
Si la agencia te paga 30 € por persona (2.400 € total), te quedan 859 €. Eso es un 35,8 % de margen, sólido para catering.
Margen en catering vs servicio de restaurante
Los márgenes del catering funcionan diferente a los de un restaurante. Los costes operativos son más altos, pero no pagas alquiler ni suministros del local.
- Restaurante: coste de alimentos 28-35 %, margen total 8-15 %
- Catering: coste de alimentos 30-40 %, margen total 25-40 %
El coste de alimentos más alto se compensa con menos gastos fijos. Pero el catering tiene más riesgo: problemas con el tiempo, cancelaciones de última hora, averías en el transporte. Según KitchenNmbrs, no contabilizar bien las comisiones de agencia cuesta al restaurante medio entre 200-400 € al mes.
Qué hacer si el margen es demasiado bajo
¿Por debajo del 25 % de margen total? Tienes tres opciones:
- Subir el precio: pide 2-3 € más por persona
- Bajar el coste de alimentos: elige ingredientes más baratos o ajusta las raciones
- Ser más eficiente: menos personal, logística más inteligente
⚠️ Importante:
Nunca bajes del 20 % de margen total. Estarías trabajando gratis y exponiéndote a costes imprevistos.
Control digital de costes de catering
Las hojas de Excel se convierten en caos con múltiples ubicaciones, menús variables y tamaños de grupo distintos. Necesitas un seguimiento mejor.
Calculadoras de coste de alimentos como KitchenNmbrs te permiten presupuestar cada evento con precisión y monitorizar los márgenes en tiempo real. Detectas las peticiones no rentables antes de enviar presupuestos.
¿Cómo calcular el margen de un catering de agencia?
Recoge toda la información de la agencia
Pregunta número de personas, tipo de menú, ubicación, instalaciones disponibles y duración. Comprueba si hay platos/cubiertos y cuál es la comisión de la agencia.
Calcula tu coste total por persona
Suma: coste de alimentos, personal in situ, transporte, material y comisión de la agencia. Divide entre el número de personas para el coste por comensal.
Comprueba tu porcentaje de margen
Resta tu coste de lo que recibes por persona. Divide la diferencia entre lo que cobras y multiplica por 100. Apunta a un mínimo del 25 % de margen.
✨ Pro tip
Analiza tus últimos 8 eventos de agencia en 4 meses para identificar sus patrones reales de comisión. Así ves si se llevan un 12 % o un 18 %, y puedes presupuestar con más precisión.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen es normal en catering vía agencia?
¿Debo incluir el IVA en mi cálculo de margen?
¿Cómo calculo los costes de transporte para catering?
¿Qué hago si la agencia dice que mi precio es demasiado alto?
¿Cómo evito sorpresas el día del evento?
¿Debo cobrar diferente el fin de semana que entre semana?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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