Gratis drankjes aan personeel kosten geld, ook al reken je ze niet door. Veel horecaondernemers vergeten deze kosten mee te nemen in hun beverage cost, waardoor hun werkelijke drankmarges lager zijn dan ze denken. In dit artikel leer je hoe je personeelsdrankjes correct opneemt in je kostprijsberekening.
Waarom personeelsdrankjes meenemen in je berekening?
Elke gratis koffie, cola of biertje voor je team kost je geld. Deze kosten verdwijnen niet omdat je ze niet doorrekent aan gasten. Ze drukken wel degelijk op je marge.
⚠️ Let op:
Veel ondernemers denken: "Het kost me niks, want ik geef het gratis weg." Maar je hebt die koffie of cola wel ingekocht. Die inkoopkosten moeten ergens gedekt worden.
Als je deze kosten niet meeneemt, lijkt je beverage cost lager dan hij werkelijk is. Dat kan leiden tot verkeerde beslissingen over prijzen en inkoop.
Hoe bereken je de werkelijke kosten?
Er zijn twee manieren om personeelsdrankjes op te nemen in je kostprijsberekening:
- Methode 1: Reken ze mee als aparte kostenpost
- Methode 2: Verhoog je beverage cost percentage
? Voorbeeld methode 1:
Restaurant met 4 medewerkers, elk 2 koffies per dag:
- Koffie per kopje: €0,25
- Per dag: 8 kopjes × €0,25 = €2,00
- Per maand: €2,00 × 30 = €60,00
Extra kostenpost: €60 per maand
Bij methode 2 reken je de personeelsdrankjes mee in je totale drankinkoop. Dan stijgt je beverage cost percentage, maar krijg je een realistischer beeld van je werkelijke marge.
Welke drankjes moet je meenemen?
Neem alle drankjes mee die je gratis aan personeel geeft:
- Koffie en thee tijdens dienst
- Frisdranken en water
- Personeelsbiertje na dienst
- Proeverijen van nieuwe dranken
- Drankjes tijdens personeelsmaaltijd
? Praktijkvoorbeeld:
Café met 6 medewerkers, maandelijks personeelsdrankjes:
- Koffie/thee: 180 kopjes × €0,25 = €45
- Cola/fris: 60 glazen × €0,40 = €24
- Bier na dienst: 24 stuks × €1,20 = €29
Totaal: €98 per maand aan personeelsdrankjes
Impact op je beverage cost percentage
Personeelsdrankjes kunnen je beverage cost met 2-5 procentpunt verhogen. Dat klinkt weinig, maar op jaarbasis kan dit honderden euro's schelen.
Formule voor werkelijke beverage cost:
Werkelijke beverage cost % = (Drankinkoop + Personeelsdrankjes) / Drankomzet × 100
? Rekenvoorbeeld:
Café met €8.000 drankomzet per maand:
- Drankinkoop voor verkoop: €1.600
- Personeelsdrankjes: €100
- Totale drankkosten: €1.700
Beverage cost zonder personeel: €1.600 / €8.000 = 20%
Werkelijke beverage cost: €1.700 / €8.000 = 21,3%
Hoe houd je het bij?
Het belangrijkste is dat je consistent bijhoudt wat je team drinkt. Dat kan op verschillende manieren:
- Dagelijks tellen: Noteer elke koffie en cola
- Wekelijks schatten: Tel één week precies, reken door naar maand
- Vaste vergoeding: Geef elk teamlid een vast drankbudget
⚠️ Let op:
Dagelijks tellen is het meest accuraat, maar kost tijd. Wekelijks schatten geeft een goed beeld en is praktischer voor de meeste zaken.
In een app zoals KitchenNmbrs kun je personeelsdrankjes als aparte kostenpost invoeren, zodat je automatisch je werkelijke beverage cost ziet.
Alternatieven voor gratis drankjes
Sommige ondernemers kiezen ervoor om personeelsdrankjes anders aan te pakken:
- Drankbudget: Elk teamlid krijgt €20/maand drankgeld
- Beperkte keuze: Alleen koffie/thee gratis, rest tegen kostprijs
- Shift drink: Één gratis drankje per dienst
- Personeelskorting: 50% korting op alle drankjes
Het voordeel van deze systemen is dat je precies weet wat het kost en het makkelijker kunt budgetteren.
Hoe pak je personeelsdrankjes aan in je beverage cost? (stap voor stap)
Tel één week precies bij wat je team drinkt
Noteer elke koffie, cola, biertje die je gratis weggeeft. Reken dit om naar maandkosten door te vermenigvuldigen met 4,3.
Bereken de inkoopkosten van deze drankjes
Vermenigvuldig het aantal met je inkoopprijs per eenheid. Bijvoorbeeld: 180 koffies × €0,25 = €45 per maand.
Tel deze kosten op bij je drankinkoop
Voeg de personeelsdrankjes toe aan je maandelijkse drankinkoop. Bereken dan je werkelijke beverage cost: (drankinkoop + personeelsdrankjes) / drankomzet × 100.
✨ Pro tip
Meet één maand lang precies wat je uitgeeft aan personeelsdrankjes. Dit geeft je een baseline om mee te werken en helpt bij het maken van afspraken met je team.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Moet ik BTW betalen over gratis personeelsdrankjes?
Nee, over gratis personeelsdrankjes betaal je geen BTW. Je hebt wel BTW betaald bij inkoop, maar dat kun je gewoon aftrekken zoals bij alle andere bedrijfskosten.
Hoeveel kosten personeelsdrankjes gemiddeld per maand?
Voor een gemiddeld restaurant met 5-6 medewerkers ligt dit tussen €60-120 per maand, afhankelijk van wat je aanbiedt. Koffie en thee zijn het goedkoopst, bier en frisdrank duurder.
Kan ik personeelsdrankjes aftrekken als bedrijfskosten?
Ja, personeelsdrankjes tijdens werktijd zijn volledig aftrekbaar als bedrijfskosten. Ze vallen onder de kosten voor personeel en arbeidsomstandigheden.
Moet ik ook proeverijen van nieuwe dranken meenemen?
Ja, proeverijen kosten ook geld. Tel ze mee bij je personeelsdrankjes of maak er een aparte kostenpost van onder 'productontwikkeling'.
Hoe voorkom ik dat personeelsdrankjes uit de hand lopen?
Stel duidelijke regels op: bijvoorbeeld maximum 2 koffies per dienst, of een vast drankbudget per medewerker per maand. Communiceer dit helder met je team.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Bereken je cocktailkosten tot op de ml
Drankmarges lijken hoog, maar schenkverlies en free pours eten ze op. KitchenNmbrs berekent de exacte kostprijs van elke cocktail en elk drankje. Probeer het gratis.
Start gratis trial →