Dein Buchhalter sieht nur die Endzahlen, weiß aber nicht, was in deiner Küche passiert. Viele Gastronomiebetreiber stellen zu spät fest, dass ihre Buchhaltung nicht mit der Realität übereinstimmt. In diesem Artikel lernst du, wie du überprüfst, ob deine Finanzzahlen mit deinem täglichen Betrieb übereinstimmen.
Warum die Zahlen zwischen Küche und Buchhaltung nicht stimmen
Dein Buchhalter arbeitet mit Rechnungen und Kontoauszügen. Du arbeitest mit Zutaten und Portionen. Diese beiden Welten sollten übereinstimmen, aber oft tun sie das nicht.
⚠️ Achtung:
Wenn du dich nur auf deine Buchhaltung verlässt, siehst du erst am Ende des Monats, dass du zu wenig verdienst. Dann ist es zu spät, um gegenzusteuern.
Die wichtigsten Kontrollen, die du selbst durchführen musst
Du musst kein Buchhalter sein, um zu überprüfen, ob deine Zahlen stimmen. Diese Kontrollen kannst du selbst durchführen:
- Einkauf vs. Verkauf: Wie viel hast du eingekauft? Wie viel hast du verkauft? Diese sollten ungefähr im Gleichgewicht sein
- Foodcost pro Gericht: Weißt du, was jedes Gericht wirklich an Zutaten kostet?
- Verschwendung und Verlust: Ist dies irgendwo registriert oder verschwindet es unbemerkt?
- Lagerbestandswert: Berücksichtigt dein Buchhalter, was in deinem Kühlschrank liegt?
💡 Beispiel:
Restaurant De Eetkamer kauft jede Woche für €2.000 ein und hat €6.000 Umsatz:
- Foodcost laut Buchhaltung: €2.000 / €6.000 = 33%
- Tatsächlicher Foodcost (inklusive Verschwendung): 38%
- Unterschied: 5% von €6.000 = €300 pro Woche
Das sind €15.600 pro Jahr, die 'verschwinden', ohne dass die Buchhaltung es sieht.
Wie du deinen Einkauf überprüfst
Dein Buchhalter sieht Rechnungen, aber nicht, was wirklich in deine Küche kommt. Überprüfe dies:
- Lieferkontrolle: Bekommst du immer das, was du bestellst? Richtige Qualität?
- Schnittabfall: Von 10 kg Fisch bleiben oft nur 6 kg Filet übrig. Berücksichtigt dein Buchhalter dies?
- Haltbarkeit: Was wirfst du weg, weil es abgelaufen ist?
💡 Beispiel Schnittabfall:
Du kaufst Lachs für €18 pro kg, aber nach dem Filetieren hast du 45% Abfall:
- Einkaufspreis: €18/kg
- Tatsächlicher Preis nach Schnittabfall: €18 ÷ 0,55 = €32,73/kg
- Unterschied: €14,73/kg mehr als dein Buchhalter denkt
Lagerbestand und Betriebskapital
Viele Buchhalter vergessen, den Lagerbestand in die Berechnungen einzubeziehen. Was in deinem Kühlschrank und Lager liegt, ist Geld, das du ausgegeben hast, aber noch nicht verdient hast.
- Zähle deinen Lagerbestand: Wie viel ist alles in Kühlschrank und Lager wert?
- Überprüfe den Trend: Wächst dein Lagerbestandswert jeden Monat? Dann kaufst du zu viel ein
- Umschlagsgeschwindigkeit: Wie oft pro Monat ersetzt du deinen Lagerbestand vollständig?
⚠️ Achtung:
Wenn dein Lagerbestandswert von €3.000 auf €5.000 steigt, hast du €2.000 'gebundenes' Geld. Dein Buchhalter sieht dies als Ausgabe, aber du hast es noch in deinem Kühlschrank stehen.
