Personal, das kostenlos isst, verfälscht deine Lebensmittelkostenberechnung vollständig. Wenn dein Chef täglich ein Steak abgibt und du nur mit verkauften Portionen rechnest, stimmt keine Berechnung mehr.
Personal, das kostenlos isst, verfälscht deine Lebensmittelkostenberechnung vollständig. Wenn dein Chef täglich ein Steak abgibt und du nur mit verkauften Portionen rechnest, stimmt keine Berechnung mehr. So berechnest du deine echten Lebensmittelkosten inklusive Personalverbrauch.
Warum Personalverbrauch deine Zahlen verfälscht
Du kaufst 10 Kilo Steak ein. Du verkaufst 8 Kilo an Gäste. Die 2 Kilo, die übrig sind? Die gehen oft an das Personal. Aber in deiner Lebensmittelkostenberechnung zählst du nur die 8 verkauften Kilo.
Die Folge: deine Lebensmittelkosten sehen 20% niedriger aus als sie wirklich sind. Und du verstehst nicht, warum dein Gewinn wegläuft.
💡 Beispiel:
Du kaufst diese Woche Steak für €500 ein. Du verkaufst Steakgerichte für €1.200.
- Berechnete Lebensmittelkosten: €500 / €1.200 = 41,7%
- Aber: €100 gingen an das Personal
- Echte Lebensmittelkosten verkauft: €400 / €1.200 = 33,3%
Unterschied: 8,4 Prozentpunkte zu hoch!
Zwei Methoden, um das zu lösen
Du hast zwei Optionen: Personalverbrauch in deine Lebensmittelkosten einrechnen oder separat als Personalkosten erfassen.
Methode 1: Alles in den Lebensmittelkosten
Zähle alle Zutaten, die die Küche verlassen, auch die zum Personal. Dann erhältst du deine echten Lebensmittelkosten der Küche.
💡 Beispiel Methode 1:
Steakeinkauf: €500
- Verkauft an Gäste: €1.200
- An Personal abgegeben: €100 (Kostenwert)
- Gesamtumsatz + Personalwert: €1.300
Lebensmittelkosten: €500 / €1.300 = 38,5%
Methode 2: Personalverbrauch separat
Erfasse Personalverbrauch als separate Kostenposition. Dann siehst du deine echten Lebensmittelkosten verkaufter Gerichte und deine Personalkosten.
💡 Beispiel Methode 2:
Steakeinkauf: €500
- Verkauft an Gäste: €400 (Kostenwert)
- An Personal: €100 (Kostenwert)
- Umsatz Gäste: €1.200
Lebensmittelkosten verkauft: €400 / €1.200 = 33,3%
Personalkosten Essen: €100
⚠️ Achtung:
Wähle eine Methode und halte sie durch. Sonst vergleichst du Äpfel mit Birnen, wenn du Zahlen aus verschiedenen Zeiträumen anschaust.
Wie du Personalverbrauch erfasst
Das Schwierigste ist nicht die Berechnung, sondern zu erfassen, was zum Personal geht. Hier sind praktische Wege:
- Personalmahlzeiten-Liste: Hänge eine Liste auf, auf der das Personal notiert, was es isst
- Feste Portionen: Rechne mit Durchschnittswerten (z.B. jeder Mitarbeiter isst €8 pro Schicht)
- Separate Bon: Erstelle eine 'Personalbon' in deinem Kassensystem für €0
- Wöchentliche Schätzung: Zähle am Ende der Woche, was ungefähr zum Personal ging
Welche Methode funktioniert am besten
Für die meisten Restaurants funktioniert Methode 2 (separat erfassen) am besten. Warum?
- Du siehst deine echten Lebensmittelkosten verkaufter Gerichte
- Du kannst Personalverbrauch budgetieren (z.B. max. €50/Tag)
- Du kannst es mit anderen Personalkosten vergleichen
- Es ist fairer: Personalessen ist eine Personalkosten, keine Lebensmittelkosten
💡 Praktisches Beispiel:
Restaurant mit 5 Mitarbeitern, €8 Personalmahlzeit pro Schicht:
- Pro Tag: 5 × €8 = €40
- Pro Woche (6 Tage): €240
- Pro Monat: €960
- Pro Jahr: €11.520
Das ist ein ernsthafter Betrag, um separat zu erfassen!
Digital erfassen
Mit einer App wie KitchenNmbrs kannst du Personalverbrauch separat von deinen normalen Lebensmittelkosten registrieren. Du siehst dann beide Zahlen: deine echten Lebensmittelkosten verkaufter Gerichte und wie viel du für Personalmahlzeiten ausgibst.
So behältst du den Überblick über beide Kostenpositionen, ohne dass sie sich vermischen.
Wie berechnest du Lebensmittelkosten mit Personalverbrauch? (Schritt für Schritt)
Wähle deine Methode
Entscheide, ob du Personalverbrauch in deine Lebensmittelkosten einrechnest (Methode 1) oder separat als Personalkosten erfasst (Methode 2). Methode 2 gibt mehr Einblick.
Erfasse Personalverbrauch
Notiere, was zum Personal geht, über eine Liste, feste Beträge pro Schicht oder eine separate 'Personalbon' in deiner Kasse. Sei konsequent.
Berechne deine echten Lebensmittelkosten
Ziehe Personalverbrauch von deinem Gesamteinkauf ab. Teile den Rest durch deinen Umsatz ohne MwSt. Das sind deine echten Lebensmittelkosten verkaufter Gerichte.
✨ Pro tip
Überprüfe jede Woche, wie viel du für Personalmahlzeiten ausgibst. Wenn es mehr als 3-5% deines Umsatzes ist, isst dein Personal dir den Gewinn auf.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich Personalmahlzeiten in meine Lebensmittelkosten einrechnen?
Das darfst du, aber es ist logischer, es separat als Personalkosten zu erfassen. Dann siehst du deine echten Lebensmittelkosten verkaufter Gerichte und kannst Personalverbrauch budgetieren.
Wie viel gibt ein durchschnittliches Restaurant für Personalmahlzeiten aus?
Zwischen €5-12 pro Mitarbeiter pro Schicht, je nachdem, was sie essen. Ein Steak kostet mehr als Pasta. Rechne durchschnittlich €8 pro Person pro Schicht.
Wie verhindere ich, dass das Personal zu teure Dinge isst?
Stelle Regeln auf: nur bestimmte Gerichte oder ein maximaler Betrag pro Schicht. Kommuniziere das klar und erfasse es über eine Liste oder Kassabon.
Was, wenn ich Personalverbrauch nicht erfassen kann?
Schätze dann wöchentlich, wie viel ungefähr zum Personal ging. Zähle die fehlenden Zutaten und rechne rückwärts. Nicht perfekt, aber besser als nichts.
Rechne ich MwSt. auf Personalmahlzeiten?
Nein, Personalmahlzeiten sind eine Kostenposition, kein Verkauf. Du zahlst zwar MwSt. an deinen Lieferanten für die Zutaten, aber das machst du ohnehin schon.
Kann ich Personalverbrauch von der Steuer abziehen?
Ja, Personalmahlzeiten sind eine Betriebskosten. Frag deinen Buchhalter nach den genauen Regeln, denn es gibt Grenzen, was du pro Mitarbeiter abziehen kannst.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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