Kostenlose Getränke für Personal kosten Geld, auch wenn du sie nicht an Gäste weitergibst. Viele Gastronomen vergessen diese Kosten in ihrer Getränkekostenberechnung, wodurch ihre tatsächlichen Getränkemargen niedriger sind als sie denken. In diesem Artikel lernst du, wie du Personalgetränke korrekt in deine Kostenkalkulation aufnimmst.
Warum Personalgetränke in deine Berechnung aufnehmen?
Jeder kostenlose Kaffee, jede Cola oder jedes Bier für dein Team kostet dich Geld. Diese Kosten verschwinden nicht, nur weil du sie nicht an Gäste weitergibst. Sie drücken definitiv auf deine Marge.
⚠️ Achtung:
Viele Unternehmer denken: "Es kostet mich nichts, weil ich es kostenlos abgebe." Aber du hast diesen Kaffee oder diese Cola eingekauft. Diese Einkaufskosten müssen irgendwo gedeckt werden.
Wenn du diese Kosten nicht berücksichtigst, scheint deine Getränkekostenquote niedriger zu sein als sie tatsächlich ist. Das kann zu falschen Entscheidungen bei Preisen und Einkauf führen.
Wie berechnest du die tatsächlichen Kosten?
Es gibt zwei Möglichkeiten, Personalgetränke in deine Kostenkalkulation aufzunehmen:
- Methode 1: Rechne sie als separate Kostenposition auf
- Methode 2: Erhöhe deine Getränkekostenquote in Prozent
💡 Beispiel Methode 1:
Restaurant mit 4 Mitarbeitern, je 2 Kaffees pro Tag:
- Kaffee pro Tasse: €0,25
- Pro Tag: 8 Tassen × €0,25 = €2,00
- Pro Monat: €2,00 × 30 = €60,00
Zusätzliche Kostenposition: €60 pro Monat
Bei Methode 2 rechnest du die Personalgetränke in deinen gesamten Getränkeeinkauf ein. Dann steigt deine Getränkekostenquote in Prozent, aber du bekommst ein realistischeres Bild deiner tatsächlichen Marge.
Welche Getränke musst du aufnehmen?
Berücksichtige alle Getränke, die du kostenlos an Personal abgibst:
- Kaffee und Tee während der Schicht
- Softdrinks und Wasser
- Personalbiertje nach der Schicht
- Kostproben neuer Getränke
- Getränke während der Personalmahlzeit
💡 Praktisches Beispiel:
Café mit 6 Mitarbeitern, monatliche Personalgetränke:
- Kaffee/Tee: 180 Tassen × €0,25 = €45
- Cola/Softdrinks: 60 Gläser × €0,40 = €24
- Bier nach Schicht: 24 Stück × €1,20 = €29
Gesamt: €98 pro Monat für Personalgetränke
Auswirkung auf deine Getränkekostenquote
Personalgetränke können deine Getränkekostenquote um 2-5 Prozentpunkte erhöhen. Das klingt wenig, aber auf Jahresbasis kann das Hunderte von Euro ausmachen.
Formel für tatsächliche Getränkekostenquote:
Tatsächliche Getränkekostenquote % = (Getränkeeinkauf + Personalgetränke) / Getränkeumsatz × 100
💡 Rechenbeispiel:
Café mit €8.000 Getränkeumsatz pro Monat:
- Getränkeeinkauf für Verkauf: €1.600
- Personalgetränke: €100
- Gesamte Getränkekosten: €1.700
Getränkekostenquote ohne Personal: €1.600 / €8.000 = 20%
Tatsächliche Getränkekostenquote: €1.700 / €8.000 = 21,3%
Wie behältst du den Überblick?
Das Wichtigste ist, dass du konsistent verfolgst, was dein Team trinkt. Das kann auf verschiedene Weise geschehen:
- Täglich zählen: Notiere jeden Kaffee und jede Cola
- Wöchentlich schätzen: Zähle eine Woche genau, rechne auf den Monat hoch
- Festes Budget: Gib jedem Teamkollegen ein festes Getränkebudget
⚠️ Achtung:
Täglich zählen ist am genauesten, kostet aber Zeit. Wöchentliches Schätzen gibt einen guten Überblick und ist praktischer für die meisten Betriebe.
In einer App wie KitchenNmbrs kannst du Personalgetränke als separate Kostenposition eingeben, sodass du automatisch deine tatsächliche Getränkekostenquote siehst.
Alternativen zu kostenlosen Getränken
Einige Unternehmer handhaben Personalgetränke anders:
- Getränkebudget: Jedes Teamkollege bekommt €20/Monat Getränkegeld
- Begrenzte Auswahl: Nur Kaffee/Tee kostenlos, Rest zum Selbstkostenpreis
- Schicht-Getränk: Ein kostenloses Getränk pro Schicht
- Personalrabatt: 50% Rabatt auf alle Getränke
Der Vorteil dieser Systeme ist, dass du genau weißt, was es kostet und es leichter budgetieren kannst.
Wie berücksichtigst du Personalgetränke in deiner Getränkekostenquote? (Schritt für Schritt)
Zähle eine Woche lang genau, was dein Team trinkt
Notiere jeden Kaffee, jede Cola, jedes Bier, das du kostenlos abgibst. Rechne dies in Monatkosten um, indem du mit 4,3 multiplizierst.
Berechne die Einkaufskosten dieser Getränke
Multipliziere die Anzahl mit deinem Einkaufspreis pro Einheit. Zum Beispiel: 180 Kaffees × €0,25 = €45 pro Monat.
Addiere diese Kosten zu deinem Getränkeeinkauf
Füge die Personalgetränke zu deinem monatlichen Getränkeeinkauf hinzu. Berechne dann deine tatsächliche Getränkekostenquote: (Getränkeeinkauf + Personalgetränke) / Getränkeumsatz × 100.
✨ Pro tip
Miss einen Monat lang genau, was du für Personalgetränke ausgibst. Dies gibt dir eine Grundlage zum Arbeiten und hilft bei der Vereinbarung mit deinem Team.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich VAT auf kostenlose Personalgetränke zahlen?
Nein, auf kostenlose Personalgetränke zahlst du keine VAT. Du hast VAT beim Einkauf bezahlt, aber das kannst du wie bei allen anderen Betriebskosten einfach abziehen.
Wie viel kosten Personalgetränke durchschnittlich pro Monat?
Für ein durchschnittliches Restaurant mit 5-6 Mitarbeitern liegt dies zwischen €60-120 pro Monat, je nachdem, was du anbietest. Kaffee und Tee sind am günstigsten, Bier und Softdrinks teurer.
Kann ich Personalgetränke als Betriebskosten abziehen?
Ja, Personalgetränke während der Arbeitszeit sind vollständig als Betriebskosten absetzbar. Sie fallen unter die Kosten für Personal und Arbeitsbedingungen.
Muss ich auch Kostproben neuer Getränke aufnehmen?
Ja, Kostproben kosten auch Geld. Zähle sie zu deinen Personalgetränken oder erstelle eine separate Kostenposition unter 'Produktentwicklung'.
Wie verhindere ich, dass Personalgetränke aus dem Ruder laufen?
Lege klare Regeln fest: zum Beispiel maximal 2 Kaffees pro Schicht oder ein festes Getränkebudget pro Mitarbeiter pro Monat. Kommuniziere dies deutlich mit deinem Team.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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