Finanzielle KPIs sind dein Kompass, um zu sehen, ob dein Restaurant auf dem Weg zur Rentabilität ist. Viele neue Restaurantbesitzer konzentrieren sich nur auf den Umsatz, aber vergessen die Kosten darunter. In diesem Artikel lernst du, welche Zahlen du vom ersten Tag an verfolgen musst, um finanzielle Überraschungen zu vermeiden.
Die 5 kritischen KPIs für dein erstes Jahr
Als neuer Restaurantbesitzer hast du keine historischen Daten. Deshalb beginnst du mit diesen fünf Kernzahlen, die du wöchentlich verfolgst:
- Food-Cost-Prozentsatz: Wie viel deines Umsatzes geht in Zutaten?
- Lohnkostenquote: Wie viel zahlst du für Personal?
- Durchschnittlicher Bon: Was gibt ein Gast durchschnittlich aus?
- Break-Even-Punkt: Wie viel Umsatz brauchst du, um die Gewinnschwelle zu erreichen?
- Cashflow: Wie viel Geld fließt rein und raus?
💡 Beispiel Startsituation:
Restaurant mit 40 Plätzen, 6 Tage offen:
- Erwarteter Umsatz pro Woche: €8.000
- Food-Cost-Zielwert: 30% = €2.400/Woche
- Lohnkostenquote Zielwert: 35% = €2.800/Woche
- Sonstige Kosten: 25% = €2.000/Woche
Gewinn: 10% = €800/Woche
Food-Cost-Prozentsatz einstellen und überwachen
Deine Food-Cost ist der Prozentsatz deines Umsatzes, der in Zutaten fließt. Für Restaurants liegt dies normalerweise zwischen 28-35%.
Formel: Food-Cost % = (Zutatenkosten / Umsatz ohne MwSt.) × 100
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit Umsatz OHNE MwSt. Die MwSt. auf Restaurantessen beträgt 19%, also €10.900 inkl. MwSt. = €9.160 ohne MwSt.
Messe deine Food-Cost wöchentlich, indem du deine Gesamteinkäufe durch deinen Umsatz dieser Woche teilst. Am Anfang kann dies schwanken, aber nach 4-6 Wochen siehst du ein Muster.
💡 Beispiel Woche 1:
Deine erste Arbeitswoche:
- Umsatz: €6.500 inkl. MwSt. = €5.462 ohne MwSt.
- Eingekaufte Zutaten: €2.100
- Food-Cost: (€2.100 / €5.462) × 100 = 38,4%
Das ist zu hoch. Strebe nach 30% in Woche 4.
Lohnkosten und Personalplanung
Lohnkosten umfassen alle Personalausgaben: Löhne, Sozialabgaben, Urlaubsgeld. Für Restaurants liegt dies zwischen 30-40% des Umsatzes.
Beginne mit einer Basisbelegung und baue langsam aus. Besser zu wenig Personal in Woche 1 als zu viel in Monat 3.
- Küche: 1 Chef + 1 Hilfskraft für 40 Couverts/Abend
- Service: 1 Bedienung pro 15-20 Couverts
- Du selbst: Rechne mindestens €3.000/Monat eigenes Gehalt ein
Break-Even-Punkt berechnen
Dein Break-Even-Punkt ist der Umsatz, bei dem du keinen Gewinn aber auch keinen Verlust machst. Dies ist deine wichtigste KPI im ersten Jahr.
Formel: Break-Even = Fixkosten / (1 - Variable Kosten %)
💡 Beispiel Break-Even:
Monatliche Kosten:
- Miete: €4.000
- Versicherungen: €800
- Energie: €1.200
- Basis-Personal: €8.000
Fixkosten: €14.000/Monat
Variable Kosten: 30% Lebensmittel + 10% zusätzliches Personal = 40%
Break-Even: €14.000 / 0,60 = €23.333/Monat
Cashflow im Auge behalten
Cashflow ist das Geld, das reinkommt, minus das, was rausgeht. Auch wenn du auf dem Papier Gewinn machst, kannst du Cashflow-Probleme haben.