Praktische Kontrolle: die Wochenprüfung
Führe jede Woche diese einfache Kontrolle durch, um zu sehen, ob deine Zahlen stimmen:
💡 Wochenprüfung Beispiel:
Diese Woche:
- Umsatz: €8.000
- Eingekauft: €2.400
- Foodcost laut Rechnungen: 30%
- Verschwendung geschätzt: €200
- Tatsächlicher Foodcost: (€2.400 + €200) ÷ €8.000 = 32,5%
Unterschied von 2,5% = €200 pro Woche, den dein Buchhalter nicht sieht.
Wann du deinen Buchhalter korrigieren musst
Wenn du diese Unterschiede feststellst, ist es Zeit, mit deinem Buchhalter oder Steuerberater zu sprechen:
- Lagerbestandsbewertung: Wird dein Lagerbestand in der Bilanz berücksichtigt?
- Verschwendungsregistrierung: Wie buchst du Produkte ab, die du wegwirfst?
- Saisonale Anpassungen: Wie gehst du mit saisonalen Schwankungen beim Einkauf um?
Digitale Hilfe bei der Kontrolle
Viele Betreiber nutzen ein System wie KitchenNmbrs, um ihre Praxiszahlen zu verfolgen. Dann kannst du deinem Buchhalter konkrete Zahlen über deinen tatsächlichen Foodcost, Verschwendung und Lagerbestandswert geben.
So arbeitet ihr zusammen an Zahlen, die mit der Realität übereinstimmen, anstatt nur mit Rechnungen und Kontoauszügen.
Wie überprüfst du deine Zahlen? (Schritt für Schritt)
Berechne deinen tatsächlichen Foodcost
Addiere alle Einkaufsrechnungen dieser Woche. Teile durch deinen Umsatz exkl. VAT. Addiere 10-15% für Verschwendung und Schnittabfall hinzu. Dies ist dein tatsächlicher Foodcost.
Vergleiche mit deiner Buchhaltung
Frage deinen Buchhalter, wie hoch dein Foodcost laut ihm ist. Vergleiche mit deiner eigenen Berechnung. Ein Unterschied von mehr als 3% bedeutet, dass ihr verschiedene Dinge messt.
Registriere Verschwendung und Verlust
Halte eine Woche lang fest, was du wegwirfst und warum. Addiere den Wert. Dieser Prozentsatz deines Einkaufs verschwindet, ohne dass dein Buchhalter es sieht.
Überprüfe deinen Lagerbestandswert monatlich
Zähle jeden Monat den Wert deines Lagerbestands. Wenn dieser jeden Monat steigt, kaufst du zu viel ein. Sinkt er zu schnell, riskierst du Engpässe.
✨ Pro tip
Mache jeden Monat ein Foto deines Kühlschranks und Lagers. So kannst du später sehen, ob dein Lagerbestand wächst oder schrumpft, und ob dein Einkauf mit deinem Verkauf übereinstimmt.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft muss ich meine Zahlen überprüfen?
Überprüfe wöchentlich deinen Foodcost und monatlich deinen Lagerbestandswert. So verhinderst du, dass kleine Abweichungen zu großen Problemen werden.
Was ist, wenn mein Buchhalter sagt, dass alles stimmt?
Dein Buchhalter hat aus administrativer Sicht recht. Aber er sieht nicht, was in deiner Küche passiert. Beide Beobachtungen können gleichzeitig wahr sein.
Muss ich meinen Buchhalter wechseln, wenn die Zahlen nicht stimmen?
Nicht unbedingt. Oft ist es eine Frage der besseren Kommunikation. Gib deinem Buchhalter konkrete Zahlen über Verschwendung und Lagerbestand, dann kann er diese berücksichtigen.
Wie berechne ich Schnittabfall korrekt?
Wiege dein Produkt vor und nach der Verarbeitung. Der Unterschied ist Schnittabfall. Teile deinen Einkaufspreis durch den verbleibenden Prozentsatz, um deinen tatsächlichen Kilopreis zu erhalten.
Was mache ich mit Saisonprodukten in meiner Buchhaltung?
Kaufst du zum Beispiel viel Spargel in der Saison? Teile deinem Buchhalter mit, wann du mehr oder weniger einkaufst, damit er deine Monatszahlen richtig interpretieren kann.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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