El 73% de los caterers cobra demasiado poco en eventos de empresa y acaba perdiendo dinero. Este tipo de eventos requiere una calculación distinta a la del catering estándar: hay riesgos adicionales, costes imprevistos y una logística que, si no la controlas bien, se come tu margen sin que te des cuenta.
Por qué los eventos de empresa exigen otra forma de calcular
Los eventos corporativos tienen una casuística propia. Números de comensales que cambian, peticiones de última hora, personal que trabaja fuera de tu cocina. Y encima, tiempos de montaje y desmontaje que hay que repercutir en el precio.
💡 Ejemplo de evento corporativo:
80 personas, cóctel tipo walking dinner, ubicación a 30 km:
- Coste de alimentos por persona: 22,50 €
- Personal en el lugar: 450 €
- Transporte: 120 €
- Material adicional: 180 €
Coste total: 2.550 € (31,88 € por persona)
Todas las partidas de coste, sin excepción
Un cálculo completo para eventos de empresa tiene más componentes de lo que parece. Olvidas uno solo y el margen desaparece. Mira, he visto presupuestos donde el transporte ni aparecía como línea propia.
- Coste de alimentos: Materias primas por persona (normalmente 25-30% del precio total)
- Personal en el lugar: Cocinero, servicio, fregado (a menudo 4-6 horas por persona)
- Transporte: Ida/vuelta más viajes adicionales para material
- Material: Ollas extra, equipos de mantenimiento de temperatura, vajilla
- Reserva de riesgo: No-shows, comensales de más, cambios de último momento
Calcular el coste de alimentos con precisión
En eventos de empresa el cálculo es distinto al de un servicio de restaurante. La merma en buffet y los aforos variables lo complican bastante.
💡 Ejemplo de coste de alimentos en walking dinner:
Para 80 personas, 6 aperitivos por persona:
- Ingredientes para 480 aperitivos: 1.440 €
- Merma en buffet 15%: 216 €
- Extra por no-shows: 144 €
Coste de alimentos total: 1.800 € = 22,50 € por persona
⚠️ Ojo:
Añade siempre un 10-15% extra de género para buffets. Los comensales se sirven más que en un servicio atendido, y que el buffet se quede vacío es el peor escenario posible.
Estimar los costes de personal de forma realista
Los eventos de empresa requieren más personal que el catering desde tu propia cocina. El tiempo de desplazamiento, el montaje y el desmontaje cuestan dinero, y hay que cobrarlos.
- Jefe de cocina/cocinero: 35-45 € por hora (6-8 horas en total)
- Servicio: 18-25 € por hora (4-6 horas por persona)
- Ayudante/fregado: 15-20 € por hora (3-4 horas)
- Tiempo de desplazamiento: Cobra al menos el 50% del salario por hora habitual
Transporte y material: no los infravalores
Estas partidas se subestiman con frecuencia, pero pueden dispararse en ubicaciones alejadas del centro. La verdad es que esta lección te la enseña el primer mes en números rojos, no antes.
💡 Cálculo de transporte:
Ubicación a 40 km (solo ida):
- Combustible: 80 km × 0,40 € = 32 €
- Desgaste de la furgoneta: 80 km × 0,25 € = 20 €
- Tiempo del conductor: 2 h × 25 € = 50 €
- Viaje adicional para material: 30 €
Total transporte: 132 €
Determinar el margen y fijar el precio
Los eventos de empresa justifican un margen más alto que el catering convencional. Más riesgo, más servicio, más complejidad. Pues cobra en consecuencia.
Márgenes brutos habituales según tipo de evento:
- Catering sencillo: 35-45% de margen bruto
- Eventos de empresa: 45-55% de margen bruto
- Eventos complejos: 55-65% de margen bruto
💡 Cálculo del margen:
Coste total: 2.550 € para 80 personas
Margen bruto deseado: 50%
Fórmula: Precio de venta = Costes totales / (1 - Margen%)
2.550 € / (1 - 0,50) = 5.100 €
Precio por persona: 63,75 € sin IVA
⚠️ Ojo:
Trabaja siempre sin IVA y súmalo al final para el precio definitivo. En España el IVA aplicable al catering es del 10%: 63,75 € × 1,10 = 70,13 € con IVA por persona.
Incorporar los factores de riesgo
Los eventos de empresa generan más incertidumbre que el servicio en tu propio local. Anticípate.
- Cambios en el número de personas: Posibles hasta 48 horas antes
- Cambio meteorológico: Los eventos al aire libre necesitan plan B
- Peticiones extra: Modificaciones de última hora son la norma
- Mayor tiempo de ejecución: El montaje y desmontaje consumen horas reales
Según KitchenNmbrs, usar una calculadora de costes de alimentos que registre todas las partidas y calcule automáticamente tu margen es la forma más fiable de no dejarte nada fuera al preparar presupuestos.
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen bruto debo aplicar en eventos de empresa?
¿Cuánto género extra debo calcular para buffets?
¿Cómo calculo los costes de transporte para catering externo?
¿Qué pasa si el número de personas cambia justo antes del evento?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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