Viele Restaurants haben am Anfang des Monats wenig Geld (Miete, Löhne bezahlt) und am Ende mehr. Plane deine großen Ausgaben daher klug.
⚠️ Achtung:
Halte mindestens €10.000 Puffer für unerwartete Ausgaben bereit. Ein defekter Ofen oder eine kaputte Kühlanlage kann dich sonst in Schwierigkeiten bringen.
KPIs verfolgen ohne Excel-Chaos
Viele startende Restaurants beginnen mit Excel, aber das wird schnell unübersichtlich. Du brauchst täglich Zahlen, um nachzusteuern.
Ein System wie KitchenNmbrs hilft dir, deine Food-Cost automatisch zu berechnen und deine wichtigsten KPIs in einer Übersicht zu sehen. So verbringst du weniger Zeit mit Rechnen und mehr Zeit mit der Leitung deines Restaurants.
Wie stellst du KPIs ein? (Schritt für Schritt)
Definiere deine Zielwerte
Lege realistische Prozentsätze fest: 30% Food-Cost, 35% Lohnkosten, 25% sonstige Kosten, 10% Gewinn. Diese Zahlen sind dein Kompass für alle Entscheidungen.
Messe wöchentlich deine tatsächlichen Zahlen
Zähle jede Woche deine Einkäufe auf und teile durch deinen Umsatz ohne MwSt. Notiere auch deine Lohnkosten und sonstige Ausgaben. Vergleiche mit deinen Zielwerten.
Berechne deinen Break-Even-Punkt
Addiere alle deine Fixkosten und teile durch (100% - variable Kosten %). Diese Zahl musst du mindestens erreichen, um nicht mit Verlust zu arbeiten.
Verfolge täglich deinen Cashflow
Notiere jeden Tag, was reinkommt und rausgeht. So siehst du, ob du genug Geld für große Ausgaben hast und vermeidest Überraschungen.
Evaluiere monatlich und steuere nach
Schau dir jeden Monat deine Zahlen an. Weichen sie von deinem Plan ab? Dann passe deine Einkäufe, Preise oder Personaleinsatz an, um wieder auf Kurs zu kommen.
✨ Pro tip
Beginne mit einer KPI pro Woche. Woche 1 konzentriere dich auf Food-Cost, Woche 2 auf Lohnkosten, und so weiter. So wirst du nicht von allen Zahlen auf einmal überfordert.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche KPI ist im ersten Jahr am wichtigsten?
Dein Break-Even-Punkt. Das ist der Umsatz, den du mindestens erreichen musst, um kein Geld zu verlieren. Alle anderen KPIs sind Mittel, um dieses Ziel zu erreichen.
Wie oft sollte ich meine KPIs überprüfen?
Food-Cost und Cashflow wöchentlich, Break-Even und durchschnittlicher Bon monatlich. Am Anfang hast du noch keine stabilen Muster, daher hat tägliche Kontrolle wenig Sinn.
Was wenn meine Food-Cost höher als 35% ist?
Überprüfe zuerst deine Portionsgröße und Rezepte. Oft gibt die Küche zu großzügige Portionen. Danach schaust du dir deine Einkaufspreise und Menüpreise an.
Sollte ich MwSt. in meine KPI-Berechnungen einbeziehen?
Nein, rechne immer ohne MwSt. Die MwSt., die du einnimmst, gibst du an das Finanzamt ab, also zählt sie nicht für deine Rentabilität.
Woher weiß ich, ob mein Break-Even realistisch ist?
Teile deinen Break-Even durch die Anzahl der Tage, an denen du offen bist. Wenn du €750 pro Tag mit 40 Plätzen umsetzen musst, brauchst du durchschnittlich €18,75 pro Couvert.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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