Los KPIs financieros son tu brújula para saber si tu restaurante va por buen camino hacia la rentabilidad. Muchos hosteleros nuevos se fijan solo en la facturación, pero se olvidan de los costes que hay debajo. Desde el día uno tienes que controlar las cifras correctas para evitar sorpresas financieras.
Los 5 KPIs críticos para tu primer año
Los hosteleros nuevos no tienen datos históricos. Empieza por estos cinco indicadores que debes seguir cada semana:
- Porcentaje de coste de alimentos: ¿Cuánto de tu facturación se va en materia prima?
- Porcentaje de coste de personal: ¿Cuánto pagas en nóminas?
- Ticket medio: ¿Cuánto gasta de media cada comensal?
- Punto de equilibrio: ¿Cuánta facturación necesitas para cubrir costes?
- Flujo de caja: ¿Cuánto dinero entra y cuánto sale?
💡 Ejemplo de situación inicial:
Restaurante con 40 plazas, 6 días abierto:
- Facturación semanal esperada: 8.000 €
- Objetivo de coste de alimentos: 30% = 2.400 €/semana
- Objetivo de coste de personal: 35% = 2.800 €/semana
- Otros costes: 25% = 2.000 €/semana
Beneficio: 10% = 800 €/semana
Cuando abrí mi primer local en Madrid hace ya bastantes años, me obsesioné con la facturación. "Hemos hecho 3.000 € hoy, qué bien". Hasta que al final del mes sumé las facturas de proveedores, las nóminas, el alquiler y la luz. No quedaba nada. Fíjate: la facturación sin contexto es un número vacío. Lo que importa es lo que queda después de pagar todo.
Establecer y vigilar el porcentaje de coste de alimentos
Tu coste de alimentos es el porcentaje de tu facturación que se va en materia prima. Para restaurantes suele estar entre el 28-35%.
Fórmula: Coste de alimentos % = (Coste de materia prima / Facturación sin IVA) × 100
⚠️ Ojo:
Calcula siempre con la facturación SIN IVA. El IVA en restauración es del 10% en España, así que 11.000 € con IVA incluido = 10.000 € sin IVA.
Mide tu coste de alimentos cada semana dividiendo tus compras totales entre la facturación de esa semana. Los primeros meses puede oscilar bastante. A las 4-6 semanas empezarás a ver un patrón.
💡 Ejemplo semana 1:
Tu primera semana de trabajo:
- Facturación: 6.500 € IVA incluido = 5.909 € sin IVA
- Materia prima comprada: 2.100 €
- Coste de alimentos: (2.100 € / 5.909 €) × 100 = 35,5%
Está algo alto. Apunta al 30% para la semana 4.
Coste de personal y planificación de turnos
El coste de personal incluye todos los gastos en nóminas: salario, seguridad social, pagas extra. Para restaurantes suele estar entre el 30-40% de la facturación.
Empieza con una plantilla básica y crece poco a poco. Mejor quedarte corto la primera semana que ir sobrado el tercer mes. Según KitchenNmbrs, uno de los puntos ciegos más habituales en la gestión de cocina es subestimar estos costes cuando hay mucho trabajo.
- Cocina: 1 chef + 1 ayudante para 40 comensales/servicio
- Sala: 1 camarero por cada 15-20 comensales
- Tú mismo: Cuenta al menos 3.000 €/mes de tu propio sueldo
Calcular el punto de equilibrio
Tu punto de equilibrio es la facturación a la que no ganas ni pierdes. Este será tu KPI más importante el primer año.
Fórmula: Punto de equilibrio = Costes fijos / (1 - % Costes variables)
💡 Ejemplo de punto de equilibrio:
Costes mensuales:
- Alquiler: 4.000 €
- Seguros: 800 €
- Suministros: 1.200 €
- Personal base: 8.000 €
Costes fijos: 14.000 €/mes
Costes variables: 30% materia prima + 10% personal extra = 40%
Punto de equilibrio: 14.000 € / 0,60 = 23.333 €/mes
Controlar el flujo de caja
El flujo de caja es el dinero que entra menos el que sale. Aunque tengas beneficio sobre el papel, puedes tener problemas de liquidez.
Muchos restaurantes tienen poco dinero a principio de mes (alquiler, nóminas) y más al final. Planifica tus grandes gastos de forma inteligente.
⚠️ Ojo:
Mantén un colchón mínimo de 10.000 € para imprevistos. Un horno o una cámara que se estropea puede meterte en un aprieto serio si no tienes reservas.
Llevar los KPIs sin caos de hojas de cálculo
Muchos restaurantes nuevos empiezan con Excel, pero aquello se vuelve inmanejable rápido. Necesitas cifras a diario para poder corregir el rumbo.
Un calculador de coste de alimentos puede ayudarte a calcular automáticamente tu coste de materia prima y ver tus KPIs principales en un solo panel. Así dedicas menos tiempo a las cuentas y más a sacar adelante tu restaurante.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es el KPI más importante el primer año?
¿Cada cuánto debo revisar mis KPIs?
¿Qué hago si mi coste de alimentos supera el 35%?
¿Cómo sé si mi punto de equilibrio es realista?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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