Como con un coche, el precio de etiqueta no lo es todo: un sistema TPV puede costarte entre 1.500 € y 8.000 € sumando todos los conceptos. Los restauradores que abren por primera vez suelen calcular mal la inversión total. Aquí tienes todos los costes que entran en juego, sin rodeos.
Costes de hardware del TPV
El hardware es la base de tu sistema de caja. Estos son los componentes mínimos que necesitas:
- Tablet o ordenador de caja: 300-800 €
- Cajón portamonedas: 80-200 €
- Impresora de tickets: 150-400 €
- Lector de código de barras: 50-150 € (opcional)
- Terminal de pago: 0-300 € (frecuentemente gratis con el banco)
💡 Ejemplo de kit básico:
Para un restaurante pequeño:
- iPad con soporte de caja: 650 €
- Cajón portamonedas: 120 €
- Impresora de tickets: 250 €
- Terminal de pago: 0 € (gratis con el banco)
Total hardware: 1.020 €
Licencias de software y suscripciones
Además, pagas mensualmente por el software de caja. Estos costes se acumulan rápido:
- Software de caja básico: 30-80 € al mes
- Módulos adicionales: 10-30 € al mes por módulo
- Almacenamiento en la nube: 5-15 € al mes
- Actualizaciones y mantenimiento: generalmente incluidos
💡 Ejemplo de costes mensuales:
Lightspeed Restaurant:
- Plan básico: 69 € al mes
- Módulo de inventario: 20 € al mes
- Informes avanzados: 15 € al mes
Total mensual: 104 € = 1.248 € al año
Costes de instalación y configuración
Instalar un TPV es mucho más que enchufar cables. El soporte profesional marca la diferencia:
- Instalación básica: 200-500 €
- Introducción de la carta: 300-800 € (según número de referencias)
- Configuración del sistema: 200-400 €
- Vinculación del terminal de pago: 100-200 €
- Fase de pruebas y ajustes: 150-300 €
⚠️ Ojo:
Muchos proveedores cobran por hora de instalación (75-125 € / hora). Pide siempre un precio cerrado por la instalación completa, sin sorpresas.
Costes de formación y soporte
Tu equipo necesita dominar el nuevo sistema. Eso requiere tiempo y dinero:
- Formación inicial: 300-600 € por 2-4 horas
- Sesiones adicionales: 100-150 € por sesión
- Material de formación online: habitualmente gratis
- Soporte telefónico: 25-50 € por incidencia (tras el periodo gratuito)
💡 Ejemplo de paquete de formación:
Para 3 empleados:
- Formación básica (4 horas): 450 €
- Sesión de repaso a las 2 semanas: 125 €
- Material de formación: 0 €
Total formación: 575 €
Costes totales del primer año
Sumando todos los conceptos, estos son los rangos para el primer año:
- Configuración básica (restaurante pequeño): 2.500-4.000 €
- Configuración media (restaurante mediano): 4.000-6.500 €
- Configuración premium (restaurante grande): 6.500-10.000 €
💡 Ejemplo de costes totales para un restaurante pequeño:
Setup completo primer año:
- Hardware: 1.020 €
- Software (12 meses): 828 €
- Instalación: 650 €
- Formación: 575 €
Total primer año: 3.073 €
Costes ocultos que debes vigilar
Bueno, aquí está lo que más duele: los gastos que nadie menciona y que he visto arruinar más de un presupuesto de apertura. Según KitchenNmbrs, este es un patrón recurrente en las finanzas de restaurantes:
- Comisiones por transacción: 0,1-0,3 % por cada pago con tarjeta
- Hardware de repuesto por avería: 200-500 € por unidad
- Actualizaciones de software: a veces 50-150 € por actualización mayor
- Contratos anuales de mantenimiento: 200-500 €
- Licencias de usuario adicionales: 15-30 € al mes por usuario
⚠️ Ojo:
Las comisiones por transacción parecen insignificantes, pero con 200.000 € de facturación anual acabas pagando entre 400 y 600 € extra que no habías previsto.
Alternativas y cómo reducir costes
La verdad es que no siempre necesitas el sistema más caro. Mira estas opciones: pueden ahorrarte dinero real.
- Sistemas en la nube: menor inversión en hardware
- TPV sobre tablet: más barato que las cajas tradicionales
- Paquetes todo en uno: suelen salir más económicos que comprar por separado
- Fórmulas de leasing: menor coste inicial, cuota mensual mayor
Para muchos restaurantes pequeños, un sistema sencillo basado en tablet es más que suficiente. No hace falta estrenar con todas las funciones activadas desde el primer día.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo instalar el TPV yo mismo para ahorrar dinero?
¿Cuánto cuesta un TPV al mes después del primer año?
¿Hay alternativas más económicas a los sistemas TPV tradicionales?
¿Puedo deducir los costes del TPV en la declaración de la renta?
¿Cuánto debo reservar para mantenimiento y reparaciones?
¿Qué comisiones por transacción se añaden a la cuota mensual?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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