Vandaag de dag ontdekken veel horecaondernemers pas na maanden dat hun boekhouding niet overeenkomt met hun keukenpraktijk. Je boekhouder werkt met facturen en bankafschriften, jij met ingrediënten en porties. Dus hoe zorg je ervoor dat deze twee werelden kloppen?
Waarom cijfers niet kloppen tussen keuken en boekhouding
Je boekhouder werkt met facturen en bankafschriften. Jij werkt met ingrediënten en porties. Die twee werelden moeten kloppen, maar vaak doen ze dat niet.
⚠️ Let op:
Ga je alleen af op je boekhouding, dan zie je pas aan het eind van de maand dat je te weinig verdient. Dan is het te laat om bij te sturen.
De belangrijkste controles die je zelf moet doen
Je hoeft geen boekhoudkundige te zijn om te checken of je cijfers kloppen. Deze controles kun je zelf doen:
- Inkoop vs. verkoop: Hoeveel heb je ingekocht? Hoeveel heb je verkocht? Deze moeten redelijk in balans zijn
- Foodcost per gerecht: Weet je wat elk gerecht werkelijk kost aan ingrediënten?
- Verspilling en verlies: Staat dit ergens geregistreerd of verdwijnt het ongemerkt?
- Voorraadwaarde: Telt je boekhouder mee wat er in je koeling ligt?
💡 Voorbeeld:
Restaurant De Eetkamer koopt elke week voor €2.000 in en heeft €6.000 omzet:
- Foodcost volgens boekhouding: €2.000 / €6.000 = 33%
- Werkelijke foodcost (inclusief verspilling): 38%
- Verschil: 5% van €6.000 = €300 per week
Dat is €15.600 per jaar die 'verdwijnt' zonder dat de boekhouding het ziet.
Hoe je je inkoop controleert
Je boekhouder ziet facturen, maar niet wat er werkelijk in je keuken terechtkomt. Check dit:
- Leveringscontrole: Krijg je altijd wat je bestelt? Juiste kwaliteit?
- Snijverlies: Van 10 kg vis blijft vaak maar 6 kg filet over. Rekent je boekhouder hiermee?
- Houdbaarheid: Wat gooi je weg omdat het over datum is?
💡 Voorbeeld snijverlies:
Je koopt zalm voor €18 per kg, maar na fileren heb je 45% verlies:
- Inkoopprijs: €18/kg
- Werkelijke prijs na snijverlies: €18 ÷ 0,55 = €32,73/kg
- Verschil: €14,73/kg meer dan je boekhouder denkt
Voorraad en werkkapitaal
Veel boekhouders vergeten de voorraad mee te nemen in de berekeningen. Wat er in je koeling en voorraad ligt, is geld dat je hebt uitgegeven maar nog niet hebt verdiend. En dit is iets wat de meeste keukenchefs te laat ontdekken - pas wanneer hun cashflow krap wordt.
- Tel je voorraad: Wat is de waarde van alles in koeling en voorraad?
- Check de trend: Groeit je voorraadwaarde elke maand? Dan koop je te veel in
- Draaisnelheid: Hoe vaak per maand vervang je je voorraad volledig?
⚠️ Let op:
Stijgt je voorraadwaarde van €3.000 naar €5.000? Dan heb je €2.000 'vastgezet' geld. Dat ziet je boekhouder als uitgave, maar jij hebt het nog in je koeling staan.
Praktische controle: de weekcheck
Doe elke week deze simpele controle om te zien of je cijfers kloppen:
💡 Weekcheck voorbeeld:
Deze week:
- Omzet: €8.000
- Ingekocht: €2.400
- Foodcost volgens facturen: 30%
- Verspilling geschat: €200
- Werkelijke foodcost: (€2.400 + €200) ÷ €8.000 = 32,5%
Verschil van 2,5% = €200 per week die je boekhouder niet ziet.
Wanneer je boekhouder moet bijsturen
Constateer je deze verschillen? Dan is het tijd om met je boekhouder of accountant te praten:
- Voorraadwaardering: Wordt je voorraad meegenomen in de balans?
- Verspillingsregistratie: Hoe boek je producten af die je weggooit?
- Seizoenscorrecties: Hoe ga je om met seizoensschommelingen in inkoop?
Digitale hulp bij controle
Veel ondernemers gebruiken een systeem zoals KitchenNmbrs om hun praktijkcijfers bij te houden. Dan kun je je boekhouder concrete cijfers geven over je werkelijke foodcost, verspilling en voorraadwaarde.
Zo werk je samen aan cijfers die kloppen met de werkelijkheid in plaats van alleen met facturen en bankafschriften.
Hoe controleer je je cijfers? (stap voor stap)
Bereken je werkelijke foodcost
Tel alle inkoopfacturen van deze week op. Deel door je omzet excl. BTW. Tel daar 10-15% bij op voor verspilling en snijverlies. Dit is je werkelijke foodcost.
Vergelijk met je boekhouding
Vraag je boekhouder wat je foodcost volgens hem is. Vergelijk met je eigen berekening. Een verschil van meer dan 3% betekent dat jullie verschillende dingen meten.
Registreer verspilling en verlies
Houd een week bij wat je weggooit en waarom. Tel de waarde op. Dit percentage van je inkoop verdwijnt zonder dat je boekhouder het ziet.
Check je voorraadwaarde maandelijks
Tel elke maand de waarde van je voorraad. Als dit elke maand stijgt, koop je te veel in. Daalt het te snel, dan loop je risico op tekorten.
✨ Pro tip
Vergelijk elke 3 maanden je BTW-aangifte met je kassasysteem - check of de omzetcijfers kloppen binnen 2%. Wijken ze meer af, dan registreert je boekhouder niet alle inkomsten of uitgaven correct.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik mijn cijfers controleren?
Check wekelijks je foodcost en maandelijks je voorraadwaarde. Zo voorkom je dat kleine afwijkingen grote problemen worden.
Wat als mijn boekhouder zegt dat alles klopt?
Je boekhouder heeft gelijk vanuit administratief oogpunt. Maar hij ziet niet wat er in je keuken gebeurt. Beide waarnemingen kunnen tegelijk waar zijn.
Moet ik mijn boekhouder vervangen als de cijfers niet kloppen?
Niet per se. Vaak is het een kwestie van betere communicatie. Geef je boekhouder concrete cijfers over verspilling en voorraad, dan kan hij daar rekening mee houden.
Hoe bereken ik snijverlies correct?
Weeg je product voor en na verwerking. Het verschil is snijverlies. Deel je inkoopprijs door het overgebleven percentage om je werkelijke kiloprijs te krijgen.
Wat doe ik met seizoensproducten in mijn boekhouding?
Koop je bijvoorbeeld veel asperges in het seizoen? Vertel je boekhouder wanneer je meer of minder inkoopt, zodat hij je maandcijfers juist kan interpreteren.
Hoe vaak moet ik mijn voorraad fysiek tellen voor een betrouwbare controle?
Tel minimaal 1x per kwartaal je volledige voorraad. Doe daarnaast elke 2 weken een steekproef van je duurste producten. Dit geeft je een realistisch beeld van je werkelijke voorraadwaarde.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Verkoop je voedsel? Dan heb je KitchenNmbrs nodig
Of je nu een restaurant, food truck, cateraar of maaltijdboxbedrijf runt — je moet weten wat elk gerecht kost. KitchenNmbrs geeft je dat inzicht. Start je gratis proefperiode.
Start gratis trial